企业正版化管理办法

企业正版化管理办法一、总则（一）目的为加强公司软件正版化工作管理，规范软件使用行为，保护知识产权，根据《中华人民共和国著作权法》《计算机软件保护条例》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及所属各部门、分公司、子公司（以下统称“各单位”）。（三）定义1.软件正版化：指公司所使用的各类软件，包括但不限于操作系统、办公软件、数据库软件、设计软件、行业专用软件等，均通过合法授权渠道获得，并按照授权协议的规定进行使用。2.授权软件：指公司通过与软件著作权人签订授权协议，获得合法使用许可的软件。3.非授权软件：指未经软件著作权人授权，在公司内安装、使用的软件。（四）基本原则1.合法性原则：各单位使用的软件必须符合国家法律法规和行业标准，确保软件来源合法。2.合规性原则：严格按照软件授权协议的规定使用软件，不得超出授权范围。3.必要性原则：根据工作实际需要，合理配置软件资源，避免软件的过度使用和浪费。4.责任追究原则：对违反软件正版化规定的行为，依法依规追究相关单位和人员的责任。二、管理职责（一）公司软件正版化工作领导小组1.成立公司软件正版化工作领导小组（以下简称“领导小组”），由公司总经理担任组长，分管信息化工作的副总经理担任副组长，成员包括公司办公室、财务部、审计部、法务部、信息中心等部门负责人。2.领导小组负责全面领导公司软件正版化工作，制定软件正版化工作方针和政策，审议软件正版化工作规划和年度计划，协调解决软件正版化工作中的重大问题。（二）公司办公室1.负责公司软件正版化工作的组织协调，制定软件正版化工作年度计划并组织实施。2.负责审核各单位提交的软件采购申请，确保采购的软件为正版软件。3.负责组织开展软件正版化宣传培训工作，提高员工的知识产权保护意识。（三）财务部1.负责审核软件采购费用预算，确保软件采购资金的合理使用。2.负责对软件采购费用进行核算和报销，确保费用支出符合财务制度规定。（四）审计部1.负责对公司软件正版化工作进行审计监督，检查各单位软件使用情况和正版化工作落实情况。2.对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（五）法务部1.负责为公司软件正版化工作提供法律支持，审查软件授权协议等相关法律文件。2.协助处理软件正版化工作中的法律纠纷，维护公司合法权益。（六）信息中心1.负责公司软件资产管理，建立软件资产台账，记录软件的采购、使用、授权等情况。2.负责对公司使用的软件进行定期检查和清理，及时发现和处理非授权软件。3.负责为各单位提供软件正版化技术支持，指导各单位正确使用正版软件。（七）各单位1.各单位负责人是本单位软件正版化工作的第一责任人，负责组织实施本单位的软件正版化工作。2.各单位应指定专人负责软件正版化工作，建立本单位软件使用台账，记录软件的安装、使用情况。3.各单位应按照公司软件正版化工作要求，积极配合公司相关部门开展工作，确保本单位使用的软件均为正版软件。三、软件采购管理（一）采购计划1.各单位根据工作实际需要，每年年底前向公司办公室提交下一年度软件采购计划。2.软件采购计划应包括软件名称、版本、数量、用途、预算等内容。（二）采购流程1.公司办公室收到各单位提交的软件采购计划后，进行汇总审核，并报领导小组审批。2.经领导小组审批通过的软件采购计划，由公司办公室负责组织实施采购。3.软件采购应选择具有合法资质的供应商，确保采购的软件为正版软件。采购过程中，应签订软件采购合同，明确软件的名称、版本、数量、价格、授权范围、售后服务等内容。4.软件采购完成后，供应商应提供软件的正版授权证明文件，包括软件著作权登记证书、授权委托书、软件使用许可证等。公司办公室负责对授权证明文件进行审核，并将审核通过的授权证明文件交信息中心存档。（三）采购预算1.软件采购预算应根据软件采购计划和市场价格进行编制，确保预算合理、准确。2.软件采购预算经公司财务部审核后，报领导小组审批。3.软件采购费用应严格按照预算执行，如有超出预算的情况，应按照公司财务制度规定进行审批。四、软件使用管理（一）安装使用1.各单位应按照软件授权协议的规定，在公司内部指定的计算机上安装和使用正版软件。未经授权，不得在公司外部的计算机上安装和使用公司购买的正版软件。