招标及合同管理办法

招标及合同管理办法总则目的为了规范公司的招标及合同管理工作，提高经济效益，保证项目质量，维护公司的合法权益，依据《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国民法典》等相关法律法规以及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本办法。适用范围本办法适用于公司内部所有涉及招标及合同签订、履行、变更、终止等管理活动。涵盖公司的工程建设项目、物资采购、服务外包等各类需要通过招标方式选择合作方的业务。基本原则1.公开、公平、公正原则：招标活动应当具有高度的透明度，确保所有潜在投标人享有平等的机会参与竞争，评标过程公正无私，不受任何不当因素干扰。2.诚实信用原则：参与招标及合同管理的各方应当诚实守信，如实提供相关信息，严格履行合同约定的义务。3.效益原则：在保证项目质量和满足业务需求的前提下，通过合理的招标方式和合同条款，实现公司经济效益的最大化。招标管理招标范围与标准1.必须招标项目：符合下列情形之一的项目必须进行招标：单项合同估算价在[X]万元以上的工程建设项目，包括建筑工程、安装工程、装饰装修工程等。单项合同估算价在[X]万元以上的物资采购项目，包括原材料、设备、办公用品等。单项合同估算价在[X]万元以上的服务外包项目，包括咨询服务、设计服务、监理服务等。2.可以不招标项目：有下列情形之一的，可以不进行招标，但需经公司相关部门审批：涉及国家安全、国家秘密、抢险救灾或者属于利用扶贫资金实行以工代赈、需要使用农民工等特殊情况，不适宜进行招标的。公司能够自行建设、生产或者提供，且不影响项目质量和进度的。已通过招标方式选定的特许经营项目投资人依法能够自行建设、生产或者提供的。招标方式1.公开招标：是指公司以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。公开招标适用于大型、复杂且技术要求高的项目，能够吸引更多的潜在投标人参与竞争，保证项目的质量和效益。2.邀请招标：是指公司以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。邀请招标适用于技术复杂、有特殊要求或者受自然环境限制，只有少量潜在投标人可供选择的项目。采用邀请招标方式的，应当向三个以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定法人或者其他组织发出投标邀请书。招标程序1.招标立项：项目需求部门根据公司的业务发展规划和实际需求，提出招标项目申请，填写《招标立项申请表》，说明项目名称、项目概况、招标范围、预算金额等内容，经部门负责人审核后，报公司招标管理部门审批。2.编制招标文件：招标管理部门组织相关人员编制招标文件，招标文件应当包括招标项目的技术要求、对投标人资格审查的标准、投标报价要求和评标标准等所有实质性要求和条件以及拟签订合同的主要条款。招标文件编制完成后，需经公司法律部门审核，确保其符合法律法规的要求。3.发布招标公告或发出投标邀请书：采用公开招标方式的，招标管理部门应当在国家指定的报刊、信息网络或者其他媒介上发布招标公告；采用邀请招标方式的，应当向特定的潜在投标人发出投标邀请书。招标公告或者投标邀请书应当载明招标人的名称和地址、招标项目的性质、数量、实施地点和时间以及获取招标文件的办法等事项。4.资格审查：潜在投标人应当按照招标文件的要求提交资格预审申请文件，招标管理部门组织相关人员对潜在投标人的资格进行审查，审查内容包括投标人的营业执照、资质证书、业绩情况、财务状况等。经资格审查合格的潜在投标人，方可参加投标。5.发售招标文件：招标管理部门向通过资格审查的潜在投标人发售招标文件，并收取一定的费用。招标文件发售时间不得少于五个工作日。6.组织现场踏勘和答疑：招标管理部门可以根据项目需要，组织潜在投标人进行现场踏勘，让潜在投标人了解项目的实际情况。同时，招标管理部门应当对潜在投标人提出的疑问进行解答，并以书面形式通知所有潜在投标人。7.开标：开标应当在招标文件确定的提交投标文件截止时间的同一时间公开进行；开标地点应当为招标文件中预先确定的地点。开标由招标管理部门主持，邀请所有投标人参加。开标时，由投标人或者其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。8.评标：评标由招标管理部门依法组建的评标委员会负责。评标委员会由公司的代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会应当按照招标文件确定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较，向招标人提出书面评标报告，并推荐合格的中标候选人。9.定标：招标管理部门根据评标委员会提出的书面评标报告和推荐的中标候选人，结合公司的实际情况，确定中标人。中标人确定后，招标管理部门应当向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。10.签订合同：中标人应当自中标通知书发出之日起三十日内，按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同。合同签订前，需经公司法律部门审核，确保合同条款合法、合理、公平。合同管理合同签订1.合同起草：合同承办部门根据招标结果和项目实际情况，起草合同文本。合同文本应当包括当事人的名称或者姓名和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等主要条款。合同起草完成后，需经部门负责人审核。2.合同审核：合同承办部门将起草好的合同文本连同相关资料一并提交公司法律部门、财务部门等进行审核。法律部门主要审核合同的合法性、有效性，财务部门主要审核合同的价款、支付方式等财务条款。审核过程中，各部门应当提出明确的审核意见，合同承办部门应当根据审核意见对合同文本进行修改完善。3.合同签订：经审核通过的合同，由公司法定代表人或者其授权代表与对方当事人签订。签订合同时，应当使用公司统一的合同专用章，并严格按照公司的用印管理制度办理用印手续。合同履行1.合同交底：合同签订后，合同承办部门应当组织相关人员进行合同交底，向项目实施人员、财务人员等详细介绍合同的主要条款、双方的权利义务、履行期限等内容，确保相关人员了解合同要求，正确履行合同义务。2.履行监督：合同承办部门应当对合同的履行情况进行跟踪监督，及时了解合同履行过程中出现的问题，并采取相应的措施加以解决。同时，应当定期向公司领导汇报合同履行情况，以便公司领导及时掌握项目进展情况。3.变更与解除：在合同履行过程中，如因客观情况发生变化，需要对合同条款进行变更或者解除合同的，合同承办部门应当及时与对方当事人进行协商，并签订书面的变更协议或者解除协议。变更协议或者解除协议需经公司法律部门审核，并按照公司的相关规定办理审批手续。合同档案管理1.档案收集：合同签订后，合同承办部门应当及时将合同文本、相关附件、审批文件等资料收集整理，建立合同档案。合同档案应当包括合同原件、补充协议、变更协议、履行过程中的往来函件、验收报告等所有与合同有关的资料。2.档案保管：合同档案应当由公司档案管理部门统一保管，档案管理部门应当建立健全合同档案管理制度，对合同档案进行分类编号、装订成册，并妥善保存。合同档案的保管期限按照国家有关规定执行。3.档案查阅：公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应当填写《合同档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，到档案管理部门办理查阅手续。查阅合同档案时，应当遵守档案管理部门的相关规定，不得擅自涂改、复制、损毁合同档案。监督与责任追究监督检查1.公司审计部门应当定期对招标及合同管理工作进行审计监督，检查招标程序是否合法合规、合同签订是否规范、合同履行是否到位等情况。审计部门应当出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议。2.公司纪检监察部门应当对招标及合同管理工作中的违纪违法行为进行监督检查，严肃查处利用职务之便谋取私利、泄露标底、串通投标等违法违纪行为。责任追究1.对违反本办法规定，有下列行为之一的单位和个人，视情节轻重给予相应的纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：应当招标而未招标的。擅自改变招标方式的。泄露标底、评标委员会成