无锡采购管理办法

无锡采购管理办法一、总则（一）目的为加强无锡地区公司采购管理工作，规范采购行为，提高采购效率，降低采购成本，确保采购质量，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于无锡地区公司及所属各部门、分支机构的采购活动，包括物资采购、服务采购等各类采购事项。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公开公正原则：采购过程应公开透明，遵循公正、公平的竞争机制，保障所有潜在供应商平等参与。3.成本效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购效益最大化。4.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护良好的采购秩序。二、采购组织与职责（一）采购管理部门1.设立采购管理部门：公司设立专门的采购管理部门，负责统筹协调无锡地区的采购工作。2.主要职责制定和完善采购管理制度、流程及标准。建立和维护供应商管理体系，开展供应商评估、选择、考核等工作。编制采购计划，组织实施采购活动，确保采购任务按时完成。负责采购合同的审核、签订、执行及监督，处理合同变更、终止等事宜。协调采购过程中的内外部关系，解决采购过程中的问题和纠纷。定期对采购工作进行总结分析，提出改进建议和措施。（二）需求部门1.明确需求部门职责：各需求部门负责提出采购需求，提供准确的采购技术规格、数量、质量要求等相关信息。2.配合工作协助采购管理部门进行供应商选择、采购谈判等工作。参与采购合同的评审，对合同条款提出意见和建议。负责验收采购物资或服务，对验收结果负责。（三）其他相关部门1.财务部门负责审核采购预算，监督采购资金的使用。参与采购合同的评审，对付款条款进行审核。负责采购款项的支付及账务处理。2.审计部门对采购活动进行审计监督，检查采购行为的合法性、合规性和效益性。对采购合同进行审计，防范采购风险。三、采购预算管理（一）预算编制1.编制依据：采购预算应根据公司年度经营计划、业务需求预测、历史采购数据等进行编制。2.编制流程各需求部门于每年[具体时间]前向采购管理部门提交下一年度的采购需求计划。采购管理部门根据需求部门提交的采购需求计划，结合市场价格走势、采购策略等因素，编制采购预算草案。采购预算草案经财务部门审核、公司管理层审批后，下达各部门执行。（二）预算执行1.严格执行预算：采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。2.预算调整：如因特殊原因需要调整采购预算，需求部门应提出书面申请，说明调整原因、调整金额等，经采购管理部门审核、财务部门复核、公司管理层审批后进行调整。四、采购流程（一）采购申请1.提出申请：需求部门根据实际工作需要，填写《采购申请表》，详细注明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预计采购时间等信息，并提交相关证明材料。2.审批流程《采购申请表》经需求部门负责人审核签字后，提交采购管理部门。采购管理部门对采购申请进行审核，审核通过后报公司分管领导审批。对于重大采购项目，需经公司总经理办公会或董事会审批。（二）供应商选择与管理1.供应商开发采购管理部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商信息库。对潜在供应商进行调查、评估，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。选择符合要求的供应商纳入合格供应商名录。2.供应商选择根据采购项目的特点和需求，从合格供应商名录中选择若干家供应商参与投标或报价。采用招标、竞争性谈判、询价等采购方式，确定最终供应商。3.供应商管理建立供应商档案，记录供应商的基本信息、合作历史、业绩表现等。定期对供应商进行考核评价，根据考核结果调整供应商等级，对不合格供应商及时淘汰。与供应商保持良好的沟通与合作，定期召开供应商会议，反馈采购需求和意见，共同解决合作中出现的问题。（三）采购实施1.采购方式选择根据采购项目的金额、性质、特点等因素，选择合适的采购方式，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购等。公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目；邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目；竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目；询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的项目；单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的项目。2.采购文件编制根据采购方式和采购项目的要求，编制采购文件，包括招标文件、谈判文件、询价文件等。采购文件应明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、付款方式、评标标准等内容。3.采购谈判与合同签订组织采购谈判，与选定的供应商就采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款进行协商，达成一致意见。根据谈判结果，起草采购合同，经公司法律部门审核后，与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格型号、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。（四）采购验收1.验收准备：采购管理部门在采购合同约定的交货期前，通知需求部门做好验收准备工作。需求部门应制定验收方案，明确验收标准、验收人员、验收时间等。2.验收实施供应商交货时，需求部门按照验收方案组织验收人员进行验收。验收人员应按照采购合同约定的质量标准、数量要求等对采购物资或服务进行检验、测试、清点等工作。验收过程中发现问题的，应及时与供应商沟通协商，要求供应商限期整改或退换货。3.验收报告：验收完成后，验收人员应填写《采购验收报告》，详细记录验收情况，包括验收时间、验收地点、验收人员、采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量情况、验收结论等内容。《采购验收报告》经验收人员签字确认后，报需求部门负责人审核签字。（五）采购付款1.付款申请：供应商按照采购合同约定完成交货并验收合格后，采购管理部门应及时通知财务部门办理付款手续。需求部门应填写《采购付款申请表》，附上采购合同、验收报告、发票等相关资料，提交财务部门审核。2.付款审核：财务部门对《采购付款申请表》及相关资料进行审核，重点审核采购合同的执行情况、验收结果、发票的真实性和合法性等。审核通过后，报公司分管领导审批。3.付款执行：经公司分管领导审批同意后，财务部门按照采购合同约定的付款方式和时间，及时支付采购款项。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.风险识别：采购管理部门定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，包括市场风险、供应商风险、合同风险、质量风险、付款风险等。2.风险评估：对识别出的风险因素进行评估，确定风险发生的可能性和影响程度，评估结果作为制定风险应对措施的依据。（二）风险应对措施1.市场风险应对：关注市场动态，及时掌握市场价格变化趋势，通过与供应商协商、签订长期合同、套期保值等方式降低市场风险。2.供应商风险应对：加强供应商管理，建立供应商评估和考核机制，选择信誉良好、实力雄厚的供应商，与供应商签订详细的合同条款，明确双方的权利和义务，降低供应商违约风险。3.合同风险应对：加强采购合同管理，严格审核合同条款，确保合同内容合法合规、明确清晰，避免合同纠纷。同时，建立合同执行跟踪机制，及时掌握合同执行情况，发现问题及时解决。4.质量风险应对：加强采购验收管理，严格按照采购合同约定的质量标准进行验收，确保采购物资或服务的质量符合要求。对于质量不合格的物资或服务，及时与供应商沟通协商，要求供应商限期整改或退换货。5.付款风险应对：加强采购付款管理，严格审核付款申请，确保付款依据充分、手续齐全。同时，建立付款跟踪机制，及时掌握付款情况，避免逾期付款给公司带来不利影响。六、监督与检查（一）内部监督1.审计监督：审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购行为的合法性、合规性和效益性，发现问题及时提出整改意见和建议。2.纪检监察监督：纪检监察部门对采购活动中的违规违纪行为进行监督检查，严肃查处违法违纪案件。（二）外部