学校往来款管理办法

学校往来款管理办法总则制定目的为了加强学校往来款的管理，规范往来款的核算和清理，提高资金使用效率，保证学校财务工作的正常运行，根据《中华人民共和国会计法》《事业单位财务规则》等相关法律法规和财务制度，结合学校实际情况，特制定本办法。适用范围本办法适用于学校及所属各部门、各单位的所有往来款项的管理。管理原则1.依法依规原则：往来款的发生、核算和清理必须严格遵守国家法律法规和学校财务制度的规定。2.权责明确原则：明确各部门、各单位在往来款管理中的职责和权限，做到责任到人。3.及时清理原则：对往来款要及时进行清理，避免长期挂账，减少资金占用。4.监督检查原则：加强对往来款管理的监督检查，确保往来款的安全、完整。往来款的定义和分类定义往来款是指学校在经济业务活动中与其他单位或个人发生的临时性债权债务关系，包括应收账款、预付账款、其他应收款、应付账款、预收账款、其他应付款等。分类1.债权类往来款应收账款：指学校因提供劳务、销售商品等应向购货单位或接受劳务单位收取的款项。预付账款：指学校按照购货合同规定预付给供应单位的款项。其他应收款：指除应收账款、预付账款以外的其他各种应收、暂付款项，包括借出款、备用金、应向职工收取的各种垫付款项等。2.债务类往来款应付账款：指学校因购买材料、商品或接受劳务等应支付给供应单位的款项。预收账款：指学校按照合同规定向购货单位或接受劳务单位预收的款项。其他应付款：指除应付账款、预收账款以外的其他各种应付、暂收款项，包括存入保证金、应付租金、应付统筹退休金等。管理职责分工财务部门1.负责往来款的核算工作，按照会计制度的规定设置往来款明细账，及时、准确地记录往来款的发生、增减变动和结存情况。2.定期对往来款进行清理和核对，编制往来款明细表，及时向相关部门和单位反馈往来款的情况。3.对往来款的核销进行审核，按照规定的程序和权限进行审批。4.加强对往来款的监督管理，对违规行为进行制止和纠正。业务部门1.负责往来款的申请、审批和使用管理，确保往来款的发生符合学校的规定和业务需要。2.及时清理本部门的往来款，对逾期未收回或未支付的往来款进行催收或支付。3.配合财务部门做好往来款的清理和核对工作，提供相关的资料和信息。审计部门1.定期对学校往来款的管理情况进行审计，检查往来款的发生、核算和清理是否符合法律法规和学校财务制度的规定。2.对审计中发现的问题提出整改意见和建议，督促相关部门和单位进行整改。债权类往来款管理应收账款管理1.发生管理学校各部门在开展业务活动时，应签订合法有效的合同或协议，明确应收账款的金额、付款方式、付款期限等条款。财务部门应根据合同或协议的约定，及时确认应收账款的入账金额，并进行会计核算。2.催收管理业务部门应指定专人负责应收账款的催收工作，定期与客户进行沟通，了解客户的付款情况，及时催收欠款。对于逾期未收回的应收账款，业务部门应分析原因，采取有效的催收措施，如发送催款函、上门催收等。财务部门应定期对逾期未收回的应收账款进行统计和分析，向业务部门提供相关的信息，协助业务部门进行催收。3.核销管理对于确实无法收回的应收账款，业务部门应提供相关的证明材料，如法院判决书、破产清算报告等，经财务部门审核、学校领导审批后，按照规定的程序进行核销。已核销的应收账款应在备查簿中进行登记，保留追索权。预付账款管理1.发生管理学校各部门在购买材料、商品或接受劳务时，如需预付账款，应填写《预付账款申请表》，注明预付账款的金额、用途、收款单位等信息，经部门负责人审批后，报财务部门审核。财务部门应根据合同或协议的约定，对预付账款的申请进行审核，审核无误后，按照规定的程序进行支付。2.跟踪管理业务部门应及时跟踪预付账款的使用情况，督促供应单位按照合同或协议的约定及时提供货物或服务。财务部门应定期对预付账款进行核对，检查预付账款的余额是否与实际情况相符。3.结算管理当供应单位提供货物或服务后，业务部门应及时办理结算手续，将预付账款与应付账款进行冲抵。对于多付的预付账款，业务部门应及时收回，并通知财务部门进行账务处理。其他应收款管理1.备用金管理学校各部门因业务需要可以申请备用金，备用金的额度应根据业务需要和实际情况合理确定。申请备用金时，应填写《备用金申请表》，注明备用金的用途、金额等信息，经部门负责人审批后，报财务部门审核。备用金实行定额管理，使用部门应定期到财务部门进行报销，补充备用金。