常规工具管理办法

常规工具管理办法一、总则（一）目的为加强公司常规工具的管理，确保工具的正常使用和有效维护，提高工作效率，降低成本，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于公司内所有常规工具的采购、验收、存储、发放、使用、维护、报废等全过程管理。（三）管理职责1.行政部门负责制定和完善常规工具管理办法，并监督执行。统一规划和管理公司常规工具的采购、验收、存储、发放等工作。定期组织对公司常规工具的盘点和清查，确保账物相符。2.使用部门负责提出本部门常规工具的需求计划，并配合行政部门进行采购工作。负责本部门常规工具的日常使用、维护和保管，确保工具的正常使用。定期对本部门的常规工具进行盘点和清查，及时反馈工具的使用情况和存在问题。3.财务部门负责审核常规工具的采购预算和费用报销，确保资金的合理使用。对常规工具的采购成本进行核算和分析，为成本控制提供依据。二、采购管理（一）需求计划1.各使用部门应根据工作需要，提前制定常规工具的需求计划。需求计划应包括工具名称、规格型号、数量、预计使用时间等详细信息。2.需求计划应经部门负责人审核后，报行政部门汇总。行政部门根据各部门的需求计划，结合公司实际情况，制定年度常规工具采购计划。（二）采购流程1.行政部门根据年度采购计划，选择合格的供应商进行采购。在选择供应商时，应综合考虑供应商的信誉、产品质量、价格、售后服务等因素。2.与供应商签订采购合同，明确采购的工具名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。采购合同应经公司法律顾问审核后签订。3.采购人员应及时跟踪采购合同的执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。如遇供应商不能按时交货或产品质量不符合要求等情况，应及时与供应商协商解决，并采取相应的措施，确保公司工作不受影响。（三）验收管理1.常规工具到货后，采购人员应及时通知行政部门和使用部门进行验收。验收人员应根据采购合同和相关标准，对工具的数量、规格型号、质量等进行仔细检查。2.验收合格的工具，应填写验收报告，并办理入库手续。验收不合格的工具，应及时与供应商联系，要求其更换或退货。如因特殊原因不能退货的，应协商解决办法，并在验收报告中注明情况。三、存储管理（一）仓库规划1.行政部门应根据公司常规工具的种类、数量和使用频率，合理规划仓库存储空间。仓库应设置不同的区域，分别存放不同类型的工具，并做好标识。2.仓库应保持整洁、通风良好，温度和湿度应符合工具存储的要求。同时，应配备必要的消防器材和安全设施，确保仓库的安全。（二）库存管理1.仓库管理人员应建立常规工具库存台账，详细记录工具的入库时间、规格型号、数量、领用情况等信息。库存台账应定期与财务部门进行核对，确保账物相符。2.仓库管理人员应定期对库存工具进行盘点和清查，及时发现和处理工具的损坏、丢失等情况。盘点和清查结果应形成报告，报行政部门和相关领导。3.对于长期闲置不用的工具，仓库管理人员应及时清理，并报行政部门审批后进行处理。处理方式可以包括报废、调剂等。四、发放管理（一）领用流程1.使用部门因工作需要领用常规工具时，应填写工具领用申请表，经部门负责人审核后，报行政部门审批。2.行政部门根据审批结果，通知仓库管理人员发放工具。仓库管理人员应根据工具领用申请表，发放相应的工具，并在库存台账上做好记录。3.领用人员应在工具领用登记表上签字确认，领取工具后应妥善保管，不得转借他人。（二）借用管理1.因工作需要临时借用常规工具的，应填写工具借用申请表，经部门负责人和行政部门审批后，到仓库办理借用手续。2.借用人员应在规定的时间内归还借用的工具，如因特殊原因不能按时归还的，应提前向行政部门说明情况，并办理延期手续。3.借用期间，借用人员应妥善保管借用的工具，如因保管不善造成工具损坏或丢失的，应照价赔偿。五、使用管理（一）使用培训1.行政部门应定期组织常规工具的使用培训，提高使用人员的操作技能和安全意识。使用培训应包括工具的性能、操作方法、维护保养等内容。2.使用人员应参加行政部门组织的使用培训，熟悉工具的使用方法和注意事项。未经培训的人员不得擅自使用工具。（二）使用规范1.使用人员应按照工具的使用说明书和操作规程进行操作，不得违规使用。在使用过程中，如发现工具出现故障或异常情况，应立即停止使用，并报告行政部门。2.使用人员应妥善保管工具，不得随意丢弃或损坏工具。工具使用完毕后，应及时清理干净，并放回指定的存放地点。3.严禁将公司常规工具带出公司或挪作他用。如因工作需要带出公司的，应经行政部门批准，并办理相关手续。六、维护管理（一）维护计划1.行政部门应根据常规工具的使用情况和维护要求，制定年度维护计划。维护计划应包括维护内容、维护时间、维护人员等信息。2.使用部门应按照行政部门制定的维护计划，配合维护人员对本部门的常规工具进行维护保养。（二）维护实施1.维护人员应按照维护计划和相关标准，对常规工具进行维护保养。维护保养内容包括清洁、润滑、紧固、调整、防腐等。2.在维护保养过程中，如发现工具存在故障或损坏，应及时进行维修或更换零部件。维修或更换零部件后，应进行测试和调试，确保工具正常使用。3.维护人员应建立常规工具维护档案，记录工具的维护保养情况、维修记录、更换零部件等信息。维护档案应妥善保管，以备查阅。七、报废管理（一）报废条件1.常规工具因使用年限过长、损坏严重、技术落后等原因，已无法正常使用或维修价值不大的，可申请报废。2.因公司业务调整、工艺改进等原因，不再使用的常规工具，可申请报废。（二）报废流程1.使用部门填写工具报废申请表，详细说明工具的报废原因、规格型号、数量等信息，并附上工具的照片或相关证明材料。2.工具报废申请表经部门负责人审核后，报行政部门审批。行政部门组织相关人员对申请报废的工具进行鉴定，确认符合报废条件的，予以批准。3.经批准报废的工具，由行政部门统一处理。处理方式可以包括变卖、捐赠、报废等。处理所得收入应上缴公司财务部门。八、监督与检查（一）监督机制1.公司成立常规工具管理监督小组，由行政部门、财务部门、审计部门等相关人员组成。监督小组负责对公司常规工具的管理工作进行监督检查。2.监督小组应定期对公司常规工具的采购、验收、存储、发放、使用、维护、报废等环节进行检查，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）违规处理1.对于违反本管理办法的单位和个人，公司将视情节轻