新票据使用管理办法

新票据使用管理办法一、总则（一）目的为加强公司票据使用管理，规范票据行为，防范票据风险，确保公司财务活动的合法、有序进行，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门在经济活动中涉及的各类票据的使用与管理，包括但不限于发票、收据、支票、汇票等。（三）基本原则1.合法性原则：票据的使用必须符合国家法律法规及税务部门的相关规定，确保票据来源合法、内容真实、开具规范。2.准确性原则：票据信息填写应准确无误，包括开票日期、客户名称、项目内容、金额、税率等，避免因信息错误导致的税务风险和经济纠纷。3.完整性原则：票据应保持完整，不得随意涂改、撕毁或丢失。如有作废票据，应按规定加盖“作废”章，并妥善保管。4.及时性原则：应及时开具和取得票据，按照规定的时间和程序进行票据的传递、审核和入账，确保财务信息的及时性和准确性。二、票据种类及使用规定（一）发票1.发票的种类公司使用的发票主要包括增值税专用发票、增值税普通发票、机动车销售统一发票等。2.发票的开具开票人员应根据实际业务情况，按照税务部门规定的开票要求，准确填写发票内容。确保发票上的信息与交易内容一致，不得虚开发票。开具发票时，应注意发票号码的连续性，避免跳号、重号等情况。对于增值税专用发票，应严格按照增值税专用发票开具规定进行开具，确保发票密码区清晰、准确，不得压线、错格。3.发票的取得采购人员在采购商品或接受服务时，应及时向销售方索取发票。取得的发票应符合国家规定，发票内容应完整、真实、有效。对于不符合规定的发票，如发票内容不完整、字迹模糊、未加盖发票专用章等，应及时要求销售方重新开具。4.发票的保管财务部门应设立专门的发票保管岗位，负责发票的日常保管工作。发票应存放在安全、干燥、通风的地方，防止发票被盗、丢失、损毁。已开具的发票存根联和发票登记簿，应按照税务部门规定的保存期限进行保管，不得擅自销毁。（二）收据1.收据的种类公司使用的收据主要包括收款收据、往来结算收据等。2.收据的开具收款人员在收取款项时，应向交款人开具收款收据。收款收据应如实填写收款日期、交款单位（个人）名称、收款事由、金额等内容，并加盖公司财务专用章。开具收据时，应注意收据号码的连续性，不得跳号、重号。3.收据的使用范围收款收据主要用于收取公司的各项收入，如销售货款、租金收入、押金等。往来结算收据主要用于公司与内部单位或个人之间的往来款项结算，如暂借款、代收代付款项等。4.收据的保管财务部门应定期对收据的使用情况进行核对，确保收据的开具与收款情况一致。已使用的收据存根联应按照规定的期限进行保管，不得随意丢弃。（三）支票1.支票的种类公司使用的支票主要包括现金支票、转账支票等。2.支票的领用因业务需要领用支票的人员，应填写支票领用申请表，注明领用日期、用途、金额等内容，并经部门负责人审核、财务负责人审批后，方可到财务部门领用支票。财务部门应按照支票领用申请表的内容，准确填写支票信息，并加盖公司财务专用章和法人章。3.支票的使用支票领用人员应妥善保管支票，不得将支票转借他人或用于其他用途。使用支票时，应按照支票填写规范进行填写，确保支票内容准确无误。支票的金额、收款人名称不得更改，如因特殊情况需要更改，应在更改处加盖预留银行印鉴。支票的付款期限为自出票日起10日内，超过付款期限的支票，银行不予受理。4.支票的报销支票领用人员应在支票使用完毕后，及时将支票存根、发票等相关凭证交回财务部门进行报销。财务部门应按照规定对支票报销凭证进行审核，审核无误后，办理报销手续。（四）汇票1.汇票的种类公司使用的汇票主要包括银行承兑汇票、商业承兑汇票等。2.汇票的开具因业务需要开具汇票的，应填写汇票开具申请表，注明汇票金额、付款人、收款人、出票日期等内容，并经部门负责人审核、财务负责人审批后，方可到银行办理汇票开具手续。财务部门应按照汇票开具申请表的内容，与银行核对汇票信息，确保汇票内容准确无误。3.汇票的背书转让如公司需要将汇票背书转让给其他单位或个人，应在汇票背面背书栏加盖公司财务专用章和法人章，并注明被背书人名称。背书转让的汇票，背书应连续，背书人应在汇票背面签章并记载被背书人名称。