公司车报销管理办法

公司车报销管理办法总则目的为加强公司车辆费用报销管理，规范报销流程，合理控制费用支出，确保公司车辆的正常使用，特制定本办法。适用范围本办法适用于公司所有因公务使用公司车辆产生的费用报销。基本原则1.合规性原则：报销费用必须符合国家法律法规及公司相关规定。2.真实性原则：报销凭证应真实、有效，如实反映车辆使用情况及费用支出。3.合理性原则：费用报销应根据实际工作需要，合理控制，杜绝浪费。车辆使用管理车辆调度1.公司设立车辆调度岗位或指定专人负责车辆调度工作。2.各部门因公务需要使用车辆，应提前填写《车辆使用申请表》，注明用车时间、地点、事由、乘车人数等信息，提交给车辆调度人员。3.车辆调度人员根据车辆使用情况及工作安排，合理调配车辆，确保车辆使用的高效性和合理性。驾驶员管理1.公司驾驶员应遵守交通法规，确保行车安全。2.驾驶员应定期对车辆进行保养和维护，保持车辆整洁、性能良好。3.驾驶员应严格按照车辆调度人员的安排出车，不得擅自更改行车路线或私自出车。4.驾驶员在出车过程中应认真填写《车辆行驶记录》，记录出车时间、地点、里程、油耗等信息。费用报销范围及标准燃油费1.燃油费报销应根据车辆实际行驶里程和油耗标准进行核算。2.公司根据车辆型号和使用情况，制定合理的油耗标准。驾驶员应按照油耗标准控制燃油消耗，超出部分原则上不予报销。3.燃油费报销凭证应为正规加油站开具的发票，发票上应注明加油日期、加油金额、加油数量等信息。过路费1.过路费报销应与车辆行驶路线相符，报销凭证应为正规收费站开具的发票。2.过路费报销应按照实际发生金额进行报销，不得虚报、多报。停车费1.停车费报销应与车辆使用情况相符，报销凭证应为正规停车场开具的发票。2.停车费报销应按照实际发生金额进行报销，不得虚报、多报。车辆维修保养费1.车辆维修保养应提前填写《车辆维修保养申请表》，注明维修保养项目、预计费用等信息，提交给车辆管理部门审核。2.车辆管理部门根据车辆实际情况进行审核，必要时可委托专业维修机构进行评估。3.车辆维修保养费报销凭证应为正规维修厂开具的发票，发票上应注明维修保养项目、费用明细等信息。4.车辆维修保养费用应按照审核后的金额进行报销，不得超出预算。保险费1.车辆保险费由公司统一购买，保险费报销凭证应为保险公司开具的发票。2.保险费应按照公司与保险公司签订的合同约定进行报销。其他费用1.因车辆使用产生的其他合理费用，如洗车费、拖车费等，报销凭证应为正规发票，报销时应注明费用发生的原因和金额。2.其他费用报销应按照公司相关规定进行审核，符合规定的方可报销。费用报销流程报销申请1.驾驶员或相关人员在费用发生后，应及时整理报销凭证，并填写《费用报销单》，注明费用所属期间、报销事由、金额等信息。2.《费用报销单》应附上相关发票、收据、《车辆行驶记录》等证明材料。部门审核1.报销人所在部门负责人对报销事项的真实性、合理性进行审核，签署审核意见。2.部门负责人审核通过后，将《费用报销单》及相关证明材料提交给财务部门。财务审核1.财务部门对报销凭证的合规性、准确性进行审核，重点审核发票的真实性、合法性，费用报销是否符合公司规定的标准和流程。2.财务审核人员如发现问题，应及时与报销人沟通，要求其补充或更正相关材料。审核通过后，在《费用报销单》上签署审核意见。审批1.根据公司授权审批制度，《费用报销单》经财务审核后，提交给相应的审批人进行审批。2.审批人应认真审核报销事项，签署审批意见。审批通过后，《费用报销单》返回财务部门。报销支付1.财务部门根据审批通过的《费用报销单》，按照公司财务制度进行报销支付。2.报销款项原则上通过银行转账方式支付给报销人，特殊情况需现金支付的，应经财务负责人批准。报销时间规定月度报销1.驾驶员或相关人员应在每月[具体日期]前，将上月的车辆费用报销凭证整理好，填写《费用报销单》，提交给部门负责人审核。2.部门负责人审核通过后，于每月[具体日期]前将《费用报销单》及相关证明材料提交给财务部门。3.财务部门应在收到报销材料后的[X]个工作日内完成审核、审批及报销支付工作。季度报销对于一些金额较大、需按季度结算的车辆费用，如车辆保险费等，应在每季度末按照月度报销流程进行报销。监督与检查内部审计公司内部审计部门定期对车辆费用报销情况进行审计，检查报销凭证的真实性、合规性，费用报销是否符合公司规定的标准和流程。违规处理1.对于违反本办法规定的报销行为，如虚报、多报、伪造报销凭证等，公司将追回违规报销款项，并视情节轻重给予相应的处罚。2.对违规行为情节严重的，公司将依法