案件证据管理办法

案件证据管理办法一、总则（一）目的为了加强公司案件证据管理，规范证据的收集、固定、保管、使用等流程，确保公司在各类案件中能够有效运用证据维护自身合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门在处理各类民事、刑事、行政案件过程中涉及的证据管理工作。（三）基本原则1.合法性原则证据的收集、固定、保管、使用等活动必须严格遵守国家法律法规的规定，确保证据来源合法、形式合法、取得方式合法。2.真实性原则证据应真实、客观地反映案件事实，不得伪造、篡改证据。3.关联性原则所收集的证据应与案件事实具有直接或间接的关联性，能够证明案件的关键事实和争议焦点。4.完整性原则证据的收集应全面、完整，涵盖案件相关的各个方面，避免遗漏重要证据。二、证据管理职责分工（一）案件承办部门1.负责案件证据的具体收集、整理、初步审查等工作。2.按照本办法的要求，及时将收集到的证据移交证据管理部门。3.在案件处理过程中，配合证据管理部门做好证据的补充、完善等工作。（二）证据管理部门1.制定和完善证据管理制度、流程和标准。2.负责接收、保管案件承办部门移交的证据，建立证据档案。3.对接收的证据进行形式审查和分类登记，确保证据的完整性和准确性。4.协助案件承办部门对证据进行分析、评估，提供专业的证据管理建议。5.根据案件需要，按照规定程序提供和使用证据。（三）法务部门1.从法律专业角度对证据的合法性、关联性等进行审查，为证据管理工作提供法律指导。2.参与重大、复杂案件证据的收集、分析和论证工作，协助制定证据策略。3.在诉讼等法律程序中，负责证据的提交、质证等工作。（四）其他相关部门根据案件需要，配合案件承办部门提供相关证据或信息，协助做好证据管理工作。三、证据的收集（一）收集主体案件承办部门负责组织实施证据收集工作，必要时可会同法务部门、证据管理部门及其他相关部门共同进行。（二）收集范围1.与案件事实相关的书证，如合同、协议、文件、票据、信函等。2.物证，如产品、设备、工具、痕迹等。3.视听资料，如录音、录像、照片、电子数据等。4.证人证言，包括当事人陈述、证人的书面证言或口头证言。5.鉴定意见，如法医鉴定、物证鉴定、审计鉴定等。6.勘验笔录、现场笔录等。（三）收集方法1.查阅、复制相关文件、资料。2.询问当事人、证人，并制作询问笔录。3.现场勘查、检验，制作勘查笔录、检验报告。4.委托专业机构进行鉴定、审计等。5.通过合法途径收集视听资料、电子数据等。（四）收集要求1.收集证据时，应制作详细的证据收集清单，注明证据名称、来源、收集时间、收集人等信息。2.对收集到的证据应及时进行固定，确保证据的真实性和完整性。对于书证，可采取复印、拍照、扫描等方式；对于物证，应妥善保管，并制作物证清单；对于视听资料和电子数据，应进行备份，并注明制作方法、制作时间、制作人等信息。3.收集证据过程中，应注意保护他人的商业秘密、个人隐私等合法权益。4.对于可能灭失或以后难以取得的证据，案件承办部门应及时向证据管理部门提出证据保全申请，由证据管理部门按照规定程序办理证据保全手续。四、证据的固定（一）固定原则证据固定应遵循原始性、完整性、真实性的原则，确保固定后的证据能够准确反映案件事实。（二）固定方式1.书证的固定对于书证，应尽可能收集原件。如无法取得原件，可收集与原件核对无误的复印件，并由原件保存单位或个人在复印件上注明“与原件核对无误”字样，加盖公章或签名。2.物证的固定对于物证，应拍照、录像或制作详细的物证清单，记录物证的名称、规格、型号、数量、特征、存放地点等信息。对于易腐烂、变质或不宜长期保存的物证，可在拍照、录像后进行封存，并注明封存时间、封存人等信息。3.视听资料的固定对于视听资料，应确保其原始性和完整性。可采取复制、刻录等方式进行固定，并注明录制时间、录制地点、录制人等信息。对于视听资料中的声音，应同时附上文字记录。4.电子数据的固定对于电子数据，应采取备份、打印等方式进行固定，并注明电子数据的来源、存储介质、提取时间、提取人等信息。同时，应对电子数据的完整性和真实性进行校验，可采用哈希值校验等方法。5.证人证言的固定对于证人证言，应及时制作询问笔录，并由证人签字确认。询问笔录应详细记录证人的基本情况、与案件的关系、证人知晓的案件事实等内容。对于证人的书面证言，应要求证人在证言上签字，并注明出具时间。（三）固定程序1.证据收集人员在收集证据后，应及时按照上述固定方式对证据进行固定。2.证据固定后，证据收集人员应将固定后的证据及证据收集清单一并移交证据管理部门。3.