标前合同管理办法

标前合同管理办法一、总则（一）目的为加强公司标前合同管理，规范标前合同签订行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司参与各类项目投标过程中涉及的标前合同管理活动。（三）基本原则1.依法合规原则严格遵守国家法律法规及行业标准，确保标前合同签订与履行合法有效。2.风险防控原则对合同签订及履行过程中的风险进行全面评估与防控，保障公司利益。3.公平公正原则在合同条款协商与确定过程中，遵循公平公正原则，维护双方合法权益。4.全程管理原则对标前合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止等全过程进行有效管理。二、标前合同定义与范围（一）定义标前合同是指公司在参与项目投标过程中，与招标人或其他相关方就项目投标事宜签订的具有法律约束力的协议。（二）范围包括但不限于投标合作协议、保密协议、诚信承诺书等与投标活动直接相关的合同文件。三、职责分工（一）业务部门1.负责标前合同的前期洽谈、起草工作。2.对合同条款进行初步审核，确保合同内容符合业务需求。3.配合法务部门、财务部门等相关部门进行合同审核与风险评估。4.负责标前合同的履行跟踪，及时反馈合同履行过程中的问题。（二）法务部门1.对标前合同进行法律审核，审查合同条款的合法性、完整性和准确性。2.对合同履行过程中的法律风险进行评估，提出防范建议。3.参与合同纠纷的处理，提供法律支持。（三）财务部门1.对合同涉及的财务条款进行审核，确保财务收支合理、合规。2.协助评估合同的财务风险，提出财务方面的意见和建议。（四）审计部门对标前合同签订与履行情况进行审计监督，确保合同管理符合公司规定和流程。（五）其他部门根据各自职责，配合做好标前合同管理的相关工作。四、标前合同起草（一）起草要求1.业务部门应根据投标项目的具体情况和招标人要求，起草标前合同。合同内容应明确、具体、完整，避免模糊不清或歧义条款。2.合同条款应符合法律法规及行业标准，不得损害公司利益和社会公共利益。3.应明确双方的权利义务、违约责任、争议解决方式等核心条款。（二）主要条款1.合同双方信息包括名称、地址、联系方式等。2.项目概述明确投标项目名称、内容、范围等。3.双方权利义务业务部门应明确自身在投标过程中的权利，如获取相关资料、参与项目答疑等。明确业务部门在投标过程中的义务，如按时提交投标文件、保证投标文件真实性等。对于招标人或其他相关方的权利义务也应进行清晰界定，如提供项目信息、组织开标评标等。4.保密条款明确双方在投标过程中知悉的对方商业秘密、技术秘密等信息的保密责任。5.违约责任明确双方违反合同约定应承担的违约责任，包括违约金、赔偿损失等方式。对于因不可抗力等特殊原因导致合同无法履行的情况，应明确双方的责任分担原则。6.争议解决方式约定双方在合同履行过程中发生争议时的解决方式，如协商、仲裁或诉讼。五、标前合同审核（一）初审1.业务部门起草的标前合同初稿完成后，应首先提交本部门负责人进行初审。2.初审重点审查合同内容是否符合业务需求，条款是否完整、准确，语言表达是否清晰。（二）法律审核1.初审通过后，合同应提交法务部门进行法律审核。2.法务部门应从法律角度对标前合同进行全面审查，重点审查合同条款的合法性、合规性、完整性和准确性。3.对于存在法律风险的条款，法务部门应提出修改意见，业务部门应根据意见进行修改完善。（三）财务审核1.经法律审核通过的合同，应提交财务部门进行财务审核。2.财务部门应审查合同涉及的财务条款，如费用支付方式、结算周期、预算安排等是否合理、合规。3.对可能影响公司财务状况的条款，财务部门应提出意见和建议，业务部门应根据建议进行调整。（四）终审1.经过初审、法律审核和财务审核的标前合同，由公司分管领导进行终审。