外协保密管理办法

外协保密管理办法一、总则（一）目的为加强公司外协项目的保密管理，确保公司商业秘密和敏感信息的安全，防止因外协合作而导致的信息泄露风险，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司与外部协作单位（以下简称“外协单位”）开展的各类项目合作，包括但不限于技术研发、生产加工、服务外包等涉及公司保密信息的业务活动。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规以及行业相关保密标准，确保保密管理工作合法合规。2.预防为主原则：强化保密意识教育，完善保密制度和措施，从源头上防范保密风险。3.全程管控原则：对外协项目从洽谈、签约、执行到验收的全过程进行保密管理，确保信息安全。4.责任明确原则：明确公司各部门及外协单位在保密工作中的职责，做到责任到人。二、保密范围与密级划分（一）保密范围1.技术信息：包括但不限于公司的产品设计方案、工艺流程、技术诀窍、研发成果、技术数据等。2.商业信息：如市场策略、客户名单、销售数据、采购信息、财务数据等。3.管理信息：涉及公司运营管理的各类文件、计划、报告、决策等内部资料。4.其他敏感信息：公司认为需要保密的其他信息，如尚未公开的项目信息、合作意向等。（二）密级划分根据信息的重要性和敏感程度，将保密信息划分为绝密、机密、秘密三个等级。1.绝密级：是公司最重要的核心机密，一旦泄露将给公司带来极其严重的损失，如公司的核心技术配方、重大战略决策等。2.机密级：重要性较高，泄露后会对公司的利益造成较大损害，如关键技术文档、重要客户信息等。3.秘密级：涉及公司一般的敏感信息，泄露后可能对公司产生一定影响，如一般性的技术资料、普通客户资料等。三、职责分工（一）公司保密管理部门1.负责制定和完善公司外协保密管理制度，并监督执行。2.对外协项目的保密工作进行指导、检查和考核。3.协调处理外协保密工作中的重大问题，对违规行为进行调查和提出处理意见。（二）项目管理部门1.在项目洽谈阶段，向协作单位明确保密要求，并在合作协议中约定保密条款。2.负责对外协项目保密工作的日常管理，督促协作单位落实保密措施。3.审查外协单位提交的涉及公司保密信息的文件、资料等，确保符合保密规定。（三）技术部门1.对外协项目中涉及的技术信息进行保密管理，指导协作单位正确使用和保护技术资料。2.协助项目管理部门审查外协单位的技术保密措施，确保技术信息安全。（四）其他相关部门按照各自职责，做好本部门涉及外协项目的保密工作，配合公司整体保密管理工作。（五）外协单位1.严格遵守本办法及与公司签订的保密协议，履行保密义务。2.明确专人负责保密工作，建立健全本单位的保密管理制度和措施。3.对外协项目中接触到的公司保密信息进行妥善保管，不得擅自复制、传播或泄露。四、保密措施（一）协议约束1.公司与外协单位签订项目合作协议时，必须明确保密条款，规定保密的范围、期限、违约责任等内容。保密期限应根据项目实际情况合理确定，一般不少于项目结束后[X]年。2.保密条款应明确外协单位在保密方面的责任和义务，如未经公司书面同意，不得将公司保密信息用于与本项目无关的其他目的。（二）人员管理1.公司对外协单位参与项目的人员进行背景审查，确保其具备良好的职业道德和保密意识。2.要求外协单位对参与项目的人员进行保密培训，明确保密责任，并签订保密承诺书。3.限制外协单位人员接触公司保密信息的范围，根据工作需要严格控制知悉权限。（三）物理隔离1.对于涉及公司核心保密信息的外协项目，应尽量安排在公司内部进行，如需在外协单位开展工作，应采取必要的物理隔离措施，如设置专门的工作区域、配备独立的办公设备等。2.对外协单位提供的存储设备进行严格管理，禁止使用未经公司认可的存储介质存储公司保密信息。（四）文件管理1.公司向外协单位提供保密信息时，应进行登记，并要求外协单位签收。提供的文件、资料等应标注密级和保密期限。2.外协单位应建立保密文件管理制度，对公司提供的保密信息进行分类、编号、存储，确保文件的安全。3.项目结束后，外协单位应将涉及公司保密信息的文件、资料等全部归还公司，并办理交接手续。如需留存复印件，应经公司书面同意，并按照公司要求进行标注和管理。（五）网络与信息系统安全1.如外协项目涉及公司网络或信息系统，应采取安全防护措施，如设置访问权限、防火墙、加密传输等，防止信息泄露。2.要求外协单位加强其自身网络与信息系统的安全管理，定期进行安全检查和漏洞修复，防止因外协单位信息系统安全问题导致公司保密信息泄露。五、监督与检查（一）定期检查1.公司保密管理部门定期对外协项目的保密工作进行检查，检查内容包括保密制度执行情况、人员管理情况、文件资料管理情况等。2.检查频率为每季度至少一次，对于重点外协项目应增加检查次数。（二）不定期抽查1.公司保密管理部门不定期对外协单位的保密工作进行抽查，及时发现和纠正存在的问题。2.抽查方式可包括现场检查、资料查阅、人员访谈等。（三）问题整改1.对于检查和抽查中发现的保密问题，公司保密管理部门应及时向外协单位发出整改通知，要求其限期整改。2.外协单位应针对问题制定详细的整改措施，并在规定期限内将整改情况书面报告公司。公司对整改情况进行跟踪复查，确保问题得到彻底解决。六、保密培训与教育（一）公司内部培训1.定期组织公司员工参加外协保密知识培训，提高员工的保密意识和技能。培训内容包括保密法律法规、公司保密制度、外协保密工作要求等。2.对于涉及外协项目的关键岗位人员，应进行专门的保密培训，使其熟悉外协保密工作流程和注意事项。（二）对外协单位培训1.在项目启动阶段，组织外协单位相关人员参加保密培训，培训内容包括公司保密制度、保密协议条款、保密工作要求等。2.根据外协项目的进展情况，适时对外协单位进行针对性的保密培训，如新技术保密要点、数据安全管理等。七、保密协议管理（一）协议签订1.公司与外协单位签订项目合作协议时，必须同时签订保密协议。保密协议应作为合作协议的重要组成部分，具有同等法律效力。2.保密协议应明确双方的权利和义务，确保保密条款具体、明确、可操作。（二）协议变更与解除1.如因项目变更、外协单位调整等原因需要变更保密协议的，双方应协商一致，并签订书面变更协议。2.项目结束或保密协议期满后，如双方不再有保密信息需要保密，应签订保密协议解除协议。（三）协议执行监督1.公司保密管理部门负责监督保密协议的执行情况，确保外协单位严格履行保密义务。2.如发现外协单位违反保密协议约定，公司有权按照协议约定追究其违约责任，直至采取法律措施。八、奖励与处罚（一）奖励1.对于在外协保密工作中表现突出的部门或个人，公司给予表彰和奖励。奖励方式包括荣誉证书、奖金、晋升等。2.具体奖励标准根据贡献大小另行制定。（二）处罚1.外协单位如有违反本办法或保密协议约定的行为，公司将视情节轻重给予警告、罚款、解除合作协议等处罚措施。2.对于因外协单