捐赠协议管理办法

捐赠协议管理办法一、总则（一）目的为规范本公司/组织捐赠协议的管理，加强捐赠活动的规范化、制度化建设，保障捐赠活动的合法、有序进行，维护公司/组织及捐赠方的合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本公司/组织作为捐赠方与受赠方签订的各类捐赠协议的管理，包括但不限于慈善捐赠、公益捐赠、教育捐赠、医疗捐赠等。（三）基本原则1.合法合规原则：捐赠协议的签订和履行必须符合国家法律法规和相关政策的规定，不得违反法律法规的强制性规定。2.自愿平等原则：捐赠应当基于双方自愿，不得强迫或变相强迫他人捐赠。捐赠协议的签订应遵循平等、公平、公正的原则，明确双方的权利和义务。3.诚实守信原则：双方应当诚实守信，严格履行捐赠协议约定的义务，不得擅自变更或解除协议。4.专款专用原则：捐赠资金和物资应当按照协议约定的用途使用，不得挪作他用。二、捐赠协议的签订（一）捐赠意向的表达1.公司/组织内部各部门或相关人员收到捐赠意向后，应及时向主管领导汇报，并提交初步的捐赠方案，包括捐赠的目的、方式、金额、物资清单、受赠方等信息。2.主管领导对捐赠意向进行审核，评估捐赠的必要性、可行性和潜在影响。如同意捐赠，应指定专人负责后续的捐赠协议签订工作。（二）受赠方的选择1.对受赠方进行全面的尽职调查，了解其资质、信誉、财务状况、项目执行能力等情况。优先选择具有良好声誉、具备相应项目执行能力、财务状况透明的受赠方。2.通过查阅公开资料、实地考察、咨询相关部门或机构等方式，获取受赠方的详细信息，并形成尽职调查报告。（三）捐赠协议的起草1.根据捐赠意向和尽职调查结果，由专人负责起草捐赠协议。捐赠协议应明确双方的基本信息、捐赠的目的、方式、金额、物资清单、交付时间和方式、使用要求、双方的权利和义务、违约责任、争议解决方式等条款。2.捐赠协议的条款应具体、明确、可操作性强，避免模糊不清或歧义性的表述。对于涉及捐赠资金使用的条款，应明确规定资金的使用范围、审批程序、监督机制等。（四）捐赠协议的审核与审批1.起草完成的捐赠协议应提交给公司/组织的法务部门进行法律审核，确保协议内容符合法律法规的规定，不存在法律风险。2.法务部门审核通过后，将捐赠协议提交给财务部门、审计部门等相关部门进行审核，重点审核捐赠资金的预算安排、财务核算、审计监督等方面的内容。3.相关部门审核通过后，捐赠协议提交给公司/组织的管理层进行审批。管理层应根据公司/组织的战略规划、财务状况、捐赠政策等因素，对捐赠协议进行全面评估，做出审批决定。（五）捐赠协议的签订1.经公司/组织管理层审批通过的捐赠协议，由法定代表人或其授权代表与受赠方签订。签订协议时，双方应仔细核对协议条款，确保协议内容与双方的约定一致。2.捐赠协议签订后，应及时加盖公司/组织的公章，并由双方签字或盖章确认。同时，应将协议副本分发给相关部门和人员，以便于跟踪协议的履行情况。三、捐赠协议的履行（一）捐赠资金的交付1.根据捐赠协议约定的交付时间和方式，及时将捐赠资金足额交付给受赠方。交付方式可以包括银行转账、支票、汇票等。2.在交付捐赠资金时，应要求受赠方出具收款凭证，并妥善保存相关凭证，作为捐赠资金交付的证明。（二）捐赠物资的交付1.对于捐赠物资，应按照捐赠协议约定的时间和要求进行采购、运输、交付等工作。在采购捐赠物资时，应选择质量可靠、价格合理的供应商，并确保物资符合相关标准和要求。2.在运输捐赠物资时，应采取必要的防护措施，确保物资安全无损地送达受赠方。交付捐赠物资时，应要求受赠方出具接收清单，并由双方签字或盖章确认。（三）捐赠资金和物资的使用监督1.建立健全捐赠资金和物资的使用监督机制，定期对受赠方的资金使用情况和物资使用情况进行检查和评估。