合同章如何管理办法

合同章如何管理办法合同章管理办法一、总则（一）目的为加强公司合同章的管理，规范合同章的使用流程，防范合同风险，维护公司的合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门在签订各类合同、协议、意向书等具有法律约束力文件时对合同章的管理与使用。（三）基本原则1.依法合规原则合同章的管理与使用必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保合同的签订、履行合法有效。2.专人专管原则设立专门的合同章管理人员，负责合同章的保管、使用登记等工作，严禁非授权人员接触和使用合同章。3.严格审批原则合同章的使用需经过严格的审批流程，确保盖章行为符合公司利益和业务需求。4.痕迹管理原则对合同章的使用情况进行详细记录，留存相关文件资料，以便追溯和查询。二、合同章的刻制与启用（一）刻制1.公司因业务需要刻制合同章时，由需求部门提出申请，填写《合同章刻制申请表》，详细说明刻制合同章的用途、名称、规格等信息。2.《合同章刻制申请表》经部门负责人审核、分管领导批准后，交至公司行政部门。3.行政部门根据审批意见，选择具有资质的印章刻制单位进行合同章的刻制。4.合同章刻制完成后，行政部门应及时将印章移交至合同章管理人员，并办理交接手续。交接内容包括印章实物、《合同章刻制申请表》等相关资料。（二）启用1.合同章管理人员在收到新刻制的合同章后，应进行认真核对，检查印章的规格、字体、图案等是否与审批内容一致。2.核对无误后，合同章管理人员填写《合同章启用申请表》，注明启用日期、印章名称、保管人等信息，并附上印章印模。3.《合同章启用申请表》经部门负责人审核、分管领导批准后，合同章正式启用。4.合同章启用后，合同章管理人员应将印章印模及启用信息在公司内部进行备案，同时在印章使用登记簿上进行登记。三、合同章的保管（一）保管人员1.公司设立合同章保管岗位，指定专人负责合同章的保管工作。合同章保管人员应具备高度的责任心和保密意识，熟悉合同管理流程。2.合同章保管人员不得兼任合同的起草、审核、签订等工作。（二）保管方式1.合同章应存放在专门的保险柜或安全设施良好的保管箱内，确保印章存放安全。2.保险柜或保管箱的钥匙及密码应由合同章保管人员分别保管，不得将钥匙及密码交予他人代管。（三）保管要求1.合同章保管人员应妥善保管合同章，不得随意放置或带出公司办公区域。如因工作需要携带合同章外出，必须经过严格的审批流程，并采取必要的安全措施，确保印章安全。2.合同章保管人员应定期对合同章进行检查，如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告部门负责人，并采取相应的措施进行处理。3.合同章保管人员离职或岗位变动时，应及时办理印章交接手续。交接手续应包括印章实物、印章使用登记簿、未使用的空白合同文本等相关资料的核对与交接，并由双方及监交人签字确认。四、合同章的使用（一）使用范围合同章仅用于公司签订各类合同、协议、意向书等具有法律约束力的文件。未经公司书面授权，严禁在其他文件、材料上加盖合同章。（二）使用流程1.合同承办部门在签订合同前，应按照公司合同管理制度的要求，完成合同的起草、审核、审批等流程。2.合同审批通过后，合同承办人员填写《合同章使用申请表》，详细注明合同名称、编号、签订日期、对方单位名称、合同金额、盖章页页码等信息，并附上合同文本。3.《合同章使用申请表》经合同承办部门负责人审核、分管领导批准后，交至合同章保管人员。4.合同章保管人员在收到《合同章使用申请表》及合同文本后，应认真核对申请表内容与合同文本是否一致，审核审批流程是否完整。核对无误后，在合同文本规定的盖章处加盖合同章，并在《合同章使用登记簿》上进行登记，登记内容包括盖章日期、合同名称、合同编号、对方单位名称、盖章人等信息。5.合同章使用完毕后，合同章保管人员应及时将合同章收回，妥善保管。（三）特殊情况处理1.如遇紧急情况需要立即签订合同并加盖合同章，但无法按照正常审批流程进行时，合同承办人员应通过电话或其他方式向分管领导汇报，经同意后可先行加盖合同章，但事后必须及时补办审批手续。2.对于异地签订合同需要邮寄合同文本盖章的情况，合同承办人员应在合同文本上注明“此页无正文，仅用于盖章”字样，并采取必要的安全措施，确保合同文本在邮寄过程中的安全。同时，合同承办人员应跟踪合同文本的邮寄情况，确保对方收到合同文本后及时盖章并寄回。3.对于多页合同文本需要加盖骑缝章的情况，合同章保管人员应确保骑缝章加盖清晰、完整，覆盖合同所有页面的连接处。五、合同章使用的审批与监督（一）审批职责1.合同承办部门负责人负责对本部门提交的《合同章使用申请表》进行审核，重点审核合同内容是否符合公司业务需求、合同条款是否合法合规、审批流程是否完整等。2.分管领导负责对合同章的使用进行审批，根据公司业务情况和风险评估，决定是否同意加盖合同章。3.公司总经理对重大合同或涉及公司重要利益的合同章使用具有最终审批权。（二）监督检查1.公司审计部门负责定期对合同章的管理与使用情况进行审计监督，检查合同章的保管是否安全、使用流程是否规范、审批手续是否齐全等。2.公司法务部门负责对合同章使用过程中的法律风险进行审查，提供法律意见和建议，确保合同的签订、履行合法有效。3.各部门应积极配合审计部门和法务部门的监督检查工作，如实提供相关资料和信息。（三）违规处理1.对于违反本办法规定使用合同章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括但不限于批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等。2.如因违规使用合同章给公司造成经济损失或法律纠纷的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。构成犯罪的，将依法追究刑事责任。六、合同章的变更与废止（一）变更1.因公司名称变更、业务调整等原因需要变更合同章的，由需求部门提出申请，填写《合同章变更申请表》，详细说明变更原因、变更内容等信息。2.《合同章变更申请表》经部门负责人审核、分管领导批准后，交至公司行政部门。3.行政部门根据审批意见，办理合同章的变更手续，包括重新刻制印章、启用新印章、废止旧印章等，并按照本办法规定的流程进行登记和备案。（二）废止1.合同章因磨损、遗失、损坏等原因无法继续使用时，合同章保管人员应及时填写《合同章废止申请表》，注明废止原因、废止日期等信息，并附上印章实物。2.《合同章废止申请表》经部门负责人审核、分管领导批准后，合同章正式废止。3.合同章废止后，合同章保管人员应将印章实物交至公司行政部门统一