日照市市长信箱管理制度

日照市市长信箱管理制度一、总则（一）目的为进一步加强日照市市长信箱的管理，规范信件处理流程，提高工作效率，确保群众反映的问题得到及时、有效的解决，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于日照市市长信箱信件的接收、登记、交办、办理、反馈、归档等工作。（三）基本原则1.依法依规原则：严格按照国家法律法规和相关政策规定处理信件，确保处理结果合法合规。2.及时高效原则：对群众来信及时受理、交办，督促承办单位按时限要求办理并反馈，提高工作效率。3.实事求是原则：以事实为依据，客观公正地处理信件，确保处理结果真实准确。4.保密原则：严格遵守保密规定，保护来信人的隐私和合法权益。二、组织管理（一）市长信箱工作领导小组成立以市长为组长，分管副市长为副组长，市政府办公室及相关部门负责人为成员的市长信箱工作领导小组。领导小组负责研究决定市长信箱工作中的重大事项，协调解决工作中存在的问题。（二）市长信箱管理办公室市长信箱管理办公室设在市政府办公室，负责市长信箱的日常管理工作。其主要职责包括：1.负责市长信箱信件的接收、登记、交办、跟踪、催办等工作。2.对承办单位的办理情况进行审核把关，提出审核意见。3.定期对市长信箱信件办理情况进行统计分析，向上级领导汇报，并向社会公开。4.负责与来信人沟通联系，及时反馈信件办理情况。5.完成领导小组交办的其他工作。（三）承办单位各区县政府、市政府各部门、各直属机构及有关单位为市长信箱信件的承办单位。承办单位应明确专人负责市长信箱信件的办理工作，按照本制度规定的程序和要求认真办理，并及时反馈办理结果。三、信件接收与登记（一）接收渠道市长信箱信件通过以下渠道接收：1.市政府网站市长信箱栏目。2.书信、电子邮件等方式。（二）登记内容对接收的信件，应详细登记以下内容：1.来信日期。2.来信人姓名、联系方式、地址。3.信件主题。4.信件内容。5.交办时间、交办编号。四、信件交办（一）交办原则根据信件内容和职责分工，将信件及时交办给相关承办单位。对涉及多个部门的问题，明确主办单位和协办单位，由主办单位牵头办理，协办单位配合。（二）交办程序1.市长信箱管理办公室对接收的信件进行初审，提出拟交办意见。2.报市长信箱工作领导小组副组长审核后，由市长信箱管理办公室将信件交办给承办单位，并明确办理要求和时限。3.承办单位收到交办信件后，应及时签收，并在规定时间内反馈是否受理。五、信件办理（一）办理要求1.承办单位应高度重视市长信箱信件办理工作，安排专人负责，认真调查核实信件反映的问题，依法依规提出处理意见。2.办理过程中应加强与来信人的沟通联系，充分听取来信人的意见和建议，积极争取来信人的理解和支持。3.对能够当场答复的问题，应立即给予答复；对需要一定时间办理的问题，应在规定时限内将办理进展情况告知来信人，并按时限要求反馈办理结果。（二）办理时限1.一般信件应在15个工作日内办理完毕并反馈办理结果。2.复杂信件或涉及多个部门的信件，办理时限可适当延长，但最长不得超过30个工作日。3.对紧急信件，应特事特办，及时处理，并在规定时间内反馈办理结果。（三）办理方式1.直接办理：对信件反映的问题，承办单位能够直接处理的，应直接办理，并将办理结果及时反馈给市长信箱管理办公室。2.协调办理：对涉及多个部门的问题，由主办单位牵头，组织相关协办单位进行协调办理，协办单位应积极配合，按时提供办理意见。3.联合办理：对重大、复杂问题，由市长信箱工作领导小组协调相关部门组成联合调查组进行办理。六、信件反馈（一）反馈要求1.承办单位应按照办理时限要求，将办理结果及时反馈给市长信箱管理办公室。反馈内容应包括信件办理情况、处理结果、政策依据等，并附相关证明材料。2.对来信人不满意的办理结果，承办单位应认真分析原因，重新办理，并在规定时间内再次反馈办理结果。（二）反馈程序1.承办单位将办理结果反馈给市长信箱管理办公室后，市长信箱管理办公室对反馈结果进行审核。2.审核通过后，市长信箱管理办公室将办理结果反馈给来信人，并告知来信人如对办理结果有异议，可在规定时间内提出复查申请。3.对来信人提出的复查申请，市长信箱管理办公室应及时交办给原承办单位或相关部门进行复查，并督促复查单位按时反馈复查结果。七、信件复查（一）复查条件来信人对办理结果不满意，且有合理理由的，可在收到办理结果反馈后的规定时间内提出复查申请。（二）复查程序1.市长信箱管理办公室收到复查申请后，对申请进行审核，符合复查条件的，将复查申请交办给原承办单位或相关部门。2.承办单位或相关部门收到复查申请后，应在规定时间内组织复查，并将复查结果反馈给市长信箱管理办公室。3.市长信箱管理办公室对复查结果进行审核后，将复查结果反馈给来信人。八、信件归档（一）归档范围市长信箱信件办理过程中形成的各类文件、资料，包括来信、交办单、办理结果反馈、复查申请及复查结果等，均应归档保存。（二）归档要求1.归档文件应齐全完整、真实准确，符合档案管理的有关规定。2.归档文件应按照时间顺序、类别进行整理，编制目录，便于查阅。3.归档文件应妥善保管，防止丢失、损坏。九、监督与考核（一）监督检查1.市长信箱管理办公室定期对承办单位的信件办理情况进行监督检查，重点检查办理时限、办理质量、反馈情况等。2.对监督检查中发现的问题，及时向承办单位提出整改意见，并督促承办单位限期整改。（二）考核评价1.建立市长信箱信件办理工作考核评价机制，对承办单位的信件办理工作进行量化考核。2.考核内容包括信件受理率、按时办结率、办理质量、来信人满意度等。3.考核结果作为对承办单位年度工作考核的重要依