日常采购管理办法

日常采购管理办法一、总则（一）目的为加强公司日常采购管理，规范采购行为，确保采购工作的高效、有序进行，保障公司生产经营活动的顺利开展，降低采购成本，提高公司经济效益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部各部门日常所需物资、服务的采购活动，包括但不限于办公用品、办公设备、生产原材料、零部件、劳保用品、维修服务等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.经济性原则：在满足公司需求的前提下，充分考虑成本效益，通过合理的采购策略和方式，降低采购成本。3.公平性原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护市场竞争秩序，保障供应商的合法权益。4.质量优先原则：严格把控采购物资和服务的质量，确保其符合公司生产经营要求和相关标准。5.效率原则：优化采购流程，提高采购工作效率，减少采购周期，满足公司业务的及时性需求。二、采购组织与职责（一）采购部门1.负责公司日常采购工作的组织与实施，制定采购计划和采购方案。2.建立和维护供应商管理体系，开展供应商的开发、评估、选择、考核等工作。3.执行采购合同，跟踪采购进度，协调解决采购过程中的问题。4.收集、分析市场采购信息，为公司采购决策提供参考依据。5.负责采购文件、合同等资料的整理、归档和保管。（二）需求部门1.根据公司生产经营计划和实际工作需要，及时、准确地提出物资和服务的采购需求。2.参与采购项目的技术规格制定、供应商选择、合同评审等工作。3.配合采购部门进行采购验收工作，对采购物资和服务的质量、数量等进行确认。（三）财务部门1.负责审核采购预算，监督采购资金的使用情况。2.参与采购合同的评审，对合同中的付款条款等进行审核。3.办理采购款项的支付手续，进行采购成本的核算与分析。（四）审计部门1.对采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性、采购行为的合法性等。2.对采购项目进行专项审计，审查采购项目的经济效益、资金使用效益等。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据实际需求填写《采购申请表》，详细注明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、需求时间、技术要求、预算金额等信息。2.《采购申请表》经需求部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到《采购申请表》后，对采购需求进行初步审核，核实需求的合理性和必要性。2.根据采购金额大小，按照公司规定的审批流程进行审批。采购金额较小的，由采购部门负责人审批；采购金额较大的，需经相关领导审批。3.对于涉及重大采购项目或特殊采购需求的，需组织相关部门进行会审，共同研究确定采购方案。（三）采购实施1.采购部门根据审批后的采购申请，制定采购计划，明确采购方式、采购时间节点等。2.选择合适的采购方式，包括招标采购、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等。具体采购方式的适用范围按照国家法律法规及公司相关规定执行。3.发布采购信息，邀请合格供应商参与报价或投标。对于招标采购项目，应按照法定程序发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。4.对供应商的报价或投标文件进行评审，综合考虑价格、质量、信誉、售后服务等因素，选择最优供应商。5.与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资或服务的规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。（四）采购验收1.采购物资到货前，采购部门应及时通知需求部门做好验收准备工作。2.需求部门会同质量检验部门等相关人员按照合同要求和验收标准对采购物资进行验收。验收内容包括物资的数量、规格型号、外观质量、技术性能等。3.对于验收合格的物资，填写《采购验收单》，相关人员签字确认；对于验收不合格的物资，应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。（五）采购付款1.采购部门根据合同约定和验收情况，填写《付款申请单》，附上采购合同、发票、验收单等相关资料。2.《付款申请单》经采购部门负责人审核签字后，提交至财务部门。3.财务部门对付款申请进行审核，核对采购合同条款、发票金额、验收情况等，确保付款依据充分、手续齐全。审核通过后，按照公司财务制度办理付款手续。四、供应商管理（一）供应商开发1.采购部门根据公司采购需求和市场情况，制定供应商开发计划。