合同原件谁管理办法

合同原件谁管理办法一、总则（一）目的为加强公司合同原件管理，规范合同原件管理流程，保障公司合法权益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门在经营活动中签订的各类合同原件的管理。（三）基本原则1.依法合规原则合同原件管理应严格遵守国家法律法规，确保合同的签订、履行、变更、解除等行为合法有效。2.明确责任原则明确合同原件管理各环节的责任主体，做到责任到人，避免出现管理漏洞。3.安全保密原则加强合同原件的安全保密措施，防止合同信息泄露，维护公司商业秘密。4.便捷高效原则在确保合同原件管理安全、准确的前提下，优化管理流程，提高工作效率，降低管理成本。二、合同原件管理职责分工（一）合同管理部门1.负责制定和完善合同管理制度，指导和监督各部门合同管理工作。2.参与重大合同的谈判、起草、审核等工作，对合同的合法性、完整性、准确性负责。3.统一编号、登记合同原件，建立合同管理台账，定期对合同执行情况进行检查和分析。4.负责合同原件的收集、整理、归档、保管等工作，确保合同原件的安全和完整。5.协调处理合同纠纷，参与合同纠纷的诉讼、仲裁等活动。（二）业务部门1.负责本部门合同的起草、谈判、签订等工作，对合同内容的真实性、可行性负责。2.按照合同管理部门的要求，及时提交合同原件及相关资料，配合合同管理部门做好合同登记、编号等工作。3.负责跟踪合同的履行情况，及时向合同管理部门反馈合同履行过程中的问题，并提出解决方案。4.参与合同纠纷的处理，提供相关证据和资料，协助合同管理部门做好纠纷解决工作。（三）财务部门1.负责审核合同中的财务条款，确保合同的财务收支符合公司财务制度和相关法律法规的要求。2.根据合同约定，及时办理款项收付手续，对合同执行情况进行财务监督。3.协助合同管理部门做好合同原件的管理工作，提供与合同财务相关的资料和信息。（四）法务部门1.负责对合同进行法律审查，提供法律意见和建议，确保合同的合法性和有效性。2.参与重大合同的谈判、起草等工作，从法律角度对合同条款进行把关。3.协助处理合同纠纷，提供法律支持和服务，维护公司合法权益。（五）档案管理部门1.负责合同原件的归档工作，按照档案管理规定对合同进行分类、整理、装订、保管。2.建立合同档案检索系统，方便查询和利用合同原件。3.定期对合同档案进行检查和清理，确保档案的安全和完整。三、合同原件的签订与审核（一）合同签订流程1.业务部门根据业务需要，起草合同文本。合同文本应明确双方的权利义务、标的、价款、履行期限、违约责任等主要条款。2.业务部门将起草好的合同文本提交给合同管理部门进行编号、登记，并送相关部门进行审核。3.合同管理部门对合同文本进行形式审查，检查合同编号、格式、签字盖章等是否符合要求。4.财务部门对合同中的财务条款进行审核，确保合同的财务收支符合公司财务制度和相关法律法规的要求。5.法务部门对合同进行法律审查，重点审查合同的合法性、有效性、风险防范等方面，提出法律意见和建议。6.各部门审核通过后，业务部门将合同文本提交给对方当事人进行签字盖章。7.双方当事人签字盖章后的合同原件由业务部门及时提交给合同管理部门进行登记、编号，并归档保管。（二）合同审核要点1.合法性审核合同内容应符合国家法律法规的规定，不得违反法律法规的强制性规定。2.真实性审核合同双方当事人应真实存在，合同内容应真实反映双方的意思表示，不得存在虚假陈述、欺诈等行为。3.完整性审核合同条款应完整，明确双方的权利义务、标的、价款、履行期限、违约责任等主要条款，避免出现漏洞和歧义。4.准确性审核合同文字表述应准确、清晰，避免使用模糊、歧义的语言，确保合同条款的可操作性。5.风险防范审核对合同履行过程中可能出现的风险进行评估和防范，如市场风险、信用风险、法律风险等，在合同条款中明确相应的防范措施。四、合同原件的登记与编号（一）登记内容合同管理部门应建立合同管理台账，对合同原件进行详细登记。登记内容包括合同编号、合同名称、合同双方当事人、合同签订日期、合同履行期限、合同标的、合同价款、合同履行情况等。（二）编号规则合同编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则，便于合同的识别、查询和管理。合同编号由公司代码、年份、合同类别代码、顺序号等部分组成。具体编号规则如下：1.公司代码：采用公司统一规定的代码。2.年份：取合同签订年份的后两位数字。3.合同类别代码：根据合同的性质和类别，设定相应的代码。4.顺序号：按照合同签订的先后顺序，依次编排顺序号。例如：公司代码为[具体代码]，合同签订年份为2023年，合同类别为销售合同，顺序号为001，则该合同编号为：[具体代码]2301001。五、合同原件的保管（一）保管方式合同原件应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。纸质合同原件应按照档案管理规定进行分类、整理、装订、存放；电子合同原件应进行备份，并存储在安全可靠的存储设备中。（二）保管地点合同原件应存放在专门的档案保管场所，确保保管场所安全、通风、防潮、防虫、防火、防盗等。档案保管场所应配备必要的消防器材、防盗设备等安全设施。