太原局合同管理办法

太原局合同管理办法一、总则（一）目的为加强太原局合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护企业合法权益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本局实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于太原局及其所属各单位在生产经营、管理活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、建设工程合同等。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行、变更、终止等行为必须遵守国家法律法规和行业标准，确保合同合法有效。2.平等自愿原则合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则合同条款应体现公平公正，不得损害国家利益、社会公共利益和对方合法权益。4.诚实守信原则合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。（四）职责分工1.局合同管理部门负责全局合同管理工作的指导、监督和检查；制定和完善合同管理制度；审查重大合同；协调处理合同纠纷等。2.所属各单位合同管理部门负责本单位合同管理工作的具体实施；审查本单位签订的合同；跟踪合同履行情况；及时报告合同履行中的问题等。3.合同承办部门负责合同的起草、谈判、签订、履行等具体工作；提供与合同相关的资料和信息；配合合同管理部门做好合同管理工作。4.法律事务部门负责对合同进行法律审查；提供法律咨询服务；处理合同纠纷的法律事务等。二、合同的签订（一）合同相对方的选择1.合同承办部门应选择具有良好信誉、合法经营资格、履行能力的合同相对方。2.对首次合作的合同相对方，应进行资信调查，了解其基本情况、经营状况、财务状况、信誉等。3.不得与列入国家失信名单、经营异常名录等存在不良信用记录的单位签订合同。（二）合同文本的起草1.合同承办部门应根据合同内容和要求，起草合同文本。合同文本应符合法律法规和行业标准，条款清晰、明确、完整，避免歧义。2.涉及重大利益、复杂法律关系的合同，应征求法律事务部门的意见。（三）合同的审查1.合同承办部门起草的合同文本，应先由本单位合同管理部门进行审查。审查内容包括合同主体资格、条款合法性、条款完整性、条款可行性等。2.经本单位合同管理部门审查通过的合同，涉及重大合同或法律关系复杂的合同，应提交法律事务部门进行法律审查。法律事务部门应从法律角度对合同进行审查，提出法律意见和建议。3.合同承办部门应根据合同管理部门和法律事务部门的审查意见，对合同文本进行修改完善，确保合同合法有效。（四）合同的签订1.合同经审查通过后，由法定代表人或其授权代表签字，并加盖单位公章或合同专用章。2.签订合同应使用统一格式的合同文本，特殊情况需要使用非统一格式合同文本的，应报合同管理部门备案。3.合同签订后，合同承办部门应及时将合同副本送合同管理部门、财务部门等相关部门存档。三、合同的履行（一）合同履行的跟踪1.合同承办部门负责合同履行的具体工作，应按照合同约定的时间、地点、方式等履行合同义务。2.合同承办部门应建立合同履行台账，及时记录合同履行情况，包括合同执行进度、款项收付情况、质量验收情况等。3.合同管理部门应定期对合同履行情况进行检查和监督，发现问题及时督促合同承办部门解决。（二）合同变更1.合同履行过程中，如需变更合同内容，合同承办部门应及时与合同相对方协商，并签订书面变更协议。2.合同变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。3.合同变更协议签订后，合同承办部门应及时将变更协议副本送合同管理部门、财务部门等相关部门存档。（三）合同终止1.合同履行完毕或提前终止时，合同承办部门应及时办理合同终止手续。2.合同终止后，合同承办部门应清理合同履行过程中的相关资料，包括合同文本、往来函件、验收报告、结算凭证等，并将资料归档保存。3.合同管理部门应对合同终止情况进行检查和监督，确保合同终止手续办理完毕，相关资料归档保存。四、合同的风险防范（一）风险识别1.合同管理部门应定期对合同进行风险识别，分析合同履行过程中可能存在的风险，包括法律风险、信用风险、市场风险、操作风险等。2.合同承办部门在合同签订、履行过程中，发现可能存在风险的情况，应及时向合同管理部门报告。（二）风险评估1.合同管理部门应根据风险识别结果，对合同风险进行评估，确定风险等级。2.风险评估应考虑风险发生的可能性、影响程度等因素，采用定性与定量相结合的方法进行评估。（三）风险应对1.针对不同等级的合同风险，合同管理部门应制定相应的风险应对措施，包括风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.合同承办部门应按照合同管理部门制定的风险应对措施，采取有效措施防范和控制合同风险。五、合同纠纷的处理（一）纠纷的预防1.合同管理部门应加强对合同签订、履行过程的管理，规范合同行为，预防合同纠纷的发生。2.合同承办部门在合同履行过程中，应积极与合同相对方沟通协调，及时解决合同履行中出现的问题，避免纠纷升级。（二）纠纷的处理1.合同发生纠纷时，合同承办部门应及时收集相关证据，分析纠纷原因，提出处理方案。2.合同承办部门应先与合同相对方协商解决纠纷，协商不成的，可以根据合同约定的仲裁条款或向有管辖权的人民法院提起诉讼。3.涉及重大合同纠纷或法律关系复杂的合同纠纷，合同承办部门应及时报告合同管理部门，并会同法律事务部门共同处理。六、合同的档案管理（一）档案的收集1.合同签订、履行过程中形成的各种文件、资料，包括合同文本、往来函件、验收报告、结算凭证等，均应作为合同档案进行收集。2.合同承办部门应在合同签订、履行完毕或终止后，及时将相关资料整理归档，并移交本单位合同管理部门。（二）档案的整理1.合同管理部门应按照档案管理的要求，对收集的合同档案进行整理，包括分类、编号、装订等。2.合同档案应按照合同类别、签订时间、保管期限等进行分类整理，便于查阅和管理。（三）档案的保管1.合同管理部门应设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设施，确保合同档案的安全保管。2.合同档案应按照保管期限进行分类存放，保管期限分为短期、中期、长期和永久。3.合同管理部门应定期对合同档案进行检查和盘点，发现问题及时处理。（四）档案的查阅1.因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经本单位合同管理部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅合同档案应在合同档案室进行，不得将档案带出档案室。如需复印或摘抄合同档案内容的，应经合同管理部门负责人批准。3.查阅合同档案的人员应遵守档案管理制度，不得擅自涂改、损毁、丢失合同档案。七、监督检查与责任追究（一）监督检查1.局合同管理部门应定期对所属各单位合同管理工作进行监督检查，检查内容包括合同管理制度执行情况、合同签订履行情况、合同档案管理情况等。2.所属各单位合同管理部门应定期对本单位合同管理工作进行自查自纠，及时发现和解决存在的问题。（二）责任追究1.对违反本办法规定签订、履行合同，给企业造