2.通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。3.对潜在供应商进行初步调查，了解其基本情况、生产经营能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面的情况。4.对于符合基本条件的潜在供应商，邀请其提供相关资料，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、产品质量认证证书、生产许可证等，并进行实地考察。（二）供应商评估1.建立供应商评估指标体系，从供应商的资质信誉、产品质量、价格水平、交货能力、售后服务等方面进行综合评估。2.定期对供应商进行评估，评估周期一般为每年一次。采购部门组织相关人员对供应商的表现进行评价，填写《供应商评估表》。3.根据评估结果，将供应商分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商三个等级。对于优秀供应商，给予一定的奖励和优先合作机会；对于不合格供应商，及时采取措施进行整改或淘汰。（三）供应商选择1.在采购项目实施过程中，根据采购需求和供应商评估情况，从合格供应商名单中选择合适的供应商参与报价或投标。2.对于重大采购项目，应选择多家供应商参与竞争，以确保采购的公平性和竞争性。3.在选择供应商时，应充分考虑供应商的综合实力、产品质量、价格优势、交货期、售后服务等因素，选择最优供应商。（四）供应商考核1.建立供应商考核机制，对供应商的供货质量、交货期、价格执行情况、售后服务等方面进行定期考核。2.采购部门负责收集供应商的考核信息，如采购物资的质量检验报告、交货记录、价格调整情况、售后服务反馈等。3.根据考核结果，对供应商进行相应的奖惩。对于表现优秀的供应商，给予增加订单量、延长合作期限、提供培训支持等奖励；对于表现不佳的供应商，采取警告、罚款、暂停合作、淘汰等措施。五、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门会同相关部门对采购过程中可能存在的风险进行识别，包括市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、资金风险等。2.分析各类风险产生的原因、影响范围和可能造成的损失。（二）风险评估1.采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和优先级。2.对于高风险的采购项目，应制定专门的风险应对措施。（三）风险应对1.市场风险应对：密切关注市场动态，及时收集市场信息，分析市场价格走势和供应情况，合理安排采购计划，采取适当的采购策略，如套期保值、签订长期合同、分散采购等，降低市场风险。2.质量风险应对：加强对采购物资的质量检验和验收工作，严格把控质量标准。选择质量信誉良好的供应商，要求供应商提供质量保证承诺和售后服务。对于重要物资，可增加检验频次或进行第三方检验。3.供应商风险应对：建立完善的供应商管理体系，加强对供应商的评估、选择、考核和监督。与供应商签订详细的合同条款，明确双方的权利和义务，约束供应商的行为。定期对供应商进行评估，及时淘汰不合格供应商。4.合同风险应对：加强采购合同的管理，签订合同前进行严格的合同评审，确保合同条款合法合规、明确清晰、公平合理。合同执行过程中，严格按照合同约定履行双方的义务，及时跟踪合同执行情况，发现问题及时协商解决。5.资金风险应对：合理安排采购资金，确保采购资金的充足和及时到位。加强对采购资金的预算管理和使用监督，严格按照财务制度办理付款手续，防范资金风险。六、采购信息管理（一）采购信息收集1.采购部门应建立采购信息收集渠道，包括市场调研、供应商报价、行业资讯、网络信息等。2.定期收集与采购相关的各类信息，如物资价格、质量标准、供应商动态、新技术新产品等，并进行整理和分析。（二）采购信息分析1.对收集到的采购信息进行深入分析，挖掘信息背后的价值，为采购决策提供依据。2.通过数据分析，了解市场价格走势、供应商成本结构、产品质量变化等情况，评估采购项目的可行性和经济性。（三）采购信息共享1.建立采购信息共享平台，实现采购部门与需求部门、财务部门、审计部门等相关部门之间的信息共享。2.及时将采购计划、采购合同、采购进度、验收情况、付款信息等传递给相关部门，确保各部门之间信息畅通，协同工作。七、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购行为的合法性、合规性等。2.财务部门对采购资金的使用情况进行监督，确保采购资金专款专用，严格按照财务制度办理付款手续。3.采购部门内部应建立健全采购工作的自我监督机制，加强对采购人员的管理和监督，防止采购过程中的违规行为。（二）外部监督1.接受公司内部其他部门和员工的监督，鼓励员工对采购过程