公证处管理暂行办法

公证处管理暂行办法总则制定目的与依据为加强公证处的规范化管理，保障公证机构依法履行职责，提高公证质量，根据《中华人民共和国公证法》及相关法律法规，结合公证处实际工作情况，制定本办法。适用范围本办法适用于在中华人民共和国境内依法设立的公证处及其分支机构。基本原则公证处应当依法设立，坚持真实、合法、公正的原则，以事实为依据，以法律为准绳，为社会提供优质、高效、公正的公证服务。同时，应当遵循便民原则，积极拓展业务领域，创新服务方式，方便当事人办理公证事务。公证机构的设立、变更与终止设立条件1.有自己的名称；2.有固定的场所；3.有二名以上公证员；4.有开展公证业务所必需的资金。设立公证机构，由所在地的司法行政部门报省、自治区、直辖市人民政府司法行政部门按照规定程序批准后，颁发公证机构执业证书。设立程序1.申请：设立公证机构，应当向所在地的司法行政部门提出申请，并提交相关材料，包括申请书、章程、拟采用的公证机构名称、办公场所证明、资金证明、公证员名单及其执业证书等。2.受理与审查：司法行政部门应当自收到申请材料之日起三十日内，对申请材料进行审查，并根据需要进行实地核查。3.决定：经审查，符合设立条件的，司法行政部门应当自决定之日起十日内颁发公证机构执业证书；不符合设立条件的，不予批准，并书面通知申请人。变更登记公证机构变更名称、办公场所、负责人、章程、合伙协议等重要事项的，应当经所在地的司法行政部门核准后，报省、自治区、直辖市人民政府司法行政部门备案。终止情形1.因自然灾害、意外事故、不可抗力等原因，无法继续开展公证业务的；2.违反法律、法规、规章规定，被依法吊销公证机构执业证书的；3.自行决定解散的；4.法律、法规规定应当终止的其他情形。公证机构终止的，应当向所在地的司法行政部门提出申请，并提交相关材料，经核准后，办理注销登记手续。公证员管理任职条件1.具有中华人民共和国国籍；2.年龄二十五周岁以上六十五周岁以下；3.公道正派，遵纪守法，品行良好；4.通过国家司法考试；5.在公证机构实习二年以上或者具有三年以上其他法律职业经历并在公证机构实习一年以上，经考核合格。任命程序符合公证员任职条件的人员，由本人提出申请，经公证机构推荐，由所在地的司法行政部门报省、自治区、直辖市人民政府司法行政部门审核同意后，报请国务院司法行政部门任命，并由省、自治区、直辖市人民政府司法行政部门颁发公证员执业证书。执业管理1.公证员应当依法履行职责，遵守职业道德和执业纪律，保守执业秘密。2.公证员应当按照规定参加职业培训，不断提高业务素质和职业道德水平。3.公证员不得有下列行为：同时在二个以上公证机构执业；从事有报酬的其他职业；为本人及近亲属办理公证或者办理与本人及近亲属有利害关系的公证；私自出具公证书；为不真实、不合法的事项出具公证书；侵占、挪用公证费或者侵占、盗窃公证专用物品；毁损、篡改公证文书或者公证档案；泄露在执业活动中知悉的国家秘密、商业秘密或者个人隐私；法律、法规、规章禁止的其他行为。考核与奖惩1.司法行政部门应当建立公证员执业年度考核制度，对公证员的执业情况进行年度考核。考核结果分为优秀、称职、不称职三个等次。2.对在公证工作中表现突出，有显著成绩和贡献的公证员，由司法行政部门给予表彰和奖励。3.对违反法律、法规、规章规定的公证员，司法行政部门应当依法给予警告、罚款、停止执业、吊销执业证书等行政处罚；构成犯罪的，依法追究刑事责任。公证业务管理业务范围公证处可以办理下列公证事项：1.合同；2.继承；3.委托、声明、赠与、遗嘱；4.财产分割；5.招标投标、拍卖；6.婚姻状况、亲属关系、收养关系；7.出生、生存、死亡、身份、经历、学历、学位、职务、职称、有无违法犯罪记录；8.公司章程；9.保全证据；10.文书上的签名、印鉴、日期，文书的副本、影印本与原本相符；11.自然人、法人或者其他组织自愿申请办理的其他公证事项。法律、行政法规规定应当公证的事项，有关自然人、法人或者其他组织应当向公证机构申请办理公证。业务流程1.申请：当事人申请办理公证，应当向公证处提出，并提交相关材料。2.受理：公证处对当事人提交的申请材料进行审查，符合受理条件的，予以受理，并向当事人出具受理通知书；不符合受理条件的，不予受理，并向当事人说明理由。3.审查：公证处受理公证申请后，应当对当事人的身份、申请公证的事项以及提交的证明材料进行审查。必要时，可以进行调查核实。4.出证：经审查，认为申请公证的事项真实、合法的，公证处应当自受理公证申请之日起十五个工作日内向当事人出具公证书。但是，因不可抗力、补充证明材料或者需要核实有关情况的，所需时间不计算在期限内。质量控制1.公证处应当建立健全公证质量管理制度，对公证业务的各个环节进行质量监控。2.公证员应当严格按照公证程序规则办理公证业务，确保公证质量。3.公证处应当定期对已办结的公证事项进行质量检查，发现问题及时整改。内部管理组织架构公证处应当建立健全内部组织架构，明确各部门的职责分工，确保各项工作有序开展。一般应当设立业务部门、质量管理部门、档案管理部门、财务管理部门等。人员管理1.公证处应当按照国家有关规定，建立健全人事管理制度，加强对工作人员的管理和考核。2.公证处应当加强对公证员的职业道德教育和业务培训，提高公证员的综合素质。3.公证处应当建立健全工作人员的薪酬福利制度，保障工作人员的合法权益。财务管理1.公证处应当建立健全财务管理制度，严格执行国家有关财务规定。2.公证处应当按照规定编制财务预算和决算，加强财务管理和监督，确保财务收支合法、真实、准确、完整。3.公证处应当依法纳税，并按照规定缴纳公证机构执业责任保险。档案管理1.公证处应当建立健全档案管理制度，对公证档案进行规范管理。2.公证档案应当按照年度、类别、保管期限等进行分类整理，妥善保管。3.公证档案的查阅、借阅应当按照规定办理审批手续，确保档案安全。监督检查监督主体司法行政部门应当依法对公证处进行监督检查，加强对公证机构的设立、变更、终止以及公证员的任命、执业等活动的监督管理。监督内容1.公证机构的设立、变更、终止是否符合法定条件和程序；2.公证员的任命、执业是否符合法定条件和程序；3.公证机构的业务活动是否符合法律、法规、规章的规定；4.公证机构的内部管理是否规范；5.法律、法规、规章规定的其他监督检查事项。检查方式司法行政部门可以采取定期检查、不定期抽查、专项检查等方式对公证处进行监督检查。监督检查可以查阅、复制有关文件、资料，检查公证业务档案，询问有关