4.汇票的到期兑付汇票到期前，财务部门应及时与银行联系，办理汇票到期兑付手续。汇票到期兑付后，财务部门应及时进行账务处理，确保资金及时到账。三、票据的申请与审批（一）票据申请1.各部门因业务需要使用票据时，应填写票据使用申请表，详细注明票据种类、使用日期、金额、用途等信息。2.票据使用申请表应经部门负责人审核签字，确保申请事项真实、合理、合规。（二）票据审批1.财务部门收到票据使用申请表后，应按照公司财务审批流程进行审核。审核内容包括申请事项是否符合公司业务规定、票据金额是否合理、相关手续是否齐全等。2.对于金额较大或重要的票据申请，财务负责人应报公司分管领导审批；对于涉及重大经济事项的票据申请，应报公司总经理审批。3.经审批同意的票据申请，财务部门应按照规定及时提供票据，并做好相关登记工作。四、票据的开具与取得（一）票据开具1.开票人员应严格按照国家法律法规及公司规定开具票据，确保票据内容真实、准确、完整。2.开具发票时，应按照税务部门规定的开票系统进行操作，确保发票信息与实际业务一致。3.开具收据时，应加盖公司财务专用章，确保收据的真实性和有效性。（二）票据取得1.业务人员在取得票据时，应认真审核票据的真实性、合法性和完整性。对于不符合规定的票据，应及时要求对方重新开具。2.取得的发票应在规定的时间内进行认证或申报抵扣，确保公司税务合规。3.对于取得的票据，应及时交财务部门进行入账处理，不得擅自截留或挪用。五、票据的传递与交接（一）票据传递1.业务人员在取得票据后，应及时将票据传递给财务部门。传递过程中，应确保票据的安全，避免票据丢失或损坏。2.财务部门收到票据后，应及时进行审核和入账处理。对于需要进一步核实或审批的票据，应及时与相关部门或人员沟通协调。（二）票据交接1.财务部门内部各岗位之间进行票据交接时，应办理交接手续，填写票据交接清单，注明交接日期、票据种类、数量、金额等信息。2.交接双方应签字确认，确保票据交接的准确性和完整性。如有票据丢失或损坏，应及时查明原因，并追究相关人员的责任。六、票据的审核与入账（一）票据审核1.财务部门应设立专门的票据审核岗位，负责对各类票据进行审核。审核内容包括票据的真实性、合法性、完整性、准确性等。2.审核人员应认真核对票据上的各项信息，如开票日期、客户名称、项目内容、金额、税率等，确保与实际业务相符。3.对于不符合规定的票据，审核人员应及时提出整改意见，要求相关人员重新开具或补充相关资料。（二）票据入账1.经审核无误的票据，财务人员应按照公司财务制度及时进行入账处理。入账时，应确保会计凭证的编制准确、规范，会计科目使用正确。2.对于涉及资金收付的票据，应及时登记银行存款日记账或现金日记账，确保资金收支的准确性和及时性。七、票据的保管与销毁（一）票据保管1.财务部门应设立专门的票据保管仓库或专柜，对各类票据进行分类存放。票据应按照票据种类、号码顺序进行排列，便于查找和管理。2.票据保管人员应定期对票据进行盘点，确保票据的数量、金额与账册记录一致。如有差异，应及时查明原因，并进行调整。3.票据保管仓库或专柜应具备安全防护设施，如防火、防盗、防潮、防虫等，确保票据的安全。（二）票据销毁1.对于已超过保存期限或因其他原因需要销毁的票据，财务部门应填写票据销毁申请表，注明票据种类、号码、数量、销毁原因等信息。2.票据销毁申请表应经财务负责人审核、公司分管领导审批后，方可进行票据销毁。3.票据销毁时，应指定专人负责监销，确保票据销毁过程的合规性和真实性。销毁后，监销人员应在票据销毁清单上签字确认。八、票据风险防范与监督检查（一）票据风险防范1.加强对票据使用人员的培训，提高其风险意识和业务水平，确保票据使用规范、准确。2.建立健全票据风险预警机制，及时发现和处理票据使用过程中的异常情况，防范票据风险。3.加强与银行、税务等相关部门的沟通协调，及时了解票据管理的最新政策和法规，确保公司票据管理工作符合要求。（二）监督检查1.公司内部审计部门应定期对票据使用管理情况进行监督检查，检查内容包括票据的申请、审批、开具、取得、传递、交接、审核、入账、保管、销毁等环节。2.对于检查中发