2.终审主要审查合同是否符合公司整体利益和战略规划，各部门审核意见是否落实。3.终审通过后，合同方可进入签订流程。六、标前合同签订（一）签订流程1.经终审通过的标前合同，由业务部门负责与招标人或其他相关方进行签订。2.签订合同前，业务部门应确保合同双方已完成内部审批流程，合同文本已加盖公司公章或合同专用章。3.合同签订过程中，应严格按照合同条款执行，确保双方签字盖章真实、有效。（二）授权委托1.如公司委托代理人签订标前合同，应出具授权委托书。2.授权委托书应明确委托事项、权限范围、委托期限等内容，并由公司法定代表人签字或盖章。3.代理人应在授权范围内签订合同，不得超越权限。七、标前合同履行（一）履行要求1.业务部门作为标前合同的履行主体，应按照合同约定全面履行义务。2.在合同履行过程中，如发现问题或需要变更合同条款，应及时与对方沟通协商，并按照公司合同变更管理流程办理相关手续。3.应建立标前合同履行台账，详细记录合同履行情况，包括合同执行进度、款项收付、问题处理等信息。（二）跟踪与监督1.业务部门应定期对标前合同履行情况进行跟踪检查，及时发现并解决问题。2.法务部门、财务部门等相关部门应根据各自职责，对标前合同履行情况进行监督，确保合同履行符合法律法规及公司规定。八、标前合同变更（一）变更情形1.因招标人要求变更、项目情况发生变化等原因，需要对标前合同进行变更的。2.变更内容涉及合同主要条款、双方权利义务等重大事项的。（二）变更流程1.业务部门提出标前合同变更申请，说明变更原因、变更内容等。2.申请经本部门负责人审核后，提交法务部门进行法律审核。3.法务部门审核通过后，提交财务部门进行财务审核。4.经财务审核通过后，由公司分管领导审批。5.审批通过后，业务部门与对方协商签订合同变更协议，并按照合同签订流程办理相关手续。九、标前合同终止（一）终止情形1.合同履行完毕，双方权利义务已全部实现。2.因不可抗力等原因导致合同无法继续履行，双方协商一致解除合同。3.一方严重违反合同约定，另一方依法解除合同。（二）终止流程1.业务部门提出标前合同终止申请，说明终止原因、合同履行情况等。2.申请经本部门负责人审核后，提交法务部门进行法律审核。3.法务部门审核通过后，提交财务部门进行财务结算审核。4.经财务结算审核通过后，由公司分管领导审批。5.审批通过后，业务部门与对方办理合同终止手续，如结算款项、交接资料等。十、合同档案管理（一）档案收集1.标前合同签订后，业务部门应及时将合同文本及相关附件、审批文件等资料收集整理。2.收集的资料应完整、准确，能够反映合同签订及履行的全过程。（二）档案整理1.业务部门应按照公司档案管理规定，对收集的标前合同资料进行分类整理。2.整理后的档案应编制目录，便于查阅和管理。（三）档案保管1.标前合同档案应妥善保管，存放于安全、保密的场所。2.档案保管期限应按照公司档案管理规定执行，确保档案资料的完整性和可追溯性。（四）档案查阅1.因工作需要查阅标前合同档案的，应按照公司档案查阅流程办理审批手续。2.查阅人员应遵守档案管理规定，不得擅自复制、涂改、销毁档案资料。十一、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对标前合同管理情况进行审计监督，检查合同签订、履行、变更、终止等环节是否符合公司规定和流程。2.对发现的问题及时提出整改意见，督促相关部门进行整改。（二）外部监督1.积极配合政府有关部门、行业协会等对公司标前合同管理情况的监督检查。2.对于外部监督检查提出的意见和建议，应认真落实整改，不断完善标前合同管理工作。十二、责任追究（一）责任界定1.对标前合同管理过程中因故意或重大过失导致公司利益受损的，应追究相关责任人的责任。2.责任界定应根据合同签订、履行、审核等环节