广告招采管理办法

广告招采管理办法一、总则（一）目的为了规范公司广告招采行为，加强广告招采管理，提高广告资源采购效率，保证广告质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门、各子公司在广告策划、制作、投放等方面涉及的广告招采活动，包括但不限于各类平面广告、影视广告、网络广告、户外广告等。（三）基本原则1.合法性原则：广告招采活动必须遵守国家法律法规和行业标准，确保活动的合法性、合规性。2.公平公正原则：遵循公平、公正、公开的原则，对待所有参与招采的供应商，不偏袒、不歧视，保障各方的合法权益。3.效益原则：在保证广告质量的前提下，充分考虑成本效益，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益。4.诚信原则：参与招采活动的各方应诚实守信，严格履行合同约定，不得弄虚作假、欺诈违约。二、职责分工（一）采购部门1.负责制定广告招采计划，明确采购需求和预算。2.组织实施广告招采活动，包括发布招标公告、资格预审、招标文件编制、开标评标、合同签订等。3.建立和维护供应商库，对供应商进行评估和管理。4.协调处理招采过程中的各种问题和纠纷。（二）需求部门1.根据公司业务需求，提出广告招采申请，明确广告目标、内容要求、投放渠道、时间节点等。2.参与采购文件的编制和审核，提供技术支持和业务指导。3.协助采购部门进行供应商考察和评估，参与评标工作。4.负责广告的验收工作，对广告效果进行评价和反馈。（三）法务部门1.审核广告招采合同及相关文件，确保合同条款符合法律法规要求，防范法律风险。2.为广告招采活动提供法律咨询和支持，处理法律纠纷。（四）财务部门1.参与广告招采预算的编制和审核，提供财务支持和建议。2.负责广告采购款项的支付审核和结算工作，确保资金支付的合规性和准确性。3.对广告招采成本进行核算和分析，提供成本控制建议。三、招采流程（一）采购申请需求部门根据公司业务发展需要，填写广告招采申请表，详细说明广告项目名称、背景、目标、内容要求、投放渠道、预算金额、时间要求等信息，提交给采购部门。（二）采购计划制定采购部门收到采购申请后，对需求进行审核和评估，结合公司广告投放计划和预算安排，制定广告招采计划，明确采购方式、采购时间、采购流程等内容，并报公司领导审批。（三）供应商选择1.发布招标公告：采购部门根据招采计划，通过公司官网、行业媒体、采购平台等渠道发布招标公告，邀请符合条件的供应商参与投标。招标公告应明确招标项目的基本情况、投标资格要求、投标文件编制要求、投标截止时间、开标时间及地点等信息。2.资格预审：采购部门对报名参与投标的供应商进行资格预审，审查供应商的营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况、财务状况等，确定符合要求的供应商名单。3.招标文件编制：采购部门根据招标项目的需求，编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标须知、技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保招标文件内容完整、准确、清晰，符合法律法规和行业标准要求。4.发放招标文件：采购部门向通过资格预审的供应商发放招标文件，并要求供应商在规定时间内提交投标文件。5.投标文件接收与开标：采购部门在投标截止时间前接收供应商的投标文件，并按照招标文件规定的时间和地点组织开标。开标过程应公开进行，由采购部门工作人员当众拆封投标文件，宣读投标人名称、投标报价、投标文件的主要内容等信息。6.评标：采购部门组织成立评标委员会，对投标文件进行评审。评标委员会由采购部门、需求部门、法务部门、财务部门等相关人员组成，必要时可邀请外部专家参与。评标委员会应按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件的技术方案、商务条款、价格、售后服务等方面进行综合评审，推荐中标候选人。7.中标通知：采购部门根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。同时，将中标结果通知未中标供应商。（四）合同签订1.中标供应商收到中标通知书后，应在规定时间内与采购部门签订广告采购合同。合同应明确双方的权利和义务，包括广告内容、制作要求、投放时间、投放渠道、价格、付款方式、违约责任等条款。2.采购部门将合同文本提交法务部门审核，确保合同条款符合法律法规要求，不存在法律风险。法务部门审核通过后，合同方可正式签订。（五）广告制作与投放1.中标供应商按照合同约定组织广告制作，确保广告内容符合公司要求和法律法规规定。需求部门应配合供应商进行广告制作过程中的沟通和协调工作，提供必要的支持和指导。2.广告制作完成后，需求部门负责组织验收工作。验收内容包括广告内容、制作质量、投放效果等方面。验收合格后，采购部门按照合同约定支付广告采购款项。3.广告投放过程中，需求部门应密切关注广告投放效果，及时收集反馈信息。如发现广告投放出现问题或效果不理想，应及时与供应商沟通协商，采取相应的措施进行调整和改进。（六）合同执行与结算1.合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购部门负责跟踪合同执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。2.广告投放完成后，采购部门根据合同约定和验收情况，办理广告采购款项的结算手续。财务部门对结算凭证进行审核，确保资金支付的合规性和准确性。四、供应商管理（一）供应商库建立采购部门负责建立和维护供应商库，收录具有良好信誉、较强实力、丰富经验的广告供应商信息。供应商库应涵盖广告策划、制作、投放等各个环节的供应商，包括广告公司、影视制作公司、媒体平台等。（二）供应商评估1.采购部门定期对供应商库中的供应商进行评估，评估内容包括供应商的业绩表现、服务质量、产品质量、价格水平、信誉状况、财务状况等方面。2.根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商，在后续招采活动中可给予一定的优惠政策和优先合作机会；对于不合格供应商，应及时清理出库，并限制其参与公司后续招采活动。（三）供应商考核1.在广告招采项目实施过程中，采购部门对供应商的合同执行情况进行考核。考核内容包括广告制作进度、质量、投放效果、售后服务等方面。2.根据考核结果，对供应商进行相应的奖惩。对于表现优秀的供应商，给予表彰和奖励；对于违反合同约定、服务质量差的供应商，采取警告、罚款、暂停合作、终止合同等措施进行处理。五、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对广告招采活动进行审计监督，检查招采流程是否合规、采购文件是否规范、合同签订是否合法、资金支付是否准确等方面。2.采购部门应定期向公司领导汇报广告招采工作进展情况，接受公司领导的监督和指导。（二）外部监督1.公司广告招采活动应接受行业主管部门、监管机构等外部部门的监督检查，确保活动符合法律法规和行业标准要求。2.对于外部监督检查中发现的问题，采购部门应及时整改，并将整改情况报告公司领导和相关部门。六、违规处理（一）违规行为界定在广告招采活动中，如有下列行为之一的，视为违规行为：1.违反国家法律法规和行业标准进行招采活动的。2.采取不正当手段谋取中标或成交的，如串通投标、行贿受贿、弄虚作假等。3.泄露招采活动机密信息的。4.违反合同约定，擅自变更广告内容、制作要求、投放时间、投放渠道等条款的。5.其他违反本办法规定的行为。（二）违规处理措施1.对于违规行为，一经查实，公司将视情节轻重，对相关责任人给予警告、罚款、降职、撤职等处分。2.对于违规供应商，公司将采取暂停合作、终止合同、列入黑名单等措