合同及票据管理办法

合同及票据管理办法一、总则（一）目的为加强公司合同及票据管理，规范合同及票据的签订、履行、保管等行为，防范合同及票据风险，维护公司合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门在经营活动中签订的各类合同（包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同等）以及涉及的各类票据（包括但不限于发票、收据、支票等）的管理。（三）基本原则1.依法合规原则：合同及票据的签订、履行、管理等活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准。2.全面管理原则：涵盖合同及票据从签订前的准备、签订、履行、变更、解除到终止全过程的管理。3.职责明确原则：明确各部门及相关人员在合同及票据管理中的职责，确保管理工作有序进行。4.防范风险原则：注重对合同及票据风险的识别、评估和控制，保障公司利益。二、合同管理（一）合同签订前管理1.合同立项业务部门根据公司经营计划和业务需求，提出合同立项申请，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的名称、标的、对方当事人、合同金额、履行期限、主要条款等内容。申请部门负责人对合同立项申请进行审核，确保立项的必要性和可行性。涉及重大合同或特殊合同的立项申请，需经公司分管领导审批。2.合同对方当事人资格审查业务部门负责对合同对方当事人的主体资格、经营范围、信用状况等进行调查。收集对方当事人的营业执照副本复印件、法定代表人身份证明书、授权委托书等相关资料，并进行核实。对于信用状况不佳的对方当事人，业务部门应采取相应的风险防范措施，如要求提供担保、增加预付款比例等。3.合同文本起草与审核合同文本一般由业务部门起草。对于复杂合同或涉及法律专业较强的合同，可聘请公司法律顾问或外部律师起草。合同文本起草完成后，业务部门应进行自审，检查合同条款是否完整、准确，权利义务是否对等，违约责任是否明确等。合同文本提交公司法律合规部门进行审核。法律合规部门重点审查合同的合法性、合规性，对合同条款提出修改意见。涉及财务条款的合同，财务部门应参与审核，确保合同中的财务条款符合公司财务管理制度和相关税收法规。合同文本经业务部门、法律合规部门、财务部门审核通过后，报公司分管领导审批。对于重大合同，需经公司总经理办公会或董事会审议通过。（二）合同签订管理1.合同签订授权公司法定代表人可根据实际情况，书面授权公司分管领导、部门负责人等签订合同。被授权人应在授权范围内签订合同，并承担相应的法律责任。授权委托书应明确授权范围、授权期限等内容，并由公司法定代表人签字盖章。2.合同签订程序合同文本经审批通过后，由业务部门与对方当事人进行合同签订。签订合同应使用公司统一印制的合同文本。如因特殊情况需要使用非公司统一文本的，应经公司法律合规部门审核同意。合同双方当事人应在合同文本上签字盖章。签字盖章应清晰、完整，符合法律规定。合同签订过程中，业务部门应妥善保管合同签订的相关资料，如合同文本、对方当事人的签字盖章页、授权委托书等，作为合同档案的一部分。（三）合同履行管理1.合同履行跟踪业务部门负责合同履行的跟踪管理，及时掌握合同履行情况，确保合同按时、按质、按量履行。业务部门应建立合同履行台账，详细记录合同的签订时间、履行期限、履行进度、付款情况、验收情况等信息。对于合同履行过程中出现的问题，业务部门应及时与对方当事人沟通协调，采取有效措施解决问题，并将相关情况及时报告公司领导。2.合同变更与解除合同履行过程中，如需要变更合同内容，业务部门应及时与对方当事人协商一致，并签订书面的合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、变更的原因、变更后的权利义务等条款，并按照合同签订的审批程序进行审批。如需要解除合同，业务部门应提前通知对方当事人，并按照合同约定或法律法规的规定办理相关手续。解除合同的协议应明确解除的原因、解除的时间、双方的权利义务等条款，并经公司法律合规部门审核后签订。3.合同纠纷处理合同履行过程中如发生纠纷，业务部门应及时收集相关证据，分析纠纷的原因和责任。业务部门应会同公司法律合规部门制定纠纷解决方案，并积极与对方当事人协商解决纠纷。如协商不成，业务部门应及时向公司领导报告，并根据纠纷的具体情况，考虑通过仲裁或诉讼等法律途径解决纠纷。在纠纷处理过程中，应妥善保管相关证据和资料，维护公司的合法权益。（四）合同档案管理1.合同档案的收集合同签订后，业务部门应及时将合同文本、对方当事人的相关资料、合同履行过程中的各类文件（如补充协议、变更协议、往来函件、验收报告等）收集整理，并移交公司档案管理部门。档案管理部门应对接收的合同档案进行核对，确保档案资料的完整性和准确性。2.合同档案的整理与归档档案管理部门按照合同类别、签订时间等进行分类整理，编制合同档案目录。将整理好的合同档案进行装订、编号，存入专门的档案柜中，并建立电子档案，便于查询和管理。3.合同档案的保管与查阅合同档案应妥善保管，确保档案的安全和完整。档案保管期限按照国家法律法规和公司相关规定执行。公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。查阅过程中应遵守档案管理规定，不得擅自涂改、复印、转借合同档案。外部单位因工作需要查阅合同档案的，应持有单位介绍信，并经公司分管领导批准。