证据管理部门在接收证据时，应对证据的固定情况进行审查，如发现证据固定不符合要求，应及时通知案件承办部门进行补充或重新固定。五、证据的保管（一）保管主体证据管理部门负责案件证据的保管工作。（二）保管方式1.建立专门的证据档案室或证据保管区域，配备必要的保管设备，如文件柜、保险柜、防潮柜、存储服务器等，确保证据的安全存放。2.对证据进行分类存放，按照案件类别、证据种类等进行编号和标识，便于查找和管理。3.对于电子证据，应进行备份存储，并定期进行数据校验，确保数据的完整性和可用性。同时，应采取必要的安全防护措施，防止电子证据被篡改或丢失。（三）保管要求1.证据管理部门应指定专人负责证据的保管工作，保管人员应具备一定的法律知识和责任心，严格遵守证据保管制度。2.建立证据出入库登记制度，详细记录证据的出入库时间、证据名称、数量、交接人等信息。证据的借阅、使用应履行相应的审批手续，确保证据的安全。3.定期对证据进行清查、核对，确保证据的数量、种类、状态等与证据档案记录一致。如发现证据有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应的补救措施。4.加强证据保管场所的安全防范措施，安装监控设备、防盗报警装置等，确保证据保管场所的安全。5.证据保管期限应按照法律法规和公司相关规定执行。对于已过保管期限的证据，应按照规定程序进行销毁或存档。六、证据的使用（一）使用原则证据的使用应遵循合法、必要、谨慎的原则，确保证据在案件处理过程中能够发挥应有的作用。（二）使用审批1.案件承办部门因案件处理需要使用证据时，应填写证据使用申请表，注明使用证据的案件名称、证据名称、使用目的、使用时间等信息，并经部门负责人签字同意后，提交证据管理部门。2.证据管理部门对证据使用申请表进行审核，审核通过后报法务部门备案。对于涉及重大、复杂案件或重要证据的使用，应报公司分管领导审批。3.经审批同意后，证据管理部门按照规定程序提供证据，并做好证据使用记录。（三）使用方式1.在诉讼等法律程序中，按照法定程序提交证据，参与证据质证、辩论等活动。2.在非诉讼纠纷解决过程中，根据需要提供证据，支持公司的主张和诉求。3.对于内部管理、风险评估等工作中需要使用证据的，应按照公司内部规定的程序和要求提供证据。（四）使用要求1.使用证据时，应确保证据的真实性、合法性和关联性，不得篡改、伪造证据。2.严格按照审批的使用目的和范围使用证据，不得擅自扩大证据使用范围或用于其他无关事项。3.使用证据过程中，应注意保护证据的保密性，不得泄露证据内容和案件信息。4.使用完毕后，应及时将证据归还证据管理部门，并办理归还手续。七、证据的补充与完善（一）补充完善情形在案件处理过程中，如发现证据存在以下情形之一的，案件承办部门应及时进行证据的补充与完善：1.证据不完整，无法充分证明案件事实。2.证据存在瑕疵，影响证据的证明力。3.出现新的证据线索，可能对案件处理产生重大影响。（二）补充完善程序1.案件承办部门根据需要补充完善证据的情况，制定证据补充完善计划，并报证据管理部门备案。2.按照本办法规定的证据收集、固定程序，组织实施证据的补充与完善工作。3.补充完善后的证据应及时移交证据管理部门，证据管理部门按照证据保管要求进行保管。八、证据的销毁（一）销毁条件1.证据已过保管期限，且无继续保存价值。2.证据因客观原因无法保存，如损坏、灭失等。3.经公司批准，同意销毁的证据。（二）销毁程序1.证据管理部门提出证据销毁申请，填写证据销毁申请表，注明证据名称、数量、保管期限、销毁原因等信息，并附上证据清单。2.经法务部门审核同意后，报公司分管领导审批。3.审批通过后，证据管理部门会同相关部门按照规定的方式对证据进行销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、销毁方式、参与人员等信息。4.销毁记录应妥善保存，以备查阅。九、监督与检查（一）监督主体公司内部审计部门负责对案件证据管理工作进行监督检查。（二）检查内容1.证据管理制度的执行情况，包括证据的收集、固定、保管、使用、补充完善、销毁等环节是否符合本办法的规定。2.证据管理部门的工作情况，如证据档案的建立、保管是否规范，证据的出入库登记是否准确等。3.案件承办部门在证据管理方面的工作情况，如证据收集是否全面、及时，证据固定是否符合要求等。（三）检查方式1.定期检查每年定期对案件证据管理工作进行全面检查，检查时间、范围和内容由内部审计部门确定。2.不定期抽查根据工作需要，对部分案件的证据管理情况进行不定期抽查，重点检查证据管理中的关键环节和存