公章电子章管理办法

公章电子章管理办法一、总则（一）目的为加强公司公章和电子章的管理，规范公章和电子章的使用流程，维护公司的合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及所属各部门、各分支机构。（三）定义1.公章：指公司法定名称章、冠以法定名称的合同专用章、财务专用章等具有法律效力的印章。2.电子章：指通过电子签名技术制作的，以电子形式存在的，与公司公章具有同等法律效力的印章。（四）基本原则1.依法依规原则：公章和电子章的管理与使用必须严格遵守国家法律法规和行业标准。2.专人专管原则：明确专人负责公章和电子章的保管与使用，确保责任落实到人。3.审批规范原则：建立严格的审批流程，未经批准，任何部门和个人不得擅自使用公章和电子章。4.安全保密原则：采取有效措施确保公章和电子章的安全，防止印章被盗用、冒用或滥用。二、公章管理（一）公章的刻制1.公司公章的刻制由办公室统一负责，根据公司法定代表人的授权，按照国家有关规定办理刻章手续。2.刻制公章必须选择具有合法资质的刻章单位，并签订刻章合同，明确双方的权利和义务。3.新刻公章的规格、样式必须符合国家有关规定，并报公司法定代表人批准。（二）公章的保管1.公司公章由办公室指定专人负责保管，保管人员必须具备良好的职业道德和责任心，严格遵守公章管理制度。2.公章必须存放在安全可靠的地方，配备必要的防盗、防火、防潮等设施。3.公章保管人员不得擅自将公章转借他人使用，如有特殊情况需要转借，必须经公司法定代表人批准，并办理相关手续。（三）公章的使用1.公司各部门、各分支机构因工作需要使用公章时，必须填写《公章使用申请表》，注明用章事由、用章内容、用章范围等，并经部门负责人签字、分管领导审批后，方可到办公室办理用章手续。2.办公室在用章前，必须认真审核《公章使用申请表》的内容，确保用章事由合法、用章内容准确、用章范围恰当。对不符合要求的，不得用章。3.公章使用时，必须由保管人员亲自盖章，并在《公章使用登记表》上登记用章时间、用章内容、用章份数、用章人等信息。4.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖公章。如因工作需要确需在空白纸张上加盖公章的，必须经公司法定代表人批准，并在空白纸张上注明用途、有效期限等。（四）公章的停用与销毁1.因公司名称变更、机构调整、印章损坏等原因，需要停用公章时，由办公室负责收回公章，并登记造册。2.停用的公章必须及时销毁，销毁时必须有两人以上在场监督，并在《公章销毁登记表》上签字确认。3.公章销毁后，办公室应将《公章销毁登记表》存档备查。三、电子章管理（一）电子章的制作1.公司电子章的制作由办公室统一负责，根据公司法定代表人的授权，委托具有合法资质的电子印章制作机构制作。2.制作电子章必须提供公司法定代表人的身份证明、授权委托书等相关材料，并签订电子印章制作合同，明确双方的权利和义务。3.电子章制作完成后，制作机构应将电子章的密钥、证书等相关信息交付公司办公室，并协助公司进行电子章的安装和调试。（二）电子章的保管1.公司电子章由办公室指定专人负责保管，保管人员必须具备良好的计算机操作技能和网络安全知识，严格遵守电子章管理制度。2.电子章的密钥、证书等相关信息必须存储在安全可靠的介质上，并进行加密处理。存储介质应妥善保管，防止丢失、损坏或被盗。3.电子章保管人员不得擅自将电子章的密钥、证书等相关信息泄露给他人，如有特殊情况需要共享，必须经公司法定代表人批准，并采取必要的安全措施。（三）电子章的使用1.公司各部门、各分支机构因工作需要使用电子章时，必须填写《电子章使用申请表》，注明用章事由、用章内容、用章范围等，并经部门负责人签字、分管领导审批后，方可到办公室办理用章手续。2.办公室在用章前，必须认真审核《电子章使用申请表》的内容，确保用章事由合法、用章内容准确、用章范围恰当。对不符合要求的，不得用章。3.电子章使用时，必须由保管人员通过电子印章系统进行操作，并在《电子章使用登记表》上登记用章时间、用章内容、用章份数、用章人等信息。4.严禁通过截屏、拍照等方式复制电子章，严禁将电子章的密钥、证书等相关信息提供给他人使用。（四）电子章的停用与注销1.因公司名称变更、机构调整、电子章损坏等原因，需要停用电子章时，由办公室负责收回电子章的密钥、证书等相关信息，并登记造册。2.停用的电子章必须及时注销，注销时必须通过电子印章系统进行操作，并在《电子章注销登记表》上签字确认。3.电子章注销后，办公室应将《电子章注销登记表》存档备查。四、监督与检查（一）监督检查部门公司办公室负责对公章和电子章的管理与使用情况进行定期监督检查，审计部门负责对公章和电子章的管理与使用情况进行不定期审计。（二）监督检查内容1.公章和电子章的保管情况，包括保管人员是否符合要求、保管设施是否安全可靠等。2.公章和电子章的使用情况，包括用章审批流程是否规范、用章登记是否完整等。3.公章和电子章的停用与销毁情况，包括停用和销毁手续是否齐全、是否按规定进行登记等。（三）监督检查方式1.定期检查：办公室每季度对公章和电子章的管理与使用情况进行一次全面检查，并形成检查报告。2.不定期抽查：审计部门不定期对公章和电子章的管理与使用情况进行抽查，并对发现的问题及时提出整改意见。3.专项检查：根据公司实际情况，对公章和电子章的管理与使用情况进行专项检查，重点检查重大合同、重要文件等的用章情况。（四）违规处理1.对违反本办法规定，擅自使用公章和电子章的部门和个人，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处罚；造成严重后果的，将依法追究相关人员的法律责任。2.对因保管不善，导致公章和电子章被盗用、冒用或滥用的保管人员，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处罚；造成严重后果的，将依法解除劳动合同，并追究相关人员的法律责任。3.对在公章和电子章管理与使用过程中，存在弄虚作假、徇私舞弊等行为的部门和个人，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处罚；造成严重后果的，将依法追究相关人员的法律责任。五、