档案管理部门应指定专人陪同查阅，并做好查阅记录。三、票据管理（一）票据种类及适用范围1.发票发票是公司在销售商品、提供劳务等经营活动中开具给对方当事人的收款凭证，包括增值税专用发票、增值税普通发票等。公司应按照国家税收法律法规的规定，如实开具发票，并确保发票内容真实、准确、完整。2.收据收据是公司在收到款项时开具给付款方的收款凭证，包括收款收据、往来结算收据等。收据应注明收款日期、收款金额、收款事由、付款方名称等内容，并加盖公司财务专用章。3.支票支票是公司委托银行在见票时无条件支付确定的金额给收款人或者持票人的票据，包括现金支票、转账支票等。公司应按照银行结算制度的规定，正确使用支票，确保支票的填写规范、准确，防止支票丢失、被盗用等风险。（二）票据开具管理1.发票开具业务部门在发生经营业务确认收入时，应及时通知财务部门开具发票。财务部门根据业务部门提供的开票信息，按照发票管理规定开具发票。开票信息应包括对方当事人名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等。发票开具后，财务部门应及时将发票联交付给对方当事人，并做好发票开具记录。发票存根联和记账联应按照规定妥善保管。2.收据开具财务部门在收到款项时，应根据收款情况及时开具收据。收据开具应按照顺序号依次开具，不得跳号、重号。收据内容应填写完整、准确，不得涂改。收据开具后，财务部门应将收据联交付给付款方，并在收据存根联上加盖“作废”章或注明“已入账”字样，妥善保管。3.支票开具业务部门因业务需要申请开具支票时，应填写《支票领用申请表》，注明支票用途、金额、收款单位等信息，并经部门负责人审批。财务部门根据审批后的《支票领用申请表》开具支票，并在支票上加盖公司财务专用章和法定代表人印章。支票领用人员应在支票领用登记簿上签字确认，并按照规定用途使用支票。支票使用完毕后，应及时将支票存根联交回财务部门进行核销。（三）票据接收管理1.发票接收业务部门在收到对方当事人开具的发票时，应认真审核发票的真实性、合法性、有效性。审核内容包括发票的开具日期、发票号码、发票代码、购买方名称、销售方名称、货物或应税劳务名称、金额、税率、税额等信息是否与实际业务相符，发票是否加盖发票专用章等。对于不符合规定的发票，业务部门应及时要求对方当事人重新开具。业务部门审核无误后，将发票移交财务部门进行账务处理。财务部门应按照发票管理规定对发票进行认证、抵扣等操作。2.收据接收公司在收到对方当事人开具的收据时，应妥善保管，并作为财务核算的依据之一。财务部门应对收据进行审核，确保收据内容真实、准确、完整，与实际收款情况相符。3.支票接收公司在收到对方当事人交付的支票时，应及时进行审核。审核内容包括支票的真实性、有效性、填写规范等。如发现支票存在问题，应及时与出票方联系，要求其更换或采取其他措施。财务部门应按照银行结算制度的规定，及时将支票存入银行，并做好相关记录。（四）票据保管管理1.发票保管财务部门应设立专门的发票保管专柜，对发票进行分类存放。发票保管人员应定期对发票进行盘点，确保发票的账实相符。已开具的发票存根联和发票登记簿应按照规定保存一定期限，期满后报经税务机关查验后销毁。2.收据保管财务部门应将收据存根联按照编号顺序装订成册，妥善保管。收据保管期限按照公司财务管理制度的规定执行，期满后经批准可进行销毁。3.支票保管财务部门应将支票存放在专用的保险柜中，并设置密码和钥匙保管制度。支票保管人员应定期对支票进行盘点，确保支票的安全。作废支票应加盖“作废”章，并与支票存根联一并妥善保管，定期装订成册，按照规定期限保存。（五）票据核销管理1.发票核销财务部门在每月末应对发票的开具和使用情况进行核对，确保发票开具金额与实际收入相符。对于已开具的发票，财务部门应及时进行账务处理，并在发票开具系统中进行核销操作。税务机关要求报送发票使用情况报表的，财务部门应按照规定及时报送。2.收据核销财务部门在收到款项并开具收据后，应及时将收据存根联与收款记录进行核对，确保收据金额与收款金额一致。对于已使用的收据，财务部门应在收据存根联上注明“已入账”字样，并定期进行装订成册，妥善保管。3.支票核销支票领用人员在支票使用完毕后，应及时将支票存根联交回财务部门进行核销。财务部门应核对支票存根联与银行对账单，确保支票金额与实际支付金额一致。对于已核销的支票，财务部门应在支票登记簿上注明核销日期等信息。四、监督与检查（一）监督部门及职责1.公司审计部门负责对合同及票据管理情况进行定期审计监督，检查合同及票据管理是否符合公司规定和法律法规要求。2.公司法律合规部门负责对合同及票据的合法性、合规性进行审查监督，对合同及票据管理过程中存在的法律风险提出防范建议。3.公司财务部门负责对合同及票据涉及的财务条款和财务核算进行监督，确保财务处理的准确性和合规性。（二）检查内容与方式1.检查内容合同签订、履行、变更、解除等环节是否符合公司规定和法律法规要求。合同文本的起草、审核、签订等程序是否规范。票据的开具、接收、保管、核销等环节是否合规。合同及票据档案的管理是否完整、准确。2.检查方式定期检查：审计部门、法律合规部门、财务部门按照各自职责，定期对合同及票据管理情况进行全面检查。不定期抽查：公司领导可根据需要，不定期对合同及票据管理情况进行抽查，重点检查重大合同或存在风险的合同及票据。专项检查：针对合同及票据管理中存在的突出问题或特定事项，开展专项检查，深入分析问题原因，提出整改措施。（三）问题整改与责任追究1.对于检查中发现的问题，相关部门应及时进