2.各单位应指定专人负责软件的安装和维护工作，确保软件的正常运行。安装软件时，应严格按照软件安装说明进行操作，不得擅自修改软件配置和参数。3.各单位应按照软件授权协议的规定，合理使用软件功能，不得超出授权范围使用软件。如需对软件进行升级或扩展功能，应提前向公司办公室提出申请，经审核批准后，按照软件授权协议的规定进行操作。（二）使用记录1.各单位应建立软件使用台账，记录软件的安装、使用情况，包括软件名称、版本、安装时间、使用人员、使用情况等。2.软件使用台账应定期更新，确保记录的准确性和完整性。3.各单位应按照公司要求，定期向公司办公室报送软件使用情况报告，包括软件使用数量、使用效果、存在问题等。（三）软件卸载1.各单位不再使用的软件，应及时卸载。卸载软件时，应按照软件卸载说明进行操作，确保软件彻底卸载。2.卸载软件后，应将软件的安装介质和授权证明文件交回公司办公室统一保管。（四）软件更新1.信息中心应定期关注软件供应商发布的软件更新信息，及时通知各单位进行软件更新。2.各单位应按照信息中心的通知，及时对本单位使用的软件进行更新，确保软件的安全性和稳定性。3.软件更新应在不影响公司正常工作的前提下进行，更新前应备份重要数据，更新过程中应密切关注软件运行情况，如出现问题应及时采取措施解决。五、软件资产管理（一）资产台账1.信息中心负责建立公司软件资产台账，记录软件的采购、使用、授权、变更、处置等情况。2.软件资产台账应包括软件名称、版本、采购时间、采购价格、授权期限、使用单位、使用人员等信息。3.软件资产台账应定期更新，确保记录的准确性和完整性。（二）资产清查1.公司每年定期组织开展软件资产清查工作，对公司使用的软件进行全面清查和盘点。2.软件资产清查工作由公司办公室牵头，信息中心、财务部、审计部等部门配合进行。清查内容包括软件的安装情况、使用情况、授权情况、资产价值等。3.软件资产清查结束后，应形成清查报告，对清查中发现的问题提出整改意见，并报领导小组审批。（三）资产处置1.各单位不再使用的软件，应及时向公司办公室提出处置申请。2.公司办公室收到处置申请后，应组织相关部门进行审核，审核通过后按照公司资产处置相关规定进行处置。3.软件资产处置方式包括报废、转让、捐赠等。处置过程中，应确保软件的知识产权得到妥善保护，不得擅自将软件转让给未经授权的第三方。六、监督检查与考核（一）监督检查1.公司办公室、审计部等部门应定期对各单位软件正版化工作进行监督检查，检查内容包括软件采购情况、使用情况、资产管理情况等。2.监督检查可采取定期检查、不定期抽查、专项检查等方式进行。检查过程中，可查阅相关文件资料、软件使用台账、授权证明文件等，实地查看软件安装使用情况。3.对监督检查中发现的问题，检查人员应及时向被检查单位反馈，并下达整改通知书，要求被检查单位限期整改。（二）考核评价1.公司将软件正版化工作纳入各单位年度绩效考核体系，对软件正版化工作落实情况进行考核评价。2.考核评价指标包括软件采购合规率、软件使用正版率、软件资产管理规范率等。3.考核评价结果将作为各单位年度评先评优、领导班子考核的重要依据。对软件正版化工作成绩突出的单位和个人，给予表彰和奖励；对软件正版化工作落实不到位的单位和个人，进行通报批评，并责令限期整改；对拒不整改或整改不力的单位和个人，依法依规追究相关责任。七、法律责任（一）民事责任1.公司因使用非授权软件引发的民事纠纷，由公司承担相应的法律责任。如因使用非授权软件给软件著作权人造成损失的，公司应依法承担赔偿责任。2.各单位因使用非授权软件引发的民事纠纷，由各单位承担相应的法律责任。如因使用非授权软件给软件著作权人造成损失的，各单位应依法承担赔偿责任。同时，公司将对相关责任人进行问责。（二）行政责任1.公司违反软件正版化规定，由著作权行政管理部门责令停止侵权行为，没收违法所得，并处以罚款；情节严重的，著作权行政管理部门可以没收主要用于制作侵权复制品的材料、工具、设备等；触犯刑律的，依照刑法关于侵犯著作权罪、销售侵权复制品罪的规定，依法追究刑事责任。2.各单位违反软件正版化规定，由公司责令限期整改；逾期不整改的，公司将视情节轻重，对相关责任人进行通报批评、警告、降职、撤职等处分。同时，公司将按照国家法律法规的规定，向有关部门报告，依法追究相关单位和人员的行政责任。（三）刑事责