挂账签单管理办法

挂账签单管理办法一、总则（一）目的为规范公司挂账签单行为，加强财务管理，保障公司资金安全，维护公司合法权益，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于公司与客户之间发生的挂账签单业务，包括但不限于商品销售、服务提供等交易活动。（三）基本原则1.合法性原则：挂账签单业务必须符合国家法律法规及相关行业标准，确保交易行为合法合规。2.风险可控原则：在开展挂账签单业务时，应充分评估客户信用风险，采取有效措施控制风险，保障公司资金安全。3.权责明确原则：明确各部门在挂账签单管理中的职责和权限，确保业务流程顺畅，责任落实到位。4.规范操作原则：挂账签单业务应按照规定的流程和审批程序进行操作，确保业务记录准确、完整。二、挂账签单业务流程（一）客户申请客户如需办理挂账签单业务，应向公司提交书面申请，内容包括公司名称、联系人、联系方式、申请挂账额度、挂账期限等信息，并提供相关证明文件，如营业执照副本复印件、法定代表人身份证明书、授权委托书等。（二）信用评估1.信用调查：公司业务部门负责对申请挂账签单的客户进行信用调查，了解客户的基本情况、经营状况、财务状况、信用记录等信息。2.信用评估：财务部门根据业务部门提供的客户信用调查资料，对客户进行信用评估，确定客户的信用等级和挂账额度。信用评估指标可包括客户的资产负债率、流动比率、速动比率、经营业绩、信用记录等。3.信用审批：信用评估结果经财务部门负责人审核后，报公司分管领导审批。对于信用等级较低或挂账额度较大的客户，应提交公司总经理办公会审议。（三）合同签订1.合同起草：业务部门根据公司与客户达成的交易意向，起草挂账签单合同。合同应明确双方的权利和义务，包括商品或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、付款方式、挂账期限、违约责任等条款。2.合同审核：合同起草完成后，应提交公司法律部门进行审核。法律部门重点审核合同的合法性、合规性、完整性等方面，确保合同条款符合法律法规及公司利益。3.合同签订：经法律部门审核通过的合同，由公司法定代表人或授权代表与客户签订。合同签订后，应及时将合同副本交财务部门和业务部门存档。（四）发货与服务1.发货通知：业务部门根据合同约定，向仓库部门下达发货通知。仓库部门按照发货通知的要求，组织货物发运，并及时将发货信息反馈给业务部门。2.服务提供：业务部门负责为客户提供相应的服务，包括安装调试、培训指导、售后服务等。服务完成后，应及时填写服务记录单，并经客户签字确认。3.业务记录：业务部门应建立健全挂账签单业务台账，详细记录每笔业务的客户信息、合同编号、发货时间、发货数量、服务内容、金额等情况，确保业务记录准确、完整。（五）账款核对1.定期核对：财务部门应定期与客户进行账款核对，一般每月或每季度核对一次。核对内容包括挂账金额、已付款金额、未付款金额、挂账期限等。2.对账单发送：财务部门根据核对结果，编制对账单，并及时发送给客户。对账单应注明核对期间、期初余额、本期发生额、期末余额等信息，要求客户在规定的时间内进行确认。3.差异处理：如客户对账单存在异议，应及时与财务部门沟通核实。对于确实存在的差异，应查明原因，并进行相应的调整处理。（六）款项催收1.催收通知：对于到期未付款的客户，财务部门应及时发送催收通知，提醒客户按时付款。催收通知应明确付款金额、付款期限、逾期后果等内容。2.催收措施：根据客户的逾期情况，可采取不同的催收措施，如电话催收、上门催收、发函催收等。对于逾期时间较长、金额较大的客户，可考虑通过法律途径追讨欠款。3.催收记录：业务部门和财务部门应建立催收记录台账，详细记录每次催收的时间、方式、对象、结果等情况，以便跟踪催收进度，评估催收效果。（七）坏账处理1.坏账认定：对于确实无法收回的挂账签单款项，由业务部门提出坏账认定申请，并提供相关证明材料，如客户破产清算报告、法院判决书、工商注销证明等。2.坏账审批：坏账认定申请经财务部门审核后，报公司分管领导审批。对于金额较大的坏账，应提交公司总经理办公会审议。3.坏账处理：经审批通过的坏账，应及时进行账务处理，冲减应收账款，并将相关情况记录在案。同时，应继续保留对该客户的追偿权，一旦发现客户有可供执行的财产，应及时申请恢复执行。三、职责分工（一）业务部门1.负责客户的开发与维护，对申请挂账签单的客户进行初步筛选和信用调查。2.起草挂账签单合同，并按照合同约定组织发货与服务。3.定期与客户进行沟通，了解客户需求，协调解决业务过程中出现的问题。4.负责挂账签单款项的催收工作，及时向财务部门反馈催收情况。5.配合财务部门进行账款核对和坏账处理工作。（二）财务部门1.负责客户信用评估工作，确定客户的信用等级和挂账额度。2.审核挂账签单合同，确保合同条款符合财务规定和公司利益。3.负责挂账签单业务的账务处理，及时记录应收账款的增减变动情况。4.定期与客户进行账款核对，编制对账单，跟踪催收进度，评估催收效果。5.负责坏账的认定、审批和账务处理工作。（三）法律部门1.审核挂账签单合同，确保合同的合法性、合规性和完整性。2.为挂账签单业务提供法律咨询和支持，协助处理涉及法律纠纷的问题。（四）其他部门其他部门应按照各自职责，配合业务部门、财务部门做好挂账签单管理工作，确保业务流程顺畅，公司利益得到保障。四、风险控制（一）信用风险控制1.建立客户信用档案，对客户的信用状况进行动态跟踪和评估。2.根据客户信用等级和挂账额度，合理确定挂账期限和结算方式。3.对于信用等级较低或挂账额度较大的客户，应加强风险监控，采取必要的风险防范措施，如要求提供担保、增加预付款比例等。（二）操作风险控制1.规范挂账签单业务流程，明确各环节的操作要求和审批程序，确保业务操作的规范性和准确性。2.加强对业务人员的培训和管理，提高业务人员的风险意识和业务水平，防止因操作失误或违规行为导致公司损失。3.建立健全内部监督机制，定期对挂账签单业务进行检查和审计，及时发现和纠正存在的问题。（三）法律风险控制1.加强对法律法规的学习和研究，确保挂账签单业务符合法律法规要求。2.在合同签订过程中，严格审查合同条款，避免因合同漏洞或条款不明确导致法律纠纷。3.对于涉及重大法律问题的挂账签单业务，及时咨询专业律师意见，必要时聘请律师参与处理。五、监督与检查（一）内部审计公司内部审计部门应定期对挂账签单业务进行审计，检查业务流程的执行情况、账款核对情况、款项催收情况、坏账处理情况等，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）财务检查财务部门应定期对挂账签单业务进行财务检查，核对账目记录的准确性和完整性，检查应收账款的账龄结构、坏账准备计提情况等，确保财务数据真实可靠。（三）业务检查业务部门应定期对挂账签单业务进行自查，检查客户开发与维护情况、合同执行情况、发货与服务情况、款项催收情况等，发现问题及时进行整改，并向公司领导汇报业务进展情况。六、附则（一）解释权本管理办法由公司财务部门负责解释。（二）修订与