外包采购管理办法

外包采购管理办法一、总则（一）目的为规范公司外包采购行为，加强外包采购管理，提高采购效率，降低采购成本，保证外包采购质量，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司所有外包采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购、工程项目采购等。（三）基本原则1.合法性原则：外包采购活动必须遵守国家法律法规和行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，不得偏袒任何一方，保障供应商的合法权益。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和效益，实现资源的优化配置。4.诚信原则：采购双方应诚实守信，履行合同约定，维护良好的合作关系。二、采购计划与预算（一）采购需求预测各部门应根据公司业务发展规划和实际工作需要，提前进行采购需求预测，填写《采购需求预测表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。（二）采购计划制定采购部门根据各部门提交的采购需求预测表，结合库存情况，制定年度、季度和月度采购计划。采购计划应明确采购项目、采购数量、采购时间、采购预算等内容，并报相关领导审批。（三）采购预算编制采购部门应根据采购计划编制采购预算，采购预算应包括采购物资或服务的价格、运输费、保险费、税费等所有费用。采购预算应报财务部门审核，并经公司领导批准后执行。三、供应商管理（一）供应商选择1.供应商筛选：采购部门应建立供应商信息库，收集供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、产品质量等资料，并对供应商进行筛选和评估。2.供应商实地考察：对于重要的采购项目，采购部门应组织相关人员对供应商进行实地考察，了解供应商的生产经营状况、质量管理体系、售后服务能力等情况。3.供应商评估与选择：采购部门根据供应商的筛选和实地考察情况，对供应商进行综合评估，选择合格的供应商，并与其签订采购合同。（二）供应商考核1.考核指标设定：采购部门应建立供应商考核指标体系，包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面的指标。2.考核周期：采购部门应定期对供应商进行考核，考核周期为每季度一次。3.考核结果处理：采购部门根据供应商的考核结果，对供应商进行分类管理。对于考核优秀的供应商，给予优先采购、增加采购量等奖励；对于考核不合格的供应商，给予警告、减少采购量、暂停合作等处罚，直至终止合作。（三）供应商关系维护1.定期沟通：采购部门应定期与供应商进行沟通，了解供应商的生产经营状况、产品质量情况、售后服务情况等，及时解决合作中出现的问题。2.合作培训：采购部门应组织供应商进行合作培训，提高供应商的产品质量、交货期、售后服务等方面的能力。3.合作创新：采购部门应与供应商共同开展合作创新，探索新的采购模式、产品技术、服务方式等，提高合作效率和效益。四、采购流程（一）采购申请各部门根据采购计划和实际工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、采购原因、预计采购时间等信息，并报相关领导审批。（二）采购审批1.部门审批：采购申请表经部门负责人审核后，报分管领导审批。2.财务审批：采购申请表经分管领导审批后，报财务部门审核。财务部门主要审核采购预算是否合理、资金是否落实等情况。3.总经理审批：采购申请表经财务部门审核后，报总经理审批。总经理主要审批采购项目是否必要、采购预算是否合理等情况。（三）采购实施1.采购方式选择：采购部门根据采购项目的特点和要求，选择合适的采购方式，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。2.采购文件编制：采购部门根据采购方式的要求，编制采购文件，包括招标文件、谈判文件、询价文件等。采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。3.发布采购信息：采购部门根据采购方式的要求，发布采购信息，邀请潜在供应商参与投标、谈判、询价等活动。采购信息应在公司内部网站、行业媒体、政府采购平台等渠道发布。4.供应商响应：潜在供应商应在规定的时间内响应采购信息，提交投标文件、谈判文件、询价文件等资料。采购部门应及时对供应商的响应文件进行审查和评估，选择合格的供应商进行进一步的谈判、询价等活动。5.采购谈判与询价：采购部门与合格的供应商进行采购谈判或询价，就采购项目的技术规格、商务条款、价格、交货期、售后服务等内容进行协商和沟通，达成一致意见后签订采购合同。6.合同签订：采购部门根据采购谈判或询价的结果，与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货期、售后服务等内容，并经双方签字盖章后生效。（四）采购验收1.验收准备：采购部门应在采购合同约定的交货期前，通知相关部门做好验收准备工作。验收部门应制定验收方案，明确验收标准、验收方法、验收人员等内容。2.验收实施：采购物资或服务到货后，验收部门应按照验收方案进行验收。验收内容包括物资或服务的名称、规格、数量、质量、外观等方面。验收人员应认真填写《采购验收单》，详细记录验收情况。3.验收结果处理：验收合格的物资或服务，验收部门应在《采购验收单》上签字确认，并办理入库手续；验收不合格的物资或服务，验收部门应及时通知采购部门与供应商协商解决，协商不成的，应按照合同约定追究供应商的违约责任。五、采购风险管理（一）风险识别采购部门应定期对采购活动进行风险识别，识别的风险包括但不限于市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、法律风险等。（二）风险评估采购部门应根据风险识别的结果，对风险进行评估，评估的内容包括风险发生的可能性、风险影响的程度等。（三）风险应对采购部门应根据风险评估的结果，制定风险应对措施，应对的措施包括但不限于风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。六、采购监督与审计（一）内部监督公司内部审计部门应定期对采购活动进行内部监督，监督的内容包括采购计划的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况、采购资金的使用情况等。（二）外部审计公司应定期聘请外部审计机构对采购活动进行审计，审计的内容包括采购活动的合法性、合规性、效益性等。（三）投诉处理公司应建立采购投诉处理机制，接受供应商和员工的投诉。对于投诉事项，公司应及时进行调