公章合同章管理办法

公章合同章管理办法一、总则（一）目的为加强公司公章、合同章的管理，规范公章、合同章的使用流程，保障公司合法权益，维护公司正常经营秩序，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门及全体员工在涉及公章、合同章使用的相关活动。（三）定义1.公章：公司公章是公司对外行使权力的重要象征，代表公司的正式意思表示，具有最高的法律效力。2.合同章：用于签订各类合同、协议等具有法律约束力文件的专用印章。（四）基本原则1.严格审批原则：公章、合同章的使用必须经过严格的审批流程，确保使用的必要性和合法性。2.登记备案原则：对公章、合同章的使用情况进行详细登记备案，以便追溯和查询。3.专人保管原则：明确专人负责公章、合同章的保管，确保印章安全。4.依法使用原则：公章、合同章的使用必须符合国家法律法规及公司相关规定。二、公章管理（一）公章的刻制1.公司公章的刻制由行政部门根据公司设立、变更等相关文件，按照国家有关规定办理审批手续后，委托具有资质的印章刻制单位刻制。2.刻制完成的公章必须进行留样保存，留样章应与正式使用的公章具有同等法律效力。留样章由行政部门专人保管，保管期限与公章使用期限一致。（二）公章的保管1.公司公章由行政部门指定专人负责保管。保管人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守公章保管制度。2.公章保管人员必须妥善保管公章，确保公章存放安全，防止公章被盗用、丢失或损坏。公章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，并设置密码或钥匙进行双重保护。3.公章保管人员不得擅自将公章交予他人保管或使用。如因特殊情况需要临时交接，必须经行政部门负责人批准，并办理交接手续。交接时，双方应在交接清单上签字确认，注明交接时间、公章状态等信息。（三）公章的使用1.使用范围以公司名义对外发布的文件、通知、公告等。公司与外部单位签订的合同、协议、意向书等。公司出具的证明、介绍信、授权委托书等。其他需要加盖公司公章的文件或资料。2.使用流程用章申请：使用部门或个人填写《公章使用申请表》，详细说明用章事由、用章文件名称及份数、用章时间等信息，并经部门负责人签字确认。审批：《公章使用申请表》依次提交至分管领导、总经理审批。审批通过后，申请表返回至行政部门。用章登记：行政部门公章保管人员根据审批后的《公章使用申请表》进行用章登记，登记内容包括用章日期、用章事由、用章文件名称及份数、用章申请人、审批人等信息。盖章：公章保管人员在确认用章申请手续齐全、审批通过后，方可在文件或资料上加盖公章。盖章时应确保公章清晰、端正，不得模糊、歪斜或遗漏。用章完毕后，公章保管人员应将《公章使用申请表》及用章后的文件或资料妥善存档保管，以备查阅。（四）公章的停用与销毁1.因公司名称变更、机构撤销、印章损坏等原因，需要停用公章时，由行政部门填写《公章停用申请表》，经总经理批准后，办理公章停用手续。2.公章停用后，行政部门应及时将停用的公章交回公司档案室封存保管，并在公司内部发布公章停用通知，告知各部门及相关人员。3.对于已停用的公章，行政部门应按照国家有关规定进行销毁。销毁时，应由行政部门、财务部门、审计部门等相关人员共同监督，并在销毁记录上签字确认。销毁记录应包括销毁时间、销毁地点、销毁方式、销毁印章名称及数量等信息，销毁记录应长期保存。三、合同章管理（一）合同章的刻制1.合同章的刻制由公司根据业务需要，经总经理批准后，委托具有资质的印章刻制单位刻制。2.合同章刻制完成后，应在行政部门进行备案登记，登记内容包括合同章编号、印章样式、刻制日期、启用日期等信息。（二）合同章的保管1.合同章由公司法律事务部门或指定的专人负责保管。保管人员应熟悉合同管理相关法律法规及公司合同管理制度，具备较强的责任心和法律意识。2.合同章保管人员必须妥善保管合同章，确保合同章存放安全，防止合同章被盗用、丢失或损坏。合同章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，并设置密码或钥匙进行双重保护。3.合同章保管人员不得擅自将合同章交予他人保管或使用。如因特殊情况需要临时交接，必须经法律事务部门负责人或指定的授权人批准，并办理交接手续。交接时，双方应在交接清单上签字确认，注明交接时间、合同章状态等信息。（三）合同章的使用1.使用范围公司对外签订的各类合同、协议、意向书等具有法律约束力的文件。2.使用流程合同起草：业务部门负责起草合同文本，并按照公司合同管理制度进行审核。审核通过后的合同文本提交至法律事务部门进行法律审查。法律审查：法律事务部门对合同文本进行法律审查，重点审查合同条款的合法性、完整性、准确性等。如发现问题，应及时与业务部门沟通协商，提出修改意见。法律审查通过后的合同文本返回至业务部门。用章申请：业务部门填写《合同章使用申请表》，详细说明合同签订双方、合同名称及主要内容、用章时间等信息，并附上经审核通过的合同文本。《合同章使用申请表》经业务部门负责人签字确认后，提交至法律事务部门审核。法律审核：法律事务部门对《合同章使用申请表》及合同文本进行再次审核，重点审查合同签订的必要性、风险防范措施等。如审核通过，在《合同章使用申请表》上签署审核意见，并提交至分管领导、总经理审批。审批：《合同章使用申请表》依次提交至分管领导、总经理审批。审批通过后，申请表返回至法律事务部门。用章登记：法律事务部门合同章保管人员根据审批后的《合同章使用申请表》进行用章登记，登记内容包括用章日期、合同名称、合同编号、用章申请人、审批人等信息。盖章：合同章保管人员在确认用章申请手续齐全、审批通过后，方可在合同文本上加盖合同章。盖章时应确保合同章清晰、端正，不得模糊、歪斜或遗漏。合同签订：用章完毕后，业务部门应及时与合同对方签订合同，并将合同文本原件一份交至法律事务部门存档保管。法律事务部门应对合同履行情况进行跟踪监督，确保合同的有效执行。（四）合同章的停用与销毁1.因公司业务调整、合同终止等原因，需要停用合同章时，由法律事务部门填写《合同章停用申请表》，经总经理批准后，办理合同章停用手续。2.合同章停用后，法律事务部门应及时将停用的合同章交回公司档案室封存保管，并在公司内部发布合同章停用通知，告知各部门及相关人员。3.对于已停用的合同章，法律事务部门应按照国家有关规定进行销毁。销毁时，应由法律事务部门、财务部门、审计部门等相关人员共同监督，并在销毁记录上签字确认。销毁记录应包括销毁时间、销毁地点、销毁方式、销毁印章名称及数量等信息，销毁记录应长期保存。四、监督与检查（一）定期检查1.行政部门、法律事务部门应定期对公章、合同章的保管和使用情况进行检查，检查内容包括印章存放是否安全、使用流程是否规范、登记记录是否完整等。2.定期检查应形成书面报告，对检查中发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。检查报告应提交至公司管理层审阅。（二）不定期抽查1.公司管理层有权对公章、合同章的保管和使用情况进行不定期抽查，以确保印章管理工作的规范执行。2.不定期抽查可采取现场查看、查阅资料、询问相关人员等方式进行。对于抽查中发现的问题，应及时责令相关部门或人员进行整改，并追究相关责任。（三）违规处理1.对于违反本办法规定，擅自使用公章、合同章或因保管不善导致印章被盗用、丢失、损坏的，公司将视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等处罚。2.如因公章、合同章使用不当给公司造成经济损失或法律纠纷的，相