青岛档案管理办法

青岛档案管理办法一、总则（一）目的为加强青岛地区档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在经济建设、社会发展和历史研究等方面的作用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本市实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于青岛市行政区域内机关、团体、企业、事业单位和其他组织（以下统称单位）的档案管理。（三）基本原则档案管理工作遵循统一领导、分级管理，维护档案的真实性、完整性和安全性，便于社会各方面利用的原则。（四）定义本办法所称档案，是指单位在各项活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置各单位应根据工作需要，设立档案管理机构或配备专（兼）职档案管理人员，负责本单位的档案管理工作。（二）档案管理机构职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，建立健全本单位的档案管理制度。2.负责收集、整理、保管本单位的各类档案，确保档案的完整与安全。3.对本单位形成的文件材料进行定期归档，指导和监督所属部门的文件材料收集、整理和归档工作。4.开发利用档案信息资源，为单位各项工作提供档案服务。5.按照规定向有关档案馆移交档案。6.负责组织档案管理业务培训，提高档案管理人员的业务水平。三、档案的收集与整理（一）文件材料的形成与积累1.单位各部门应指定专人负责文件材料的形成、积累和整理工作，确保文件材料的真实、完整。2.承办人员在工作活动中形成的文件材料，应及时交本部门的兼职档案员集中整理。（二）归档范围1.反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对国家、社会和本单位有查考利用价值的文件材料，均属归档范围。2.具体归档范围按照国家档案局制定的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》及相关行业标准执行。（三）归档时间1.文书档案应在次年上半年完成归档。2.科技档案、会计档案等应按照相关规定及时归档。（四）整理要求1.档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.文书档案应按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类整理，编制归档文件目录。3.科技档案应按照项目、专业等进行分类整理，建立完整的项目档案体系。4.会计档案应按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行整理，装订成册。四、档案的保管（一）保管场所与设施1.各单位应设置专用的档案库房，档案库房应具备防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘等功能。2.档案库房应配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等。（二）档案整理与上架1.档案管理人员应按照整理要求对档案进行进一步整理，确保档案的整齐、美观。2.将整理好的档案按照分类顺序上架存放，并在档案架上标明档案类别、年度、保管期限等信息。（三）档案保管期限档案保管期限分为永久、定期（30年、10年）。具体保管期限按照国家档案局制定的相关规定执行。（四）档案鉴定与销毁1.各单位应定期对保管期满的档案进行鉴定，由档案管理机构会同有关部门组成鉴定小组，对档案的价值进行评估。2.经鉴定确无保存价值的档案，应填写档案销毁清册，报本单位负责人批准后予以销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保档案销毁过程的安全、彻底。监销人员应在档案销毁清册上签字，并注明销毁日期。五、档案的利用（一）利用制度1.各单位应建立健全档案利用制度，明确档案利用的范围、方式、程序等。2.档案利用者应遵守档案利用制度，爱护档案，不得擅自涂改、抽取、撤换、销毁档案。（二）利用方式1.单位内部人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅登记表，经档案管理机构负责人批准后，在指定地点查阅。2.外单位人员因特殊原因需要查阅档案的，应持单位介绍信，经本单位负责人批准，档案管理机构审核后，方可查阅。3.档案利用者如需借阅档案，应办理借阅手续，借阅期限一般不得超过[X]个工作日。如需延期，应办理续借手续。（三）档案信息开发1.档案管理机构应积极开发档案信息资源，通过编研、汇编等形式，为单位各项工作提供有价值的参考资料。2.利用现代信息技术，建立档案信息数据库，实现档案信息的快速检索和共享利用。六、档案的信息化建设（一）信息化规划各单位应制定档案信息化建设规划，明确档案信息化建设的目标、任务、步骤和保障措施。（二）基础设施建设1.配备必要的计算机、服务器、存储设备等硬件设施，满足档案信息化管理的需要。2.建立档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、保管、利用等环节的信息化管理。（三）数据安全管理1.加强档案信息化系统的数据安全管理，采取数据备份、加密、访问控制等措施，防止数据丢失、泄露和篡改。2.定期对档案信息化系统进行安全检查和评估，及时发现和排除安全隐患。七、监督与检查（一）监督检查主体青岛市档案行政管理部门负责对全市档案管理工作进行监督检查。各单位的上级主管部门负责对所属单位的档案管理工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理机构设置和人员配备情况。2.档案管理制度的建立和执行情况。3.档案的收集、整理、保管、利用等工作情况。4.档案信息化建设情况。（三）检查结果处理1.对监督检查中发现的问题，监督检查部门应下达整改通知书，责令限期整改