扫黑办档案管理办法

扫黑办档案管理办法一、总则（一）目的为加强扫黑除恶专项斗争档案管理，确保扫黑办档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在扫黑除恶工作中的作用，依据国家有关法律法规和档案管理规定，结合扫黑办工作实际，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于扫黑办在扫黑除恶专项斗争工作中形成的各类文件、资料、记录等档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。扫黑办档案由专门机构或专人集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则。档案内容应真实反映扫黑除恶工作实际情况，数据准确，手续完备。3.安全保密原则。采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.便于利用原则。档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理机构与职责（一）档案管理机构扫黑办设立档案管理室，负责扫黑办档案的日常管理工作。（二）职责分工1.档案管理室职责贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定扫黑办档案管理制度并组织实施。负责收集、整理、归档扫黑办在扫黑除恶专项斗争工作中形成的各类档案。对档案进行分类、编号、编目、上架，建立健全档案检索系统，方便档案的查阅和利用。负责档案的安全保管，定期对档案进行检查、清点，确保档案的安全与完整。按照规定向有关部门移交档案，做好档案的统计工作。开展档案信息化建设，推进档案数字化管理。2.各业务部门职责负责本部门在扫黑除恶专项斗争工作中形成档案的收集、整理和初步立卷，并定期向档案管理室移交。协助档案管理室做好档案的整理、归档、查阅等工作，提供必要的业务支持。严格执行档案管理制度，确保本部门档案的安全与保密。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级扫黑办及相关部门下发的文件、通知、指示、会议纪要等。2.扫黑办制定的工作计划、方案、总结、报告、统计报表等。3.涉黑涉恶案件的线索材料、立案决定书、调查取证材料、案件审理报告、判决书等。4.与相关部门的协作配合文件、联合行动记录等。5.宣传报道材料、舆情监测报告等。6.其他与扫黑除恶专项斗争工作有关的文件、资料、记录等。（二）收集要求1.各业务部门应及时将本部门在扫黑除恶专项斗争工作中形成的档案材料收集齐全，不得遗漏。2.收集的档案材料应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对重要的档案材料应进行备份，确保档案的安全性。（三）整理方法1.分类扫黑办档案分为文书档案、案件档案、声像档案、电子档案等类别。文书档案按照年度保管期限机构（问题）分类法进行分类。案件档案按照案件类别、立案时间顺序进行分类。声像档案按照载体形式、时间顺序进行分类。电子档案按照文件类型、时间顺序进行分类。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。文书档案编号格式为：年度+保管期限代码+机构（问题）代码+顺序号。案件档案编号格式为：案件类别代码+立案年份+案件顺序号。声像档案编号格式为：载体形式代码+拍摄（录制）年份+顺序号。电子档案编号格式为：文件类型代码+时间+顺序号。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级、责任者等项目。4.装订对纸质档案进行装订，保持档案的整齐、牢固。四、档案的保管与保护（一）保管条件1.档案管理室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等。（二）保管期限扫黑办档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案上级扫黑办及相关部门下发的具有长远查考利用价值的文件。扫黑办制定的重要工作计划、方案、总结、报告等。涉黑涉恶重大案件的档案。其他具有重要历史意义和查考价值的档案。2.长期保管的档案上级扫黑办及相关部门下发的在较长时间内具有查考利用价值的文件。扫黑办制定的一般工作计划、方案、总结、报告等。涉黑涉恶一般案件的档案。与相关部门的重要协作配合文件等。3.短期保管的档案上级扫黑办及相关部门下发的在较短时间内具有查考利用价值的文件。扫黑办日常工作中形成的一般性文件、资料等。（三）档案的整理与上架1.按照分类编号顺序，将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案编号、题名、保管期限等信息。2.将档案盒上架存放，排列整齐，便于查找。（四）档案的定期检查1.档案管理室应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，重点检查档案的保管状况、数量、质量等。2.检查中发现问题应及时采取措施进行处理，如修复损坏的档案、补充缺失的档案等。（五）档案的保护措施1.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。2.对电子档案应定期进行备份，存储在不同的介质上，并异地存放，防止数据丢失。3.严格控制档案的查阅权限，防止档案的非法查阅和利用。五、档案的利用与借阅（一）利用原则1.依法依规原则。档案的利用应符合国家有关法律法规和档案管理规定。2.服务工作原则。档案利用应围绕扫黑除恶专项斗争工作实际，为工作决策、案件办理、宣传教育等提供支持。3.安全保密原则。在档案利用过程中，应严格遵守保密制度，确保档案的安全。（二）利用方式1.查阅因工作需要查阅档案的，查阅人员应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、范围等，经部门负责人签字同意后，到档案管理室查阅。2.借阅因特殊情况需要借阅档案的，借阅人员应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等，经部门负责人和档案管理室负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。（三）利用要求1.查阅、借阅档案时，查阅、借阅人员应在档案管理室指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案管理室。2.查阅、借阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等。3.查阅、借阅人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理室负责人、业务部门负责人和相关专业人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准根据档案的保管期限和实际利用价值，对档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案，应予以销毁。（三）鉴定程序1.档案管理室定期对到期档案进行清理，列出需要鉴定的档案清单。2.档案鉴定小组对需要鉴定的档案进行逐一审查，提出鉴定意见。3.对确定需要销毁的档案，编制《档案销毁清册》，经扫黑办负责人批准后，进行销毁。（四）销毁方式档案销毁应采用安全可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等，并由专人负责监销。监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立扫黑办档案管理信息系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理的效率和服务水平。（二）数字化流程1.档案扫描对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，确保扫描图像清晰可读。2.图像处理对扫描图像进行去污、裁剪、纠偏、拼接等处理，提高图像质量。3.数据录入将档案的题名、日期、保管期限、密级、责任者等信息录入档案管理信息系统，建立档案数据库。4.挂接存储将处理后的图像数据与档案数据库进行挂接，存储在服务器或存储设备上。（三）信息系统管理1.建立健全档案管理信息系