采购程序管理办法

采购程序管理办法一、总则（一）目的为加强公司采购程序管理，规范采购行为，确保采购活动合法、合规、高效进行，保障公司利益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部所有采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求。2.公平公正原则：采购过程应公平对待所有供应商，确保竞争环境公正。3.效益原则：在保证质量的前提下，追求采购成本的合理性，提高采购效益。4.诚信原则：采购人员及相关参与方应诚实守信，履行各自职责。二、采购需求管理（一）需求提出1.各部门根据业务需要，定期或不定期提出采购需求。需求应明确、具体，包括物资名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间等。2.对于紧急采购需求，应及时填写紧急采购申请表，并说明紧急原因及预计交货时间。（二）需求审核1.采购部门收到采购需求后，对需求的合理性、必要性进行初步审核。2.涉及金额较大或重要的采购需求，应提交公司相关领导进行审批。（三）需求变更1.如采购需求发生变更，需求部门应及时通知采购部门，并填写采购需求变更申请表。2.采购部门根据变更情况，重新评估对采购计划、预算及供应商的影响，并按规定程序进行审批。三、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立供应商信息库，收集、整理供应商基本信息、资质证明、业绩情况等。2.根据采购需求，从供应商信息库中筛选潜在供应商，并进行实地考察或资质审核。3.对于新供应商，应要求其提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证等相关资质文件。4.通过招标、询价、竞争性谈判等方式，选择合适的供应商，并签订采购合同。（二）供应商评估1.采购部门定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平等。2.根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于不符合要求的供应商进行淘汰。（三）供应商关系维护1.采购部门应与供应商保持良好的沟通，及时反馈采购需求及产品质量问题。2.定期与供应商召开会议，共同探讨合作中存在的问题及解决方案，促进双方合作关系的持续发展。四、采购计划管理（一）采购计划制定1.采购部门根据采购需求审核结果，结合公司库存情况、生产计划等因素，制定采购计划。2.采购计划应明确采购物资名称、规格型号、数量、交货时间、采购方式等内容。（二）采购计划审批1.采购计划提交公司相关领导进行审批，审批通过后方可实施。2.对于重大采购计划，应组织相关部门进行论证，确保采购计划的合理性和可行性。（三）采购计划执行1.采购部门按照采购计划组织实施采购活动，确保采购任务按时完成。2.在采购过程中，如遇特殊情况需要调整采购计划，应及时报相关领导审批，并通知相关部门。五、采购方式选择（一）招标采购1.对于金额较大、技术复杂、竞争充分的采购项目，应采用招标采购方式。2.招标采购应按照国家相关法律法规及公司内部规定的程序进行，包括发布招标公告、发售招标文件、开标、评标、定标等环节。（二）询价采购1.对于采购金额较小、规格标准统一、市场货源充足的采购项目，可采用询价采购方式。2.询价采购应向至少三家供应商发出询价单，要求供应商报价，并根据报价情况选择合适的供应商。（三）竞争性谈判采购1.对于采购项目具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购，或采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的采购项目，可采用竞争性谈判采购方式。2.竞争性谈判采购应成立谈判小组，与供应商进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应按照规定程序进行审批，并与供应商进行协商，确定采购价格及相关条款。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门在确定供应商后，应及时与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资名称、规格型号、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。3.采购合同签订前，应提交公司法律部门或法律顾问进行审核，确保合同的合法性和有效性。（二）合同执行1.采购部门应跟踪采购合同的执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定按时、按质、按量交货，采购部门应按照合同约定及时支付货款。（三）合同变更与解除1.如采购合同需要变更或解除，应经双方协商一致，并签订书面协议。2.合同变更或解除后，采购部门应及时调整采购计划及相关财务处理。七、采购验收管理（一）验收准备1.采购部门在物资到货前，应通知相关部门做好验收准备工作，包括组建验收小组、制定验收方案等。2.验收小组应由采购部门、使用部门、质量部门等相关人员组成。（二）验收实施1.物资到货后，验收小组应按照验收方案对物资的数量、质量、规格型号等进行验收。2.对于重要物资或技术复杂的物资，可委托专业机构进行验收。3.验收过程中，如发现物资存在质量问题或数量不符等情况，应及时与供应商沟通协商解决。（三）验收报告1.验收完成后，验收小组应填写验收报告，详细记录验收情况。2.验收报告经相关人员签字确认后，作为支付货款及物资入库的依据。八、采购付款管理（一）付款申请1.采购部门根据采购合同及验收报告，填写付款申请单，注明付款金额、付款方式、付款时间等内容。2.付款申请单应提交相关部门及领导进行审批。（二）付款审批1.财务部门对付款申请进行审核，审核内容包括合同条款、验收情况、发票等。2.付款申请经财务部门审核通过后，提交公司相关领导进行审批。（三）付款执行1.财务部门根据审批通过的付款申请，按照合同约定的付款方式及时间进行付款。2.付款后，财务部门应及时进行账务处理，并将付款凭证归档保存。九、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购程序的执行情况、采购合同的签订与执行情况、采购资金的使用情况等。2.采购部门应建立内部监督机制，对采购人员的行为进行监督，确保采购活动合法、合规。（二）外部