可以通过查阅财务报表、审计报告、实地考察等方式，了解捐赠资金和物资的使用情况是否符合协议约定。2.要求受赠方定期向公司/组织报送捐赠资金和物资的使用情况报告，包括资金使用明细、物资发放清单、项目进展情况等信息。公司/组织应及时对受赠方报送的报告进行审核和分析，发现问题及时提出整改要求。（四）信息公开与反馈1.按照相关法律法规和政策的要求，及时将捐赠协议的签订、履行情况等信息向社会公开，接受社会监督。可以通过公司/组织的官方网站、社交媒体平台、新闻媒体等渠道，发布捐赠信息，提高捐赠活动的透明度。2.定期向捐赠方反馈捐赠资金和物资的使用情况，让捐赠方了解捐赠项目的进展情况和实际效果。对于捐赠方提出的意见和建议，应认真对待，及时回复，并根据实际情况进行调整和改进。四、捐赠协议的变更与解除（一）变更的情形1.在捐赠协议履行过程中，如因不可抗力、政策调整、受赠方原因等因素，需要变更捐赠协议的内容，双方应协商一致，并签订书面的变更协议。2.变更协议的内容应明确变更的事项、原因、时间、双方的权利和义务等条款，确保变更后的协议合法有效。（二）解除的情形1.捐赠协议签订后，如因不可抗力、政策调整、受赠方严重违约等原因，导致协议无法履行或继续履行已无必要，双方可以协商解除捐赠协议。2.解除捐赠协议应签订书面的解除协议，并明确解除的原因、时间、双方的权利和义务等条款。同时，应妥善处理捐赠资金和物资的返还、结算等事宜。（三）变更与解除的程序1.变更或解除捐赠协议的提议应首先由一方提出，并提交书面的提议书，说明变更或解除的原因、事项、时间等内容。2.另一方收到提议书后，应在规定的时间内进行回复，表明是否同意变更或解除捐赠协议。如双方协商一致，应签订书面的变更或解除协议，并按照协议约定的程序进行审批和备案。3.变更或解除捐赠协议涉及重大事项的，应按照公司/组织的内部决策程序进行审批，确保变更或解除协议的合法性、合理性和必要性。五、捐赠协议的档案管理（一）档案的收集1.捐赠协议签订后，应及时收集与捐赠协议相关的各种文件和资料，包括捐赠意向书、尽职调查报告、协议文本、交付凭证、使用报告、变更协议、解除协议等。2.对收集到的文件和资料进行分类整理，确保文件的完整性和准确性。（二）档案的保管1.设立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备和设施，确保捐赠协议档案的安全保管。2.按照档案管理的相关规定，对捐赠协议档案进行编号、登记、上架等管理工作，便于档案的查阅和利用。3.定期对捐赠协议档案进行检查和维护，及时发现和处理档案保管过程中出现的问题，确保档案的质量。（三）档案的查阅与利用1.建立健全捐赠协议档案的查阅制度，明确查阅的范围、程序、审批权限等内容。未经授权，任何人不得擅自查阅捐赠协议档案。2.因工作需要查阅捐赠协议档案的，应填写查阅申请表，注明查阅的目的、内容、时间等信息，并按照规定的审批程序进行审批。经审批同意后，方可查阅档案。3.在查阅档案时，应严格遵守档案保管场所的管理制度，不得对档案进行涂改、损坏、丢失等行为。查阅完毕后，应及时将档案归还保管场所，并办理相关的归还手续。六、违约责任与争议解决（一）违约责任1.双方应严格履行捐赠协议约定的义务，如一方违反协议约定，应承担相应的违约责任。违约责任的承担方式可以包括继续履行、采取补救措施、赔偿损失等。2.如受赠方未按照协议约定使用捐赠资金和物资，公司/组织有权要求受赠方限期改正，并追回违规使用的资金和物资。如受赠方拒不改正，公司/组织有权解除捐赠协议，并要求受赠方承担相应的赔偿责任。（二）争议解决1.双方在履行捐赠协议过程中发生争议的，应首先通过友好协商解决。协商不成的，可以