（三）保管期限合同原件的保管期限应根据国家法律法规及公司相关规定执行。一般情况下，合同原件的保管期限为自合同履行完毕之日起[X]年。对于涉及重要资产、重大权益、知识产权等的合同原件，保管期限应适当延长。（四）保管要求1.建立合同原件保管制度，明确保管人员的职责和权限，确保合同原件的安全和完整。2.对合同原件进行定期盘点和清查，发现问题及时处理，并做好记录。3.严格限制非合同管理人员接触合同原件，确因工作需要查阅合同原件的，应履行相应的审批手续。4.对电子合同原件应采取加密、备份等安全措施，防止电子合同信息泄露、篡改等。六、合同原件的查阅与借阅（一）查阅流程1.因工作需要查阅合同原件的，查阅人员应填写《合同原件查阅申请表》，注明查阅合同的名称、编号、查阅目的等内容。2.《合同原件查阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，提交给合同管理部门负责人审批。3.合同管理部门负责人根据查阅人员的申请内容，审核是否符合查阅条件。如符合条件，批准查阅申请，并指定专人负责提供查阅服务。4.查阅人员在合同管理部门指定的地点查阅合同原件，查阅过程中应保持合同原件的整洁和完整，不得擅自涂改、抽取、复制合同原件。5.查阅完毕后，查阅人员应及时将合同原件归还合同管理部门，并在《合同原件查阅登记表》上签字确认。（二）借阅流程1.因工作需要借阅合同原件的，借阅人员应填写《合同原件借阅申请表》，注明借阅合同的名称、编号、借阅期限、借阅目的等内容。2.《合同原件借阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，提交给合同管理部门负责人审批。3.合同管理部门负责人根据借阅人员的申请内容，审核是否符合借阅条件。如符合条件，批准借阅申请，并与借阅人员签订《合同原件借阅承诺书》，明确双方的权利义务。4.借阅人员凭《合同原件借阅申请表》和《合同原件借阅承诺书》到合同管理部门办理借阅手续，领取合同原件。5.借阅人员应在规定的借阅期限内归还合同原件，如需延长借阅期限，应提前向合同管理部门提出申请，并经合同管理部门负责人批准。6.借阅人员归还合同原件时，合同管理部门应认真检查合同原件的完整性和准确性，如发现问题，应及时与借阅人员沟通解决。七、合同原件的变更与解除（一）变更流程1.合同履行过程中，如需要对合同内容进行变更，业务部门应及时与对方当事人协商一致，并签订书面的合同变更协议。2.业务部门将合同变更协议提交给合同管理部门进行编号、登记，并送相关部门进行审核。3.合同管理部门对合同变更协议进行形式审查，检查合同变更协议编号、格式、签字盖章等是否符合要求。4.财务部门对合同变更协议中的财务条款进行审核，确保合同变更后的财务收支符合公司财务制度和相关法律法规的要求。5.法务部门对合同变更协议进行法律审查，重点审查合同变更的合法性、有效性、风险防范等方面，提出法律意见和建议。6.各部门审核通过后，业务部门将合同变更协议原件提交给合同管理部门进行登记、编号，并归档保管。同时，合同管理部门应及时更新合同管理台账中的相关信息。（二）解除流程1.合同履行过程中，如需要解除合同，业务部门应及时与对方当事人协商一致，并签订书面的合同解除协议。2.业务部门将合同解除协议提交给合同管理部门进行编号、登记，并送相关部门进行审核。3.合同管理部门对合同解除协议进行形式审查，检查合同解除协议编号、格式、签字盖章等是否符合要求。4.财务部门对合同解除协议中的财务条款进行审核，确保合同解除后的财务结算符合公司财务制度和相关法律法规的要求。5.法务部门对合同解除协议进行法律审查，重点审查合同解除的合法性、有效性、风险防范等方面，提出法律意见和建议。6.各部门审核通过后，业务部门将合同解除协议原件提交给合同管理部门进行登记、编号，并归档保管。同时，合同管理部门应及时在合同管理台账中注明合同已解除，并对相关信息进行清理。八、合同原件的销毁（一）销毁条件合同原件保管期限届满，且合同所涉及的事项已经履行完毕，不再需要继续保存的，可以按照本办法规定进行销毁。（二）销毁流程1.合同管理部门定期对保管期限届满的合同原件进行清理，编制《合同原件销毁清单》，注明合同编号、合同名称、合同签订日期、保管期限等内容。2.《合同原件销毁清单》经合同管理部门负责人审核签字后，提交给公司分管领导审批。3.公司分管领导批准后，合同管理部门组织专人对合同原件进行销毁。销毁过程中，应确保合同原件的彻底销毁，防止信息泄露。4.销毁人员在销毁完毕后，应在《合同原件销毁清单》上签字确认，并将销毁情况报告合同管理部门负责人。5.合同管理部门将《合同原件销毁清单》及销毁情况报告归档保存，作为合同原件销毁的记录。九、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对合同原件管理情况进行审计监督，检查合同管理制度的执行情况、合同原件的保管情况、合同履行情况等，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.合同管理部门定期对各部门合同原件管理工作进行检查和指导，发现问题及时督促整改，确保合