备用金使用完毕后，应及时归还财务部门。2.其他应收款的发生和催收其他应收款的发生应符合学校的规定和业务需要，不得随意借支。对于借出的款项，应签订借款协议，明确借款金额、借款期限、借款用途等条款。财务部门应定期对其他应收款进行清理和核对，督促借款人及时归还借款。债务类往来款管理应付账款管理1.发生管理学校各部门在购买材料、商品或接受劳务时，应取得合法有效的发票或其他结算凭证，并及时办理入库或验收手续。财务部门应根据发票或其他结算凭证，及时确认应付账款的入账金额，并进行会计核算。2.支付管理业务部门应根据合同或协议的约定，及时办理应付账款的支付手续，填写《付款申请表》，注明付款金额、付款用途、收款单位等信息，经部门负责人审批后，报财务部门审核。财务部门应根据资金情况和合同或协议的约定，对付款申请进行审核，审核无误后，按照规定的程序进行支付。3.对账管理财务部门应定期与供应商进行对账，核对应付账款的余额是否与实际情况相符。对于对账中发现的问题，应及时与供应商沟通，查明原因，进行调整。预收账款管理1.发生管理学校各部门在开展业务活动时，如需预收账款，应签订合法有效的合同或协议，明确预收账款的金额、收款方式、收款期限等条款。财务部门应根据合同或协议的约定，及时确认预收账款的入账金额，并进行会计核算。2.结算管理当学校按照合同或协议的约定提供货物或服务后，业务部门应及时办理结算手续，将预收账款与应收账款进行冲抵。对于多收的预收账款，业务部门应及时退还客户，并通知财务部门进行账务处理。其他应付款管理1.发生管理其他应付款的发生应符合学校的规定和业务需要，不得随意收取。对于收到的存入保证金、应付租金等款项，应及时进行会计核算。2.支付管理当其他应付款的支付条件满足时，业务部门应及时办理支付手续，填写《付款申请表》，注明付款金额、付款用途、收款单位等信息，经部门负责人审批后，报财务部门审核。财务部门应根据资金情况和合同或协议的约定，对付款申请进行审核，审核无误后，按照规定的程序进行支付。往来款的清理和核对清理原则1.定期清理原则：学校应定期对往来款进行清理，一般每年至少进行一次全面清理。2.谁经办、谁负责原则：往来款的清理工作由经办部门和经办人负责，确保往来款的及时清理。3.账实相符原则：清理往来款时，应核对往来款的账面余额与实际情况是否相符，对于不符的情况应查明原因，进行调整。清理程序1.财务部门定期编制往来款明细表，发送给相关部门和单位进行核对。2.各部门和单位收到往来款明细表后，应及时进行核对，对存在的问题进行反馈。3.对于核对不符的往来款，财务部门和业务部门应共同进行调查，查明原因，进行调整。4.对于逾期未收回或未支付的往来款，业务部门应制定催收或支付计划，并按照计划进行清理。核对方法1.函证法：对于金额较大、账龄较长的往来款，应采用函证的方法进行核对，确保往来款的真实性和准确性。2.实地核对法：对于一些特殊的往来款，如备用金、借出款等，可以采用实地核对的方法进行核对。往来款的核销核销条件1.债权类往来款符合下列条件之一的，可以申请核销：债务人破产、关闭、解散、被撤销，或者被依法注销、吊销营业执照，其清算财产不足清偿的。债务人死亡或者依法被宣告失踪、死亡，其财产或者遗产不足清偿的。债务人逾期三年以上未清偿，且有确凿证据证明已无力清偿债务的。因自然灾害、战争等不可抗力导致无法收回的。2.债务类往来款符合下列条件之一的，可以申请核销：债权人破产、关闭、解散、被撤销，或者被依法注销、吊销营业执照，无法偿还债务的。债权人死亡或者依法被宣告失踪、死亡，没有继承人或者继承人放弃债权的。因其他原因导致无法支付的。核销程序1.业务部门提出核销申请，填写《往来款核销申请表》，并提供相关的证明材料。2.财务部门对核销申请进行审核，审核内容包括证明材料的真实性、合法性和完整性，以及往来款的账龄、金额等情况。3.审计部门对核销申请进行审计，出具审计意见。4.学校领导根据财务部门和审计部门的审核意见，对核销申请进行审批。5.经学校领导审批同意后，财务部门按照规定的程序进行账务处理。监督检查与责任追究监督检查1.财务部门应定期对学校往来款的管理情况进行检查，检查内容包括往来款的发生、核算、清理和核销是否符合法律法规和学校财务制度的规定。2.审计部门应定期对学校往来款的管理情况进行审计，检查往来款的内部控制制度是否健全有效，往来款的核算和清理