部门协查管理办法

部门协查管理办法一、总则（一）目的为规范公司各部门之间的协查工作，提高工作效率，确保各项业务的顺利开展，依据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部各部门之间涉及业务协作、信息查询、调查核实等协查工作的管理。（三）基本原则1.依法合规原则协查工作必须严格遵守国家法律法规、行业标准以及公司的各项规章制度，确保协查行为合法、合规、有效。2.高效协作原则各部门应树立全局意识，积极主动配合协查工作，提高工作效率，避免推诿扯皮，确保协查任务及时、准确完成。3.信息保密原则在协查过程中涉及的各类信息，包括但不限于业务数据、客户资料、内部文件等，协查部门及人员应严格保密，不得泄露给无关人员。二、协查主体与职责（一）发起部门1.负责提出协查需求，明确协查事项的内容、目的、要求及时间节点等。2.向协查部门提供与协查事项相关的必要资料和信息，协助协查部门开展工作。3.跟踪协查进度，及时与协查部门沟通协调，确保协查工作按计划进行。4.对协查结果进行分析、评估和应用，将协查结果反馈至相关部门或岗位。（二）协查部门1.接到协查通知后，应及时安排专人负责协查工作，明确协查责任人。2.根据发起部门提供的资料和信息，开展调查核实工作，收集相关证据和资料。3.在规定时间内完成协查任务，向发起部门提交详细、准确的协查报告，报告内容应包括协查过程、结果及相关建议等。4.对协查过程中发现的问题或异常情况，及时与发起部门沟通，并协助采取相应的措施进行处理。（三）监督部门1.负责对协查工作进行全程监督，确保协查工作按照本办法及相关规定执行。2.对协查过程中出现的违规行为进行纠正和处理，对相关责任部门和人员提出问责建议。3.定期对协查工作进行总结和评估，分析存在的问题，提出改进措施和建议，不断完善协查工作机制。三、协查流程（一）协查发起1.发起部门根据工作需要，填写《部门协查申请表》，详细说明协查事项的背景、目的、内容、要求及时间节点等，并附上相关资料和信息。2.《部门协查申请表》经发起部门负责人审核签字后，提交至监督部门进行审批。3.监督部门对协查申请进行审批，重点审查协查事项的必要性、合规性及可行性等。如申请通过，监督部门在申请表上签字盖章，并将申请表返还发起部门；如申请不通过，应明确原因，退回发起部门重新修改或补充相关材料。（二）协查通知1.发起部门将经审批通过的《部门协查申请表》复印一份留存，原件交至协查部门，并以书面或电子形式向协查部门发出协查通知。2.协查通知应明确协查事项的具体内容、要求、时间节点及协查责任人等信息，确保协查部门能够准确理解协查任务。（三）协查实施1.协查部门接到协查通知后，应立即安排协查责任人开展工作。协查责任人应认真研究协查事项，制定详细的协查工作计划，明确工作步骤、方法及时间安排等。2.协查责任人根据协查工作计划，通过查阅文件资料、实地走访、调查询问、数据分析等方式，收集与协查事项相关的证据和资料。在协查过程中，如需其他部门协助，应及时与相关部门沟通协调，获取必要的支持和配合。3.协查责任人应对收集到的证据和资料进行整理、分析和归纳，确保其真实性、完整性和关联性。如发现证据不足或存在疑问，应及时补充调查或与发起部门沟通核实。（四）协查报告1.协查责任人在完成协查工作后，应及时撰写协查报告。协查报告应内容详实、逻辑清晰、结论明确，包括协查过程、结果及相关建议等部分。2.协查报告应经协查部门负责人审核签字后，提交至发起部门。如协查结果涉及多个部门或存在重大问题，协查部门应组织相关人员进行讨论研究，确保报告内容的准确性和客观性。3.发起部门收到协查报告后，应对报告内容进行认真审核。如对报告内容有疑问或异议，应及时与协查部门沟通协商，要求协查部门进行补充说明或重新核实。