档案管理办法课件

档案管理办法课件一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司/组织管理水平，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本公司/组织各部门及所属单位的档案管理工作。（三）档案定义本办法所称档案是指公司/组织在各项活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、报表、图纸、照片、音像资料等。（四）管理原则1.集中统一管理原则公司/组织档案实行集中统一管理，由综合管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案的完整、准确、系统和安全。2.分类管理原则按照档案的形成领域、内容性质、时间顺序等进行分类，便于档案的管理和查找利用。3.保密原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司/组织商业秘密、技术秘密等重要档案进行保密管理，防止档案信息泄露。4.方便利用原则建立健全档案利用制度，简化利用手续，提高档案利用效率，为公司/组织各项工作提供及时、有效的档案支持。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司/组织设立综合管理部门作为档案管理部门，负责档案管理的日常工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本公司/组织档案管理办法并组织实施。2.负责公司/组织各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全档案管理制度，加强档案库房建设和管理，配备必要的档案保管设备，确保档案的安全保管。4.负责档案的统计工作，及时准确地填报档案统计报表，为公司/组织提供档案信息服务。5.开展档案利用工作，根据公司/组织工作需要，及时提供档案资料，做好档案借阅登记和归还工作。6.组织档案人员的业务培训，提高档案人员的业务素质和管理水平。7.指导和监督公司/组织各部门的档案管理工作，定期对各部门档案管理情况进行检查和考核。（二）各部门档案管理人员各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和保管工作，并接受档案管理部门的业务指导和监督。其主要职责包括：1.负责本部门各类文件材料的收集、整理和归档工作，确保档案的完整、准确。2.按照档案管理部门的要求，定期将本部门整理好的档案移交至档案管理部门。3.负责本部门档案的日常保管工作，确保档案的安全。4.根据工作需要，及时向档案管理部门查阅和借阅档案，并做好借阅登记和归还工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司/组织设立、变更、终止过程中形成的各类文件材料，如公司章程、营业执照、组织机构代码证、税务登记证等。2.公司/组织各项管理制度、规定、办法等文件材料。3.公司/组织的年度工作计划、总结、报告等文件材料。4.公司/组织的各类会议文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议等。5.公司/组织的合同、协议、订单等文件材料。6.公司/组织的财务报表、审计报告、税务资料等文件材料。7.公司/组织的产品研发、生产、销售等业务活动中形成的文件材料，如产品图纸、工艺文件、销售合同等。8.公司/组织的人事档案，包括员工履历表、劳动合同、工资表、考核记录等。9.公司/组织的设备档案，包括设备购置合同、安装调试记录、维修保养记录等。10.公司/组织的基本建设档案，包括项目立项文件、设计图纸、施工资料等。11.公司/组织的声像档案，包括照片、录音、录像等。12.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案收集人员应按照档案收集范围，及时收集本部门形成的各类文件材料，并进行初步整理。3.对于重要文件材料，应及时进行备份，确保档案的安全性。4.档案收集人员应定期将收集到的文件材料移交至档案管理部门。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件材料的不同价值，进行分类整理。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.分类按照档案的形成领域、内容性质、时间顺序等进行分类，可分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、产品类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、人事档案类、声像档案类等。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找利用。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，便于档案的查阅和检索。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。5.上架将整理好的档案上架存放，按照编号顺序排列，便于档案的保管和利用。四、档案的保管（一）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，应列为永久保管。如公司章程、营业执照、组织机构代码证、税务登记证等。2.长期保管的档案凡是反映公司/组织一般工作活动，在较长时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，应列为长期保管。保管期限为16年至50年。如公司/组织的年度工作计划、总结、报告等。3.短期保管的档案凡是反映公司/组织局部工作活动，在较短时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，应列为短期保管。保管期限为5年以下。如公司/组织的一般性文件材料等。（二）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、温湿度计、灭火器等。3.档案应分类存放，不同保管期限的档案应分开存放，便于档案的管理和查找利用。4.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。5.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，确保档案的完整性和可读性。五、档案的利用（一）利用原则1.依法利用原则档案利用应遵守国家法律法规和公司/组织的有关规定，不得损害国家利益和公司/组织的合法权益。2.方便快捷原则简化档案利用手续，提高档案利用效率，为利用者提供方便快捷的服务。3.保密原则对涉及公司/组织商业秘密、技术秘密等重要档案，应严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。（二）利用范围1.公司/组织内部人员因工作需要查阅和借阅档案。2.外单位因工作需要查阅和借阅档案，须经公司/组织有关领导批准，并办理相关手续。（三）利用手续1.公司/组织内部人员查阅和借阅档案，须填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅和借阅手续。2.外单位查阅和借阅档案，须填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，并加盖单位公章，经公司/组织有关领导批准后，到档案管理部门办理查阅和借阅手续。3.档案管理部门应对查阅和借阅申请进行审核，对符合条件的申请予以批准，并按照规定提供档案资料。4.查阅和借阅档案人员应严格遵守档案利用规定，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得在档案上圈划、批注，不得转借他人。5.查阅和借阅档案人员应按时归还档案，如需延期使用，须办理续借手续。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、区别对待、准确判定的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（三）鉴定内容1.档案的完整性和准确性。2.档案的保存价值。3.档案的保管期限是否合理。（四）鉴定方法1.直接鉴定法对档案逐件进行审查，分析档案的内容和形式，判断其保存价值。2.综合分析法结合档案的形成背景、历史作用、现实利用情况等因素，综合分析档案的保存价值。（五）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行鉴定，提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》。2.《档案销毁申请表》经公司/组织有关领导批准后，由档案管理部门负责组织销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在销毁前应对档案进行清点核对，确保销毁档案的准确性。4.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。5.档案销毁过程中应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等，并由监销人员签字确认。6.销毁后的档案应在档案目录中注明“已销毁”字样，并永久保存销毁记录。七、档案的统计与移交（一）统计档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收集、整理、保管、利用等情况进行统计，及时准确地填报档案统计报表。档案统计报表应包括档案数量、种类、保管期限、