贵阳档案管理办法

贵阳档案管理办法一、总则（一）目的与宗旨为加强贵阳市各类档案的科学管理，有效保护和利用档案资源，服务经济社会发展，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合本市实际，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于贵阳市行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织（以下统称单位）以及个人形成的，对国家和社会具有保存价值或者应当保密的各种门类和载体的档案管理活动。（三）基本原则档案管理工作遵循统一领导、分级管理，维护档案完整与安全，便于社会各方面利用的原则。（四）职责分工贵阳市档案行政管理部门主管全市档案工作，对全市档案事业实行统筹规划、组织协调、监督和指导。各单位负责本单位档案工作，并接受同级档案行政管理部门的监督和指导。二、档案的形成与收集（一）文件材料的形成各单位应建立健全文件材料形成、积累、整理和归档制度，确保文件材料的齐全、完整、准确、系统。在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，由承办部门或承办人员负责收集、整理，交本单位档案部门集中管理。（二）归档范围1.反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。2.本单位工作中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。3.本单位需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料，下级机关报送的重要文件材料。4.其他对本单位具有查考价值的文件材料。具体归档范围按照国家档案局制定的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》以及各行业相关标准执行。（三）归档时间1.文书档案一般在次年上半年归档。2.科技档案、会计档案等应在项目结束或年度终了后按规定及时归档。3.电子档案应与纸质档案同步归档，并保证两者内容的一致性。（四）收集要求1.档案部门应定期对各部门文件材料的收集情况进行检查和指导，确保应归档文件材料及时、完整地收集到档案部门。2.对重大活动、重要项目形成的档案，档案部门应提前介入，进行全程跟踪收集，确保档案的齐全、完整。3.涉及国家秘密的文件材料，应按照国家保密规定进行收集、整理和保管，严格执行保密制度。三、档案的整理与分类（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.文书档案应按照年度、机构（问题）、保管期限进行分类整理，编制归档文件目录。2.科技档案应按照项目、专业进行分类整理，建立档案案卷，编制卷内目录、备考表等。3.会计档案应按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行整理，装订成册，编制会计档案保管清册。4.电子档案应按照其存储格式和内容进行分类整理，建立电子档案数据库，并进行有效的标识和管理。（三）分类标准1.文书档案分类应符合《归档文件整理规则》的要求，保管期限分为永久、定期（30年、10年）。2.科技档案分类应结合本单位实际，按照科研项目、产品型号、工程建设等类别进行划分。3.会计档案分类应按照《会计档案管理办法》的规定执行。4.电子档案分类应与纸质档案分类相对应，便于查找和利用。四、档案的保管（一）保管场所1.各单位应设置专门的档案库房，档案库房应符合防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等要求。2.档案库房应配备必要的设施设备，如温湿度调节设备、消防设备、防虫药品、防盗报警装置等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒。（二）保管期限档案保管期限分为永久、长期、短期三种。永久保管的档案是对国家和社会具有重大保存价值的档案；长期保管的档案是保管期限为30年的档案；短期保管的档案是保管期限为10年的档案。具体保管期限按照国家档案局制定的相关规定执行。（三）档案鉴定1.各单位应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由档案部门会同有关部门组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。2.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间、可靠程度等因素，确定档案的存毁。对失去保存价值的档案，应编制销毁清册，报经本单位负责人批准后销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁过程的安全和档案信息的保密。监销人应在销毁清册上签字，并注明销毁日期。（四）档案保管制度1.建立健全档案库房管理制度，明确档案管理人员的职责，严格执行档案出入库登记制度。2.对档案进行定期检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，确保档案的完整和可读。4.加强对电子档案的保管，定期进行数据备份，防止数据丢失。五、档案的利用（一）利用原则档案利用应遵循合法、合理、安全、保密的原则，在确保档案安全的前提下，为社会各方面提供优质高效的服务。（二）利用范围1.本单位工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅、借阅档案，应按照规定办理相关手续。3.公民、法人和其他组织因特殊需要查阅、利用档案，应按照国家有关规定办理审批手续。（三）利用手续1.本单位工作人员查阅、借阅档案，应填写查阅、借阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案部门办理查阅、借阅手续。2.外单位查阅、借阅档案，应持单位介绍信，注明查阅、借阅的目的、范围和期限，经档案部门负责人批准后，办理查阅、借阅手续。3.公民、法人和其他组织查阅、利用档案，应持有效身份证件，填写查阅申请表，经档案行政管理部门批准后，到指定的档案部门查阅、利用。（四）利用方式1.档案部门应设立专门的查阅场所，为利用者提供必要的设备和条件。利用者可在查阅场所查阅、摘抄、复印档案。2.对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行利用，不得擅自扩大利用范围，不得泄露档案内容。3.档案部门可根据利用者的需求，提供档案数字化副本，方便利用者远程查阅。（五）利用反馈档案部门应建立档案利用反馈机制，及时了解利用者对档案利用工作的意见和建议，不断改进服务质量。对利用档案过程中发现的问题，应及时进行处理，并做好记录。六、档案的信息化建设（一）建设目标推进档案信息化建设，实现档案管理的数字化、网络化、智能化，提高档案管理效率和服务水平，为经济社会发展提供更加便捷高效的档案信息服务。（二）基础设施建设1.各单位应加强档案信息化基础设施建设，配备必要的计算机、服务器、存储设备、网络设备等硬件设施。2.建立档案数字化加工场所，配备档案数字化加工设备，如扫描仪、图像处理软件等，确保档案数字化工作的顺利开展。（三）档案数字化1.按照国家档案局制定的《纸质档案数字化技术规范》等标准，对馆藏档案进行数字化加工，将纸质档案转化为电子档案。2.档案数字化过程中，应确保档案内容的准确、完整，图像清晰可读，数据安全可靠。3.建立档案数字化质量管理体系，对档案数字化工作进行全程质量控制，确保数字化档案的质量。（四）电子档案管理系统建设1.各单位应建立电子档案管理系统，实现电子档案的收集、整理、存储、检索、利用等功能。2.电子档案管理系统应具备权限管理、安全审计、数据备份与恢复等功能，确保电子档案的安全和保密。3.电子档案管理系统应与本单位办公自动化系统、业务系统等进行有效对接，实现档案信息资源的共享和利用。（五）档案信息化安全保障1.加强档案信息化安全管理，建立健全安全管理制度和技术措施，确保档案信息系统的安全稳定运行。2.对档案信息系统进行定期安全检查和评估，及时发现和处理安全隐患。3.加强对档案管理人员的信息化安全培训，提高安全意识和操作技能。4.做好档案信息的备份工作，定期将电子档案数据备份到磁带、光盘等存储介质上，并异地存放，确保数据的安全可靠。七、监督与检查（一）监督检查主体贵阳市档案行政管理部门负责对全市档案管理工作进行监督检查。各单位应加强对本单位档案工作的内部监督检查。（二）监督检查内容1.档案法律法规和行业标准的执行情况。2.档案管理制度的建立和执行情况。3.档案的形成、收集、整理、保管、利用等工作情况。4.档案信息化建设情况。（三）监督检查方式1.定期检查与不定期抽查相结合。档案行政管理部门每年对各单位档案工作进行一次定期检查，不定期对重点单位、重点项目的档案工作进行抽查。2.专项检查。根据档案工作的实际情况，针对档案管理中的突出问题，开展专项检查。3.自查与互查相结合。各单位应定期开展档案工作自查，同时可组织本系统内单位进行互查，相互学习，共同提高档案管理水平。（四）检查结果处理1.对监督检查中