江西印章管理办法

江西印章管理办法一、总则（一）目的为加强江西印章管理，维护公司/组织正常运营秩序，保障公司/组织合法权益，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于江西地区本公司/组织及其所属各部门、分支机构、子公司等所使用的各类印章，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法人章、业务专用章等。（三）基本原则1.依法依规原则印章的刻制、使用、保管等必须严格遵守国家法律法规及行业规范，确保印章使用的合法性和规范性。2.分级管理原则根据印章的重要性和使用范围，实行分级管理，明确各级管理职责，确保印章管理责任落实到人。3.安全保密原则加强印章的安全防范措施，确保印章存放安全、使用过程保密，防止印章被盗用、冒用、伪造等情况发生。二、印章的刻制（一）刻制申请1.各部门因工作需要刻制印章的，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格、数量等信息，并经部门负责人签字确认后，报公司/组织办公室审核。2.办公室根据工作实际需求，对申请事项进行审核，审核通过后报公司/组织法定代表人审批。（二）刻制审批公司/组织法定代表人对印章刻制申请进行审批，审批通过后方可进行印章刻制。对于涉及公司/组织重要事项或具有较高风险的印章刻制，需经公司/组织领导班子集体研究决定。（三）刻制要求1.印章刻制必须选择具有合法资质的印章制作单位，确保印章质量符合国家标准。2.印章刻制单位应严格按照公司/组织提供的印章样式、规格、材质等要求进行制作，不得擅自更改。3.印章刻制完成后，制作单位应向公司/组织提供印章印模、《印章刻制证明》等相关资料，并在规定时间内将印章交付公司/组织。（四）印章启用1.新印章启用前，办公室应进行登记备案，记录印章名称、规格、启用日期、保管人等信息。2.办公室应将新印章启用信息及时通知相关部门和人员，并组织开展印章使用培训，确保相关人员熟悉印章使用规定和流程。3.新印章启用后，原印章同时废止，办公室应及时收回废止印章，并进行妥善保管或销毁处理。三、印章的使用（一）使用范围1.公章用于公司/组织对外正式文件、信函、合同、协议、证明等的签署，代表公司/组织行使职权。2.合同专用章用于公司/组织签订各类经济合同、业务合同等，明确合同双方权利义务关系。3.财务专用章用于公司/组织财务结算、票据开具、资金收付等财务相关业务，确保财务工作的准确性和规范性。4.法人章用于公司/组织法定代表人在特定文件、票据、合同等上的签字盖章，代表法人行使职权。5.业务专用章用于公司/组织各业务部门在开展特定业务活动时所涉及的文件、资料、报表等的盖章确认，如销售专用章、采购专用章、项目专用章等。（二）使用流程1.用印申请使用印章时，应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称及份数、用印时间、用印人等信息，并经部门负责人签字确认。2.审核审批根据用印事项的性质和重要程度，按照分级管理原则进行审核审批。一般事项由部门负责人审核后报分管领导审批；重要事项或涉及公司/组织重大利益的事项，需经公司/组织法定代表人审批。3.用印登记办公室印章管理人员对审核审批通过的用印申请进行登记，记录用印时间、用印事项、用印文件名称及份数、用印人等信息，并留存《印章使用申请表》。4.用印盖章印章管理人员按照审核审批意见，在规定文件或材料上加盖印章，并确保印章加盖清晰、端正。5.用印文件留存用印完成后，印章管理人员应将用印文件留存一份，按照档案管理规定进行妥善保管，以备查阅。（三）特殊情况用印1.紧急情况下，如因时间紧迫无法按照正常流程进行用印申请和审批的，用印人应电话请示相关领导同意后先行用印，并在事后及时补办用印申请和审批手续。2.对于异地用印的情况，原则上应通过邮寄或专人送达等方式将用印文件寄回公司/组织进行用印。如确因特殊原因无法寄回的，可由用印人在当地选择具有合法资质的印章刻制单位按照公司/组织提供的印章样式进行临时用印，并在事后及时将用印情况报告公司/组织办公室。（四）禁止使用印章的情况1.未经审核审批同意的文件、材料不得使用印章。2.涉及违法违规、损害公司/组织利益或不符合公司/组织规定的事项不得使用印章。3.空白纸张、空白合同、空白介绍信等不得加盖印章。四、印章的保管（一）保管责任1.公司/组织办公室负责公司/组织各类印章的统一保管，并指定专人负责印章保管工作。2.各部门使用的业务专用章，由部门负责人指定专人保管，并报办公室备案。3.印章保管人应严格履行印章保管职责，确保印章安全存放，不得擅自将印章交予他人保管或使用。（二）保管方式1.印章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，并设置密码锁或钥匙锁，确保印章存放安全。2.对于重要印章，如公章、合同专用章、财务专用章等，应实行双人保管制度，由两名印章保管人分别保管保险柜或保管箱的钥匙，使用印章时必须两人同时在场。（三）保管环境印章保管场所应保持清洁、干燥、通风良好，避免印章受潮、生锈或损坏。同时，应配备必要的安全防范设施，如监控设备、报警装置等，确保印章保管安全。（四）印章交接1.印章保管人因工作调动、离职等原因需要交接印章的，应提前办理印章交接手续。交接时，双方应在《印章交接清单》上签字确认，详细记录印章名称、规格、数量、交接时间、交接人等信息。2.办公室应派人监交印章交接过程，确保印章交接手续完整、规范。交接完成后，《印章交接清单》一式三份，交接双方各执一份，办公室留存一份。五、印章的停用与销毁（一）停用情形1.因公司/组织名称变更、机构调整、业务终止等原因，原印章不再使用的。2.印章损坏、遗失或被盗用、冒用、伪造等需要更换印章的。3.其他原因需要停用印章的。（二）停用程序1.印章使用部门或保管人发现印章需要停用时，应及时填写《印章停用申请表》，说明停用原因，并经部门负责人签字确认后，报办公室审核。2.办公室审核通过后，报公司/组织法定代表人审批。审批通过后，办公室应及时通知相关部门和人员印章停用事宜，并收回停用印章。（三）销毁程序1.对于停用的印章，原则上应进行销毁处理。销毁前，办公室应填写《印章销毁申请表》，详细说明印章名称、规格、数量、停用原因、销毁方式等信息，并经公司/组织法定代表人审批。2.审批通过后，办公室应选择具有合法资质的销毁单位进行印章销毁，并在销毁过程中进行现场监督，确保印章销毁彻底、安全。3.印章销毁完成后，销毁单位应出具《印章销毁证明》，办公室将《印章销毁申请表》、《印章销毁证明》等相关资料存档保管。六、监督检查与责任追究（一）监督检查1.公司/组织办公室负责定期对印章管理情况进行监督检查，检查内容包括印章刻制、使用、保管、停用与销毁等环节的合规性、安全性等。2.审计部门负责对印章管理情况进行不定期审计监督，重点检查印章使用的真实性、合理性、合法性以及印章保管的安全性等。3.各部门应配合公司/组织办公室和审计部门的监督检查工作，如实提供印章管理相关资料和信息。（二）责任追究1.对于违反本办法规定，擅自刻制、使用、保管印章或造成印章被盗用、冒用、伪造等情况的，公司/组织将视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、警告、罚款、降职、撤职