发票网格化管理办法

发票网格化管理办法一、总则（一）目的为加强公司发票管理，规范发票开具、取得、使用、保管等行为，防范发票风险，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国发票管理办法》等相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门、分支机构在生产经营活动中涉及的发票管理事项。（三）基本原则1.依法合规原则严格遵守国家发票管理法律法规，确保发票管理工作合法、合规、有序进行。2.统一管理原则发票管理工作实行统一领导、分级负责，明确各部门职责，确保发票管理的规范化和标准化。3.风险防控原则强化发票风险意识，建立健全风险防控机制，有效防范发票开具、取得、使用、保管等环节的风险。二、管理职责（一）财务部门职责1.负责制定和完善公司发票管理制度，指导和监督各部门发票管理工作。2.负责发票的购买、保管、开具、缴销等工作，确保发票安全。3.负责审核发票的真实性、合法性、完整性，对不符合规定的发票不予报销。4.定期对公司发票管理情况进行检查和总结，及时发现问题并提出改进措施。（二）业务部门职责1.负责本部门发票的取得、使用和保管工作，确保发票真实、合法、有效。2.按照财务部门要求，及时提供发票开具所需的相关信息和资料。3.配合财务部门做好发票管理的其他相关工作。（三）其他部门职责1.协助财务部门和业务部门做好发票管理工作，提供必要的支持和配合。2.对本部门涉及发票的事项进行监督和管理，确保发票使用合规。三、发票的购买与保管（一）发票购买1.财务部门指定专人负责发票购买工作，按照税务机关规定的时间和要求，及时办理发票领购手续。2.购买发票时，应如实填写发票领购簿，提供税务机关要求的相关资料，确保领购发票的种类、数量与实际经营需要相符。3.领购发票后，应及时核对发票号码、数量等信息，确保发票无误。如发现发票有误，应及时与税务机关联系处理。（二）发票保管1.设立专门的发票保管场所，配备必要的保险柜、防盗门窗等安全设施，确保发票存放安全。2.发票保管人员应妥善保管发票，按照发票种类、号码顺序进行存放，建立发票登记簿，详细记录发票的领购、开具、使用、作废、缴销等情况。3.定期对发票保管情况进行盘点，确保账实相符。如发现发票丢失、被盗等情况，应立即报告财务部门和税务机关，并采取相应的补救措施。四、发票的开具（一）开具要求1.销售商品、提供服务以及从事其他经营活动的单位和个人，对外发生经营业务收取款项，收款方应当向付款方开具发票；特殊情况下，由付款方向收款方开具发票。2.开具发票应当按照规定的时限、顺序、栏目，全部联次一次性如实开具，并加盖发票专用章。3.不得虚开发票，不得开具与实际经营业务情况不符的发票。（二）开具流程1.业务部门在发生经营业务需要开具发票时，应填写发票开具申请单，注明开票日期、客户名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、货物或应税劳务名称、规格型号、数量、单价、金额、税额等信息，并经部门负责人审核签字后，提交给财务部门。2.财务部门发票开具人员收到发票开具申请单后，应认真审核申请单上的各项信息，确保与实际经营业务相符。审核无误后，按照规定的发票开具系统进行开具，并打印发票。3.发票开具人员应将开具的发票联次按照规定顺序整理好，加盖发票专用章后，交给业务部门经办人员。业务部门经办人员应及时将发票交付给客户，并做好签收记录。（三）红字发票开具1.发生销货退回、开票有误、应税服务中止等情形但不符合发票作废条件，或者因销货部分退回及发生销售折让的，可以开具红字发票。2.开具红字发票时，应按照税务机关规定的程序进行操作，填写红字发票信息表，并经税务机关审核通过后，方可开具红字发票。3.红字发票应与对应的蓝字发票一一对应，红字发票的金额、税额应与蓝字发票的金额、税额相反。五、发票的取得（一）取得要求1.公司在购买商品、接受服务以及从事其他经营活动支付款项时，应当向收款方取得发票。取得发票时，不得要求变更品名和金额。2.取得的发票应是税务机关统一监制的正规发票，发票上应加盖发票专用章。3.不得取得虚开发票，不得取得与实际经营业务情况不符的发票。（二）取得流程1.业务部门在支付款项取得发票时，应要求收款方如实开具发票，并对发票的真实性、合法性、完整性进行审核。审核内容包括发票的名称、发票代码和号码、联次及用途、客户名称、开户银行及账号、商品名称或经营项目、计量单位、数量、单价、大小写金额、开票人、开票日期、开票单位（个人）名称（章）等。2.审核无误后，业务部门经办人员应在发票上签字确认，并及时将发票交给财务部门。财务部门收到发票后，应再次进行审核，审核通过后，方可作为报销凭证。3.如发现取得的发票不符合规定，财务部门应及时通知业务部门经办人员与收款方联系更换发票。如无法更换发票，财务部门有权拒绝报销该笔费用。六、发票的使用（一）使用范围公司取得的发票只能用于本公司生产经营活动中的合法支出，不得转借、转让、代开发票，不得自行扩大发票使用范围。（二）使用登记业务部门应建立发票使用登记簿，详细记录发票的使用情况，包括发票号码、开具日期、客户名称、金额、用途等信息。财务部门应定期对业务部门发票使用登记簿进行检查，确保发票使用合规。（三）作废发票管理1.开具发票后，如发生销货退回、开票有误、应税服务中止等情形，需要作废发票的，应按照税务机关规定的程序进行操作。2.作废发票时，应在发票各联次上加盖“作废”字样，并全联次留存。作废发票的号码应在发票使用登记簿中注明，同时在发票开具系统中进行作废处理。3.不得跨月或跨年度作废发票。如因特殊原因需要跨月或跨年度作废发票的，应按照税务机关规定的程序进行申请和审批。七、发票的缴销（一）缴销情形1.发票使用完毕后，应及时向税务机关办理发票缴销手续。2.因发票换版、改版、停用等原因，需要缴销旧版发票的，应按照税务机关规定的时间和要求进行缴销。3.发票丢失、被盗等情况下，应及时向税务机关报告，并按照税务机关要求进行缴销。（二）缴销流程1.财务部门发票保管人员应定期对已使用完毕的发票进行整理和核对，确保发票号码连续、开具内容完整、作废发票全联次留存。2.核对无误后，填写发票缴销申请表，注明缴销发票的种类、号码、数量、开具起止日期等信息，并加盖财务专用章。3.将发票缴销申请表及需缴销的发票一并提交给税务机关，经税务机关审核通过后，办理发票缴销手续。八、发票的检查与监督（一）内部检查1.财务部门应定期对公司发票管理情况进行内部检查，检查内容包括发票的购买、保管、开具、取得、使用、缴销等环节。2.内部检查可以采取定期检查和不定期抽查相结合的方式进行。定期检查每年至少进行一次，不定期抽查根据实际情况适时开展。3.对检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。整改完成后，应进行复查，确保问题得到彻底解决。（二）外部监督1.积极配合税务机关等相关部门对公司发票管理情况的监督检查，如实提供有关资料和信息。2.对税务机关等相关部门提出的问题和整改要求，应认真落实，及时整改，并将整改情况反馈给相关部门。九、责任追究（一）对违反发票管理规定行为的认定1.虚开发票、非法代开发票的。2.未按照规定开具、取得、使用、保管发票的。3.转借、转让、代开发票的。4.自行扩大发票使用范围的。5.未按照规定缴销发票的。6.其他违反发票管理规定的行为。（二）责任追究方式1.对违反发票管理规定的部门和个人，公