新会计档案管理办法

新会计档案管理办法一、总则（一）目的为了加强公司会计档案管理，统一会计档案管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》以及《会计档案管理办法》等有关法律法规，结合本公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及所属各分支机构的会计档案管理工作。（三）定义本办法所称会计档案是指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。（四）管理职责1.公司财务部门负责会计档案的整理、装订、保管、移交等工作，并对会计档案的真实性、完整性、准确性负责。2.公司档案管理部门负责对会计档案进行统一归档管理，提供必要的保管条件，对会计档案的保管期限、销毁等进行监督检查。3.各分支机构应指定专人负责本单位会计档案的管理工作，接受公司财务部门和档案管理部门的指导和监督。二、会计档案的内容（一）会计凭证1.原始凭证，包括发票、收据、报销单、借款单等。2.记账凭证，包括收款凭证、付款凭证、转账凭证等。（二）会计账簿1.总账，按照会计科目分类登记经济业务的账簿。2.明细账，按照明细科目分类登记经济业务的账簿，包括三栏式明细账、多栏式明细账、数量金额式明细账等。3.日记账，按照经济业务发生时间顺序逐日逐笔登记的账簿，包括现金日记账、银行存款日记账等。4.其他辅助性账簿，如备查账等。（三）财务会计报告1.月度财务会计报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。2.季度财务会计报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。3.半年度财务会计报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。4.年度财务会计报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表等。（四）其他会计资料1.银行存款余额调节表。2.银行对账单。3.纳税申报表。4.会计档案移交清册。5.会计档案保管清册。6.会计档案销毁清册。7.其他具有保存价值的会计资料。三、会计档案的整理与装订（一）整理要求1.会计凭证应按照编号顺序，将记账凭证及其所附原始凭证进行整理。原始凭证应折叠整齐，与记账凭证大小一致，左上角对齐。2.会计账簿应按照总账、明细账、日记账等分类整理，每本账簿应在首页贴上封面，注明账簿名称、年度、账簿编号等信息。3.财务会计报告应按照月度、季度、半年度、年度分类整理，每类报告应在首页贴上封面，注明报告名称、年度、报告期等信息。4.其他会计资料应按照类别进行整理，每类资料应在首页贴上封面，注明资料名称、年度等信息。（二）装订要求1.会计凭证应使用专用的凭证装订机进行装订，装订应牢固、整齐，不得有压字、掉页等现象。2.会计账簿应使用线绳或装订机进行装订，装订应牢固、整齐，不得有散页、掉页等现象。3.财务会计报告应使用订书机或装订机进行装订，装订应牢固、整齐，不得有散页、掉页等现象。4.其他会计资料应根据资料的性质和数量，选择合适的装订方式进行装订，装订应牢固、整齐，不得有散页、掉页等现象。（三）编号要求1.会计凭证应按照年度、月份、凭证种类、编号顺序进行编号，编号应连续、完整。2.会计账簿应按照年度、账簿种类、账簿编号顺序进行编号，编号应连续、完整。3.财务会计报告应按照年度、报告期、报告种类顺序进行编号，编号应连续、完整。4.其他会计资料应按照年度、资料种类、资料编号顺序进行编号，编号应连续、完整。四、会计档案的保管（一）保管期限1.会计凭证的保管期限为30年。2.会计账簿的保管期限为30年。3.财务会计报告的保管期限为：月度、季度、半年度财务会计报告为10年，年度财务会计报告为永久保存。4.其他会计资料的保管期限为：银行存款余额调节表、银行对账单为10年，纳税申报表为10年，会计档案移交清册为30年，会计档案保管清册、会计档案销毁清册为永久保存。（二）保管地点1.公司总部的会计档案应存放在公司专门设立的档案室，档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.各分支机构的会计档案应存放在本单位专门设立的档案室或指定的保管地点，保管地点应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。（三）保管要求1.会计档案应分类存放，排列整齐，便于查阅。2.会计档案应建立索引目录，注明档案名称、年度、保管期限、存放位置等信息，方便查找。3.会计档案应定期进行检查和盘点，确保档案的安全和完整。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应的措施进行处理。4.会计档案的保管人员应保持相对稳定，如有变动，应办理交接手续。五、会计档案的查阅与借阅（一）查阅要求1.公司内部人员查阅会计档案，应填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经本单位负责人批准后，方可查阅。2.公司外部人员查阅会计档案，应持有单位介绍信或相关证明文件，填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经公司财务部门负责人和单位负责人批准后，方可查阅。3.查阅会计档案时，应在档案室进行，不得将会计档案带出档案室。如需复印或复制会计档案，应经档案管理部门负责人批准，并在复印件或复制件上加盖档案管理部门印章。4.查阅会计档案时，应遵守档案室的管理制度，不得在档案上涂改、标记、污损等。（二）借阅要求1.公司内部人员借阅会计档案，应填写《会计档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，经本单位负责人批准后，方可借阅。2.公司外部人员借阅会计档案，应持有单位介绍信或相关证明文件，填写《会计档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，经公司财务部门负责人和单位负责人批准后，方可借阅。3.借阅会计档案时，应办理借阅手续，注明借阅档案名称、年度、保管期限、借阅时间、归还时间等信息，并由借阅人签字确认。4.借阅会计档案的期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。5.借阅会计档案时，应遵守档案室的管理制度，不得将会计档案转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损等。归还会计档案时，应进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并承担相应的责任。六、会计档案的移交（一）移交范围1.公司总部因机构调整、撤销等原因，需要将会计档案移交给其他单位的，应按照本办法的规定进行移交。2.各分支机构因机构调整、撤销等原因，需要将会计档案移交给公司总部或其他单位的，应按照本办法的规定进行移交。（二）移交程序1.会计档案移交前，移交单位应进行整理和核对，确保会计档案的真实性、完整性、准确性。2.会计档案移交时，移交单位应填写《会计档案移交清册》，注明移交档案名称、年度、保管期限、存放位置等信息，并由移交单位负责人和接收单位负责人签字确认。3.会计档案移交后，接收单位应按照本办法的规定进行保管和管理。七、会计档案的销毁（一）销毁范围1.会计档案保管期满，且已结清债权债务的，可以按照本办法的规定进行销毁。2.会计档案保管期满，但涉及未了事项的，不得销毁，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。（二）销毁程序1.会计档案销毁前，公司财务部门应会同档案管理部门对拟销毁的会计档案进行清点、核对，并编制《会计档案销毁清册》，注明销毁档案名称、年度、保管期限、存放位置等信息。2.《会计档案销毁清册》应经公司财务部门负责人、档案管理部门负责人和单位负责人签字确认。3.会计档案销毁时，应指定专人负责监销。公司总部的会计档案销毁，应由公司财务部门和档案管理部门共同派员监销；各分支机构的会计档案销毁，应由本单位财务部门和档案管理部门共同派员监销。4.监销人员应在会计档案销毁前，按照《会计档案销毁清册》所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应在《会计档案销毁清册》上签字确认。（三）特殊情况处理1.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案