（五）协查反馈1.发起部门根据协查报告的结果，将协查结果反馈至相关部门或岗位，并根据实际情况采取相应的措施进行处理。如协查结果对业务决策、工作推进等具有重要影响，发起部门应及时向公司领导汇报。2.协查部门应跟踪协查结果的应用情况，了解发起部门对协查结果的反馈意见。如发现协查结果在应用过程中存在问题或需要进一步完善相关工作，协查部门应积极协助发起部门进行改进。四、协查工作的沟通与协调（一）建立定期沟通机制1.发起部门与协查部门应建立定期沟通机制，每周至少召开一次协查工作沟通会，汇报协查工作进展情况，协调解决工作中存在的问题。2.沟通会应由发起部门或协查部门牵头组织，参会人员包括双方协查工作负责人及相关工作人员。会议应形成纪要，明确会议讨论的主要内容、工作安排及责任分工等，参会人员应签字确认。（二）及时沟通协调1.在协查过程中，如遇重大问题或紧急情况，协查部门应及时与发起部门沟通协调，共同研究解决方案。必要时，可组织相关部门进行专题会议，集中讨论解决问题。2.对于涉及多个部门的协查事项，发起部门应主动牵头协调各相关部门之间的工作，明确各部门的职责分工，确保协查工作顺利进行。（三）信息共享与交流1.发起部门与协查部门应建立信息共享平台，及时共享与协查事项相关的各类信息，包括文件资料、数据报表、调查结果等。信息共享平台应确保信息的安全性和保密性，防止信息泄露。2.双方应加强信息交流与沟通，及时反馈工作进展情况和存在的问题。对于工作中发现的共性问题或经验教训，应及时进行总结分享，不断提高协查工作的质量和效率。五、协查工作的监督与考核（一）监督检查1.监督部门应定期对协查工作进行监督检查，检查内容包括协查流程的执行情况、协查报告的质量、信息保密情况等。2.监督检查可采取查阅资料、实地走访、问卷调查、听取汇报等方式进行。对于发现的问题，监督部门应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.建立协查工作考核评价机制，对各部门的协查工作进行量化考核评价。考核评价指标包括协查任务完成率、协查报告质量、沟通协调情况、信息保密情况等。2.考核评价结果将作为部门绩效考核的重要依据，与部门及个人的绩效奖金、晋升晋级等挂钩。对于协查工作表现优秀的部门和个人，公司将给予表彰和奖励；对于协查工作不力、存在违规行为的部门和个人，公司将视情节轻重给予批评教育、扣减绩效奖金、问责等处理。六、协查工作的信息保密（一）保密责任1.参与协查工作的所有人员均负有信息保密责任，应严格遵守公司的保密制度，不得泄露在协查过程中获取的任何信息。2.协查部门负责人为协查工作信息保密的第一责任人，应对本部门协查人员的保密工作进行监督和管理，确保保密措施落实到位。（二）保密措施1.对涉及协查工作的文件资料、数据信息等应进行严格的分类管理，明确保密级别，并采取相应的保密措施，如加密存储、限制访问权限等。2.在协查过程中，如需使用外部办公场所或设备，应确保其安全性和保密性。如涉及敏感信息，应采取必要的加密传输或存储措施，防止信息泄露。3.协查人员在工作期间应妥善保管好与协查工作相关的文件资料和信息载体，不得随意丢弃或转借他人。工作结束后，应及时将相关资料和信息载体归还至指定部门，并办理交接手续。（三）保密教育与培训1.公司应定期组织协查人员参加保密教育与培训，提高协查人员的保密意识和技能。保密教育与培训内容应包括国家保密法律法规、公司保密制度、信息安全知识等。2.新入职的协查人员应在入职后一周内参加保密教育与培训，并签订保密承诺书。未经保密教育与培训或未签订保密承诺书的人员，不得参与协查工作。（四）违规处理1.如发现协查人员违反信息保密规定，泄露协查工作相关信息，公司将视情节轻重给予严肃处理，包括但不限于批评教育、扣减绩效奖金、解除劳