未决跟踪管理办法

未决跟踪管理办法一、总则（一）目的为加强公司对未决事项的有效管理，提高工作效率，确保各项业务有序推进，保障公司利益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部各部门涉及的所有未决事项，包括但不限于合同审批、项目执行、客户投诉处理、财务结算等各类业务流程中处于未最终确定状态的事项。（三）基本原则1.责任明确原则：明确各部门及相关人员在未决事项跟踪管理中的职责，确保事事有人管。2.及时跟踪原则：对未决事项进行实时跟踪，及时掌握进展情况，发现问题及时解决。3.规范流程原则：建立标准化的未决事项跟踪流程，确保各项工作有序进行。4.信息共享原则：加强部门间的信息沟通与共享，避免信息孤岛，提高协同工作效率。二、管理职责（一）未决事项跟踪管理小组公司成立未决事项跟踪管理小组（以下简称“小组”），由公司高层领导担任组长，各部门负责人为成员。小组负责统筹协调公司未决事项的跟踪管理工作，定期召开会议，研究解决未决事项跟踪管理过程中出现的重大问题。（二）各部门职责1.业务发起部门负责未决事项的发起，确保提供准确、完整的相关信息。按照本办法规定的流程，及时跟进未决事项的进展情况，主动与相关部门沟通协调，推动事项解决。定期向未决事项跟踪管理小组汇报本部门未决事项的跟踪情况。2.涉及部门根据业务需求，配合业务发起部门完成相关工作，提供必要的支持和协助。对涉及本部门的未决事项进行认真研究和处理，及时反馈处理意见和进展情况。3.监督部门负责对未决事项跟踪管理工作进行监督检查，确保各部门按照本办法规定的流程和要求执行。对未决事项跟踪管理过程中出现的违规行为进行调查处理，并提出改进建议。三、未决事项的分类与识别（一）分类标准1.按业务类型分类合同类：包括采购合同、销售合同、租赁合同等各类合同的签订、履行过程中存在的未决事项。项目类：公司承担的各类项目在实施过程中涉及的未决事项，如项目进度、质量、成本等方面的问题。客户类：客户投诉处理、客户关系维护等方面存在的未决事项。财务类：财务结算、费用报销、资金审批等方面的未决事项。其他类：不属于以上分类的其他未决事项。2.按紧急程度分类紧急：对公司业务或利益有重大影响，需要立即处理的未决事项。重要：对公司业务有较大影响，需要在较短时间内解决的未决事项。一般：对公司业务影响较小，可按正常流程逐步处理的未决事项。（二）识别方法1.各部门在日常工作中，对业务流程中出现的未达成最终结果的事项进行梳理和识别，填写《未决事项登记表》，详细记录未决事项的基本信息、涉及部门、预计解决时间等。2.定期召开未决事项梳理会议，各部门汇报本部门的未决事项情况，共同讨论识别新出现的未决事项。四、未决事项的跟踪流程（一）建立跟踪档案业务发起部门对识别出的未决事项建立专门的跟踪档案，档案内容包括未决事项登记表、相关文件资料、沟通记录、处理进度等。跟踪档案应及时更新，确保信息的准确性和完整性。（二）制定跟踪计划业务发起部门根据未决事项的性质、紧急程度和预计解决时间，制定详细的跟踪计划。跟踪计划应明确跟踪责任人、跟踪方式、时间节点等内容，并报未决事项跟踪管理小组备案。（三）跟踪执行1.跟踪责任人按照跟踪计划，定期对未决事项进行跟踪，及时掌握事项进展情况。跟踪方式可包括电话沟通、邮件沟通、会议沟通、实地走访等。2.在跟踪过程中，如发现问题或出现新的情况，跟踪责任人应及时与相关部门沟通协调，共同研究解决方案，并将沟通情况和处理结果记录在跟踪档案中。3.对于紧急未决事项，跟踪责任人应随时关注进展情况，必要时可采取特事特办的方式，确保事项得到及时解决。（四）定期汇报1.业务发起部门每周向未决事项跟踪管理小组汇报本部门未决事项的跟踪情况，填写《未决事项跟踪周报》，内容包括未决事项的进展、存在问题、解决措施及下周工作计划等。2.每月末，业务发起部门向未决事项跟踪管理小组提交《未决事项跟踪月报》，全面总结本月未决事项的跟踪管理情况，分析未决事项产生的原因，提出改进建议和下月工作计划。（五）协调解决1.对于涉及多个部门的未决事项，由未决事项跟踪管理小组组织相关部门进行协调沟通，共同研究解决方案。2.如协调沟通后仍无法达成一致意见，由未决事项跟踪管理小组组长进行裁决，相关部门必须严格执行裁决结果。（六）结果反馈未决事项解决后，业务发起部门应及时将结果反馈给涉及部门和未决事项跟踪管理小组，并更新跟踪档案。同时，对未决事项的处理过程和结果进行总结分析，为今后的工作提供经验教训。五、信息沟通与共享（一）沟通机制1.建立定期的未决事项沟通会议制度，由未决事项跟踪管理小组组长主持，各部门负责人及相关人员参加。会议主要通报未决事项的跟踪管理情况，协调解决存在的问题，部署下一阶段的工作任务。2.对于紧急未决事项，可随时召开临时沟通会议，及时研究解决方案。3.加强部门间的日常沟通，鼓励各部门之间主动交流未决事项的相关信息，形成良好的沟通氛围。（二）信息共享平台公司建立未决事项信息共享平台，各部门可通过平台实时查询未决事项的相关信息，包括跟踪档案、处理进度、沟通记录等。信息共享平台应确保信息的安全性和保密性，严格控制访问权限。六、监督与考核（一）监督检查1.未决事项跟踪管理小组定期对各部门未决事项的跟踪管理工作进行监督检查，检查内容包括跟踪计划的执行情况、信息沟通情况、问题解决情况等。2.监督部门不定期对未决事项跟踪管理工作进行抽查，发现问题及时督促整改。（二）考核评价1.建立未决事项跟踪管理工作考核评价机制，对各部门及相关人员的工作进行量化考核。考核指标包括未决事项的按时解决率、解决质量、沟通协调情况等。2.考核结果与部门及个人的绩效挂钩，对在未决事项跟踪管理工作中表现优秀的部门和个人进行表彰奖励，对工作不力的部门和个人进行批评教育，并责令限期整改。如因工作失误给公司造成重大损失的，将依法依规追究相关人员的责任。七、风险管理（一）风险识别1.各部门在未决事项跟踪管理过程中，应密切关注可能出现的风险因素，如政策法规变化、市场环境波动、合作方违约等。2.定期对未决事项进行风险评估，识别潜在的风险点，并分析其可能产生的影响和后果。（二）风险应对1.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。对于可预见的风险，应提前做好预案，降低风险发生的可能性和影响程度。2.对于已经发生的风险事件，应及时采取有效的应对措施，尽量减少损失，并对风险事件进行总结分析，完善风险管理制度和流程。八、培训与宣传（一）培训1.定期组织未决事项跟踪管理相关培训，提高各部门及相关人员的业务水平和管理能力。培训内容包括未决事项的分类识别、跟踪流程、沟通技巧、风险管理等方面。2.根据不同岗位的需求，开展有针对性的培训，确保培训效果。（二）宣传1.通过内部宣传栏、公司网站、内部刊物等渠道，宣传未决事项跟踪管理的重要性和相关知识，提高全体员工的认识和重视程度。2.及时发布未决事项跟踪管理工作的动态和成果