询价业务管理办法

询价业务管理办法一、总则（一）目的为规范公司询价业务管理，确保询价过程的公正、透明、高效，有效控制采购成本，保障公司利益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部各部门涉及物资采购、服务采购等各类询价业务活动。（三）基本原则1.合法性原则：询价业务必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保各项操作合法合规。2.公正性原则：询价过程应客观公正，不受任何部门或个人的不当影响，保证所有参与询价的供应商享有平等的机会。3.透明性原则：询价信息、流程及结果应保持公开透明，便于监督和管理。4.效益性原则：在保证采购物资和服务质量的前提下，通过合理询价，降低采购成本，提高公司经济效益。二、询价业务流程（一）需求提出1.各部门根据业务需要，填写《询价需求申请表》，详细说明所需物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间、服务期限等内容。2.申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）询价准备1.采购部门接到询价需求后，对需求进行初步评估，确认需求的合理性和完整性。2.根据需求信息，收集相关市场信息，包括供应商名录、产品价格、质量情况、售后服务等，建立询价信息库。3.确定询价方式，询价方式可分为公开询价、邀请询价等，具体方式根据采购项目的特点和要求确定。（三）询价实施1.公开询价在公司内部网站、行业媒体等平台发布询价公告，明确询价项目的基本信息、要求及供应商应提交的报价文件内容等。公告发布时间不得少于规定的工作日，以确保有足够的时间让潜在供应商获取信息并准备报价。设立询价邮箱或指定接收地点，接收供应商的报价文件。2.邀请询价从询价信息库中筛选出符合要求的若干家供应商，向其发出《询价邀请函》。《询价邀请函》应详细说明询价项目的具体内容、要求、报价截止时间等关键信息。跟踪确认供应商是否收到邀请函，并提醒其按时提交报价文件。（四）报价文件接收与整理1.采购部门在报价截止时间后，及时接收供应商的报价文件，并进行登记。2.对报价文件进行初步审查，检查文件的完整性、合规性，如报价单签字盖章是否齐全、报价内容是否清晰明确等。3.将审查合格的报价文件进行整理，按照供应商名称、询价项目等进行分类归档。（五）询价评审1.成立询价评审小组，成员包括采购部门代表、相关技术专家、财务人员等。评审小组人数应符合相关规定，一般为奇数，以确保评审结果的公正性。2.评审小组对报价文件进行详细评审，评审内容包括报价金额、产品质量、交货期、售后服务、供应商信誉等方面。3.采用综合评分法或最低价法进行评审。综合评分法应根据各项评审因素设定合理的分值权重，对供应商进行量化打分，得分最高者为成交候选供应商；最低价法是以满足询价文件要求且报价最低的供应商为成交候选供应商。具体评审方法应在询价文件中明确规定。4.评审小组应出具评审报告，详细记录评审过程、各供应商的评审情况及推荐的成交候选供应商名单等内容。评审报告应由评审小组成员签字确认。（六）结果确定与审批1.根据评审报告，采购部门确定成交供应商，并将成交结果通知相关部门和供应商。2.成交结果应在公司内部进行公示，公示期不得少于规定的工作日，接受公司内部监督。3.如无异议，将成交结果报公司领导审批。审批通过后，与成交供应商签订采购合同。（七）合同签订与执行1.采购部门负责起草采购合同，合同内容应明确双方的权利义务、物资或服务的规格数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款，确保合同条款符合询价结果和公司利益。2.合同经双方签字盖章后生效。采购部门应跟踪合同执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。3.物资到货后，采购部门应组织相关部门进行验收。验收合格后，办理入库手续；如验收不合格，应及时与供应商沟通协商解决，直至达到验收标准或采取相应的补救措施。三、询价业务相关职责（一）采购部门职责1.负责询价业务的组织实施，包括需求收集、询价准备、询价实施、报价文件接收与整理、评审组织、结果确定与合同签订等工作。2.建立和维护询价信息库，收集、整理和更新供应商信息及市场价格信息。3.协调与其他部门在询价业务中的沟通与协作，及时反馈询价进展情况和结果。4.对询价业务过程中出现的问题进行分析和处理，不断完善询价业务流程和管理办法。（二）需求部门职责1.准确提出询价需求，确保需求信息的完整性和准确性。2.参与询价过程中的技术评审和商务谈判，提供技术支持和业务指导。3.协助采购部门进行供应商选择和合同执行监督，对采购物资和服务的质量、使用效果等进行评价。（三）评审小组职责1.按照询价文件规定的评审方法和标准，对报价文件进行客观、公正的评审。2.向采购部门提供专业的评审意见和建议，确保成交供应商的选择符合公司利益和采购要求。3.对评审过程和结果负责，严格遵守评审纪律，保守评审过程中的商业秘密。（四）财务部门职责1.参与询价评审工作，从财务角度对报价文件进行审核，评估采购成本和效益。2.协助采购部门制定合理的付款方式和结算流程，确保公司资金安全和合理使用。3.对采购合同的财务条款进行审核，监督合同执行过程中的财务事项。四、询价业务监督与管理（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对询价业务进行审计监督，检查询价流程是否合规、评审过程是否公正、合同执行是否到位等情况。2.设立举报邮箱和举报电话，接受公司员工对询价业务中违规行为的举报。对举报信息进行及时调查核实，如情况属实，依法依规严肃处理相关责任人。（二）供应商管理1.建立供应商评价机制，定期对供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格等方面进行评价。评价结果作为供应商后续合作的重要依据，对于表现不佳的供应商，采取警告、暂停合作、取消合作资格等措施。2.加强对供应商的动态管理，及时更新供应商信息库，淘汰不合格供应商，引入优质供应商，保持供应商队伍的稳定性和竞争力。（三）档案管理1.采购部门负责建立询价业务档案，对询价过程中产生的各类文件和资料进行分类归档，包括询价需求申请表、询价公告、报价文件、评审报告、采购合同等。2.询价业务档案应妥善保管，保存期限按照公司档案管理规定执行，以便于查询和追溯。五、询价业务风险防控（一）合规风险1.加强对国家法律法规和行业标准的学习与培训，确保询价业务操作符合相关规定。2.在询价文件和采购合同中明确双方的权利义务和法律责任，避免法律纠纷。3.定期对询价业务进行合规性审查，及时发现和纠正潜在的合规问题。（二）市场风险1.密切关注市场动态，及时收集市场价格信息和供应商信息，分析市场变化趋势，为询价业务提供参考依据。2.与多家供应商建立长期合作关系，分散采购风险，避免因单一供应商出现问题而影响公司正常生产经营。3.在询价过程中，充分考虑市场波动因素，合理确定采购价格和交货期，降低市场风险对公司采购成本和生产进度的影响。（三）操作风险1.制定详细的询价业务操作流程和规范，明确各环节的操作要求和责任人，确保询价业务有序进行。2.加强对询价业务人员的培训和考核，提高其业务水平和风险意识，避免因操作失误导致询价业务出现问题。3.建立询价业务风险预警机制，对询价过程中的关键环节和风险点进行实时监控，及时发现和处理潜在的操作风险。六、附则（一）解释权本办法由公司采购