餐饮合同管理办法

餐饮合同管理办法一、总则（一）目的为加强公司餐饮合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司与餐饮供应商、餐饮服务提供商、餐饮场地出租方等各类主体签订的餐饮相关合同。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行等应严格遵守国家法律法规及相关行业标准。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上协商一致，达成合同条款。3.公平公正原则：合同内容应体现公平公正，保障双方合法权益。4.诚实守信原则：双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同签订管理（一）合同主体资格审查1.对拟签订合同的对方主体进行资格审查，包括营业执照、食品经营许可证、餐饮服务许可证等相关证照的真实性、有效性。2.了解对方的经营状况、信用记录、财务状况等，评估其履约能力。（二）合同条款拟定1.合同应明确双方的基本信息，包括名称、地址、联系方式等。2.详细约定餐饮服务内容，如菜品质量标准、服务标准、供应时间等。3.明确价格及结算方式，如单价、总价、付款时间、付款方式等。4.规定双方的权利义务，如公司的监督检查权、对方的保密义务等。5.约定合同变更、解除、终止的条件及程序。6.明确违约责任，包括违约情形、违约金数额或计算方式等。（三）合同审批1.合同草案拟定后，应提交相关部门进行审核。审核内容包括合同条款的合法性、完整性、合理性等。2.根据合同金额、重要性等因素，确定审批流程和审批权限。一般合同由部门负责人审核，重要合同需经分管领导、总经理审批。3.审核部门应提出明确的审核意见，对合同条款存在的问题提出修改建议。（四）合同签订1.经审批通过的合同，由公司法定代表人或其授权代表与对方签订。2.签订合同时，应确保合同文本内容清晰、准确，双方签字盖章齐全。3.合同签订后，应及时将合同原件交公司合同管理部门存档，并将副本分发给相关部门。三、合同履行管理（一）合同执行跟踪1.合同签订后，相关部门应按照合同约定履行各自的义务，并对合同履行情况进行跟踪。2.定期检查餐饮供应商的菜品质量、服务质量等是否符合合同要求。3.及时了解餐饮服务过程中出现的问题，并与对方沟通协商解决。（二）沟通协调机制1.建立合同双方的沟通协调机制，明确沟通方式、沟通频率等。2.对于合同履行过程中的重大问题或争议，应及时召开协调会议，共同商讨解决方案。3.保持与对方的良好沟通，及时反馈合同履行情况，避免因沟通不畅导致合同纠纷。（三）合同变更管理1.如因客观情况发生变化需要变更合同条款，应经双方协商一致，并签订书面变更协议。2.变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。3.变更合同应按照原合同审批流程进行审批。四、合同结算管理（一）结算依据审核1.财务部门在办理合同结算时，应审核结算依据是否齐全、真实、有效。2.结算依据包括发票、验收单、结算清单等。发票应符合国家税收法律法规的规定，验收单应经相关部门签字确认。（二）结算流程1.餐饮供应商或服务提供商按照合同约定提交结算申请，附上结算依据。2.公司相关部门对结算申请进行审核，审核通过后提交财务部门。3.财务部门根据审核意见办理结算手续，按照合同约定支付款项。（三）支付管理1.严格按照合同约定的付款时间和付款方式进行支付，确保资金安全。2.对于大额支付，应按照公司资金管理规定进行审批。3.财务部门应建立合同付款台账，记录每笔合同的付款情况。五、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，合同管理部门应及时收集合同文本及相关附件，包括合同审批表、变更协议、验收单、发票等。2.对收集到的合同档案进行整理、分类，确保档案资料的完整性。（二）档案保管1.设立专门的合同档案室或档案柜，对合同档案进行妥善保管。2.合同档案应按照类别、时间顺序等进行排列存放，便于查阅。3.定期对合同档案进行检查，确保档案资料的安全，防止档案丢失、损坏。（三）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案，应填写查阅申请表，经部门负责人批准后，到合同管理部门查阅。2.查阅人员应遵守档案管理制度，不得擅自涂改、抽取、复制合同档案。3.如需外借合同档案，应经公司分管领导批准，并办理相关借阅手续。六、合同风险管理（一）风险识别与评估1.定期对餐饮合同进行风险识别与评估，分析合同履行过程中可能存在的风险，如食品安全风险、供应中断风险、价格波动风险等。2.根据风险发生的可能性和影响程度，对风险进行等级划分，确定重点关注的风险领域。（二）风险应对措施1.针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施。对于高风险领域，应制定详细的风险防控预案。2.加强与餐饮供应商的合作与沟通，建立风险预警机制，及时发现和解决潜在风险。3.购买必要的商业保险，如食品安全责任险等，降低风险损失。七、监督检查与考核（一）监督检查1.公司内部审计部门或相关管理部门定期对餐饮合同管理情况进行监督检查，检查内容包括合同签订、履行、结算、档案管理等环节。2.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知，要求责任部门限期整改。（二）考核评价1.建立餐饮合同管理考核评价制度，对各部门合同管理工作进行考核评价。2.考核评价指标包括合同签订的规范性、履行的及时性、结算的准确性、档案管理的完整性等。3.根据考