合同管理办法三页版

合同管理办法三页版一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门、子公司在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行、变更、终止等行为必须符合国家法律法规的规定。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同条款应公平合理，不得损害国家利益、社会公共利益和对方的合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。（四）职责分工1.公司合同管理部门负责制定、修订合同管理制度，指导、监督各部门合同管理工作，审查重大合同，参与合同纠纷的处理。2.各业务部门负责本部门合同的起草、谈判、签订、履行、变更、终止等工作，并及时将合同相关信息报送合同管理部门。3.财务部门负责审核合同中的财务条款，监督合同款项的收付，协助处理合同纠纷。4.法务部门负责审查合同的合法性，提供法律咨询和建议，参与合同纠纷的诉讼、仲裁等法律事务。二、合同的签订（一）合同的起草1.合同一般由业务部门负责起草。起草合同应遵循本办法的基本原则，明确双方的权利和义务，条款应具体、准确、完整，避免模糊不清或产生歧义。2.合同文本应使用规范的语言文字，引用法律条文应准确无误。对于格式合同，应仔细审查格式条款，确保不存在免除己方责任、加重对方责任、排除对方主要权利等无效条款。（二）合同的审核1.业务部门起草的合同应提交本部门负责人审核。部门负责人应重点审核合同的内容是否符合本部门业务要求，条款是否合理，权利义务是否对等，违约责任是否明确等。2.合同管理部门对合同进行形式审查和合法性审查。形式审查主要包括合同文本格式是否规范、条款是否齐全、签字盖章是否完整等；合法性审查主要包括合同是否符合法律法规的规定，是否存在法律风险等。3.财务部门对合同中的财务条款进行审核，重点审核付款方式、付款期限、发票开具等条款是否符合公司财务管理制度和税务规定。4.法务部门对合同进行法律审查，重点审查合同的合法性、有效性、完整性，以及是否存在法律风险等。对于重大合同或法律关系复杂的合同，法务部门应出具法律意见书。（三）合同的审批1.合同经业务部门负责人、合同管理部门、财务部门、法务部门审核通过后，提交公司分管领导审批。分管领导应根据合同的性质、金额、风险等因素进行审批，并签署审批意见。2.对于重大合同（具体标准由公司另行规定），需提交公司总经理办公会或董事会审议通过后，方可签订。（四）合同的签订1.合同经审批通过后，由业务部门与对方当事人签订。签订合同应使用公司统一印制的合同文本，如因特殊情况需要使用自制合同文本的，应经合同管理部门审核同意。2.合同双方应在合同上签字（或盖章），签字（或盖章）应清晰、完整。合同一式多份，双方各执一份，公司相关部门根据需要留存。三、合同的履行（一）合同的执行1.合同签订后，业务部门应按照合同约定及时组织实施，确保合同的顺利履行。在履行过程中，如发现问题或需要变更合同条款的，应及时与对方协商解决，并按照本办法的规定办理相关手续。2.业务部门应建立合同履行台账，详细记录合同的签订时间、履行期限、履行情况、付款情况等信息，并定期与对方核对账目，确保双方账目一致。（二）合同的付款1.财务部门应根据合同约定的付款方式和付款期限，及时办理付款手续。付款前，业务部门应提交付款申请，并附合同副本、发票、验收报告等相关资料。财务部门应审核付款申请及相关资料是否齐全、合规，审核通过后报公司领导审批。2.对于预付款项，业务部门应在合同签订后按照合同约定及时申请支付，并跟踪预付款项的使用情况，确保预付款项用于合同约定的用途。对于货到付款或验收合格后付款的合同，业务部门应在收到货物或验收合格后及时申请支付。（三）合同的验收1.对于需要验收的合同，业务部门应在合同约定的验收期限内组织验收。验收应按照合同约定的标准和方法进行，验收合格后应出具验收报告。2.验收报告应包括验收项目、验收标准、验收结果、验收人员等内容，并由验收人员签字确认。如验收不合格，业务部门应及时与对方协商解决，要求对方采取整改措施或承担违约责任。四、合同的变更与解除（一）合同的变更1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同条款的，合同双方应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.合同变更协议应明确变更的内容、变更的原因、变更后的权利义务等条款，并按照本办法的规定进行审核、审批。（二）合同的解除1.合同履行过程中，如出现法定或约定的解除情形，合同双方可以解除合同。解除合同应签订书面解除协议，并按照本办法的规定进行审核、审批。2.解除协议应明确解除的原因、解除的时间、双方的权利义务等条款，并对合同的结算、清理等事项作出约定。五、合同的终止（一）合同终止的情形1.合同履行完毕，双方的权利义务已经全部实现，合同终止。2.合同解除，双方的权利义务已经消灭，合同终止。3.合同因不可抗力、法律法规规定或双方约定的其他情形而终止。（二）合同终止后的处理1.合同终止后，业务部门应及时清理合同履行情况，办理相关手续，如结算账目、收回或返还财产等。2.合同管理部门应将合同终止的相关信息及时归档，保存合同文本、变更协议、解除协议、验收报告、付款凭证等资料，以备查阅。六、合同的纠纷处理（一）纠纷的预防1.各业务部门应加强合同管理，提高合同风险意识，在签订合同前充分了解对方的主体资格、信用状况、经营能力等情况，避免与信誉不佳或经营状况不良的企业签订合同。2.在合同履行过程中，业务部门应严格按照合同约定履行义务，及时与对方沟通协调，发现问题及时解决，避免纠纷的发生。（二）纠纷的处理1.合同发生纠纷时，业务部门应及时收集相关证据，分析纠纷的原因，提出解决方案，并及时向合同管理部门、法务部门报告。2.合同管理部门应会同法务部门、财务部门等相关部门对纠纷进行研究分析，制定应对策略。对于一般性纠纷，可通过协商、调解等方式解决；对于重大纠纷，应及时启动法律程序，通过诉讼、仲裁等方式解决。3.在纠纷处理过程中，公司应积极维护自身合法权益，按照法律法规的规定和合同约定承担相应的责任。七、合同的档案管理（一）档案的收集1.合同签订后，业务部门应及时将合同文本、相关附件、审批文件、变更协议、解除协议、验收报告、付款凭证等资料整理齐全，并移交合同管理部门。2.合同管理部门应指定专人负责合同档案的收集、整理、归档工作，确保合同档案资料的完整性和准确性。（二）档案的整理1.合同管理部门应对收集到的合同档案资料进行分类整理，按照合同的类别、签订时间、编号等顺序进行排列，编制目录，便于查阅。2.对于电子合同档案，应进行备份存储，并建立电子档案索引，确保电子档案的安全、完整和可检索。（三）档案的归档1.合同管理部门应将整理好的合同档案资料及时归档，存入公司专门的合同档案库。合同档案库应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保合同档案资料的安全保管。2.合同档案应按照保管期限进行分类存放，保管期限分为短期、中期和长期。短期保管期限为15年，中期保管期限为510年，长期保管期限为10年以上。具体保管期限根据合同的性质、重要程度等因素确定。（四）档案的查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅的原因、合同名称、编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，报合同管理部门审批。2.合同管理部门应根据审批意见，安排专人负责提供查阅服务，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。