场地费用管理办法

场地费用管理办法一、总则（一）目的为加强公司场地费用管理，规范场地费用的预算编制、审批、使用及核算等流程，提高场地资源利用效率，降低运营成本，确保公司各项业务活动的顺利开展，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部各部门因业务需要使用场地所发生的费用管理，包括但不限于办公场地租赁、会议场地租赁、活动场地租赁等费用支出。（三）基本原则1.预算控制原则：场地费用支出应纳入公司年度预算管理，严格按照预算安排执行，确保费用支出的合理性和可控性。2.合规性原则：场地费用的发生必须符合国家法律法规及相关行业标准，确保合同签订、费用支付等环节合法合规。3.效益优先原则：在满足业务需求的前提下，优先选择性价比高的场地资源，提高场地使用效益，降低费用成本。4.权责明确原则：明确各部门在场地费用管理中的职责和权限，做到责任到人，确保管理工作的有效开展。二、管理职责（一）财务部门1.负责制定场地费用核算办法，对场地费用进行准确核算和账务处理。2.审核场地费用预算、报销凭证等，确保费用支出的合理性和合规性。3.定期对场地费用进行统计分析，为公司决策提供数据支持。（二）行政部门1.负责公司场地资源的统筹规划和管理，制定场地使用标准和流程。2.组织场地租赁的招标、谈判等工作，签订场地租赁合同。3.负责场地的日常调度和安排，协调解决场地使用过程中的问题。（三）使用部门1.根据业务需求，提前向行政部门提交场地使用申请，明确使用时间、用途等信息。2.严格按照场地租赁合同及公司相关规定使用场地，不得擅自改变用途或转租。3.配合财务部门和行政部门做好场地费用的核算、统计等工作。三、预算管理（一）预算编制1.每年第四季度，行政部门应会同财务部门及各使用部门，根据公司下一年度业务发展计划和场地使用需求，编制场地费用年度预算。2.预算编制应充分考虑场地租赁价格变化趋势、业务活动规模及频率等因素，确保预算的科学性和合理性。3.场地费用预算应明确各项费用的明细，包括场地租金、物业费、水电费、设备租赁费等，并按部门和项目进行分解。（二）预算审批1.场地费用年度预算编制完成后，经行政部门负责人审核、财务部门负责人复核后，报公司分管领导审批。2.公司分管领导应根据公司整体经营状况和财务状况，对场地费用预算进行严格审查，确保预算符合公司发展战略和实际需求。3.经公司领导审批后的场地费用预算，作为年度场地费用控制的依据，不得随意调整。如因特殊情况需要调整预算，应按照预算编制和审批程序进行。（三）预算执行1.各部门应严格按照批准的场地费用预算执行，不得超预算支出。如因业务发展需要增加场地使用，应提前办理预算调整手续。2.财务部门应建立场地费用预算执行监控机制，定期对各部门预算执行情况进行检查和分析，及时发现问题并提出改进措施。3.对于预算执行过程中出现的偏差，各部门应及时查找原因，采取有效措施进行纠正，确保预算目标的实现。四、费用报销管理（一）报销流程1.场地使用完毕后，使用部门应及时整理相关费用凭证，填写费用报销单，并附上场地租赁合同、发票等相关证明材料。2.费用报销单经使用部门负责人签字确认后，提交至行政部门审核。行政部门应重点审核场地使用的真实性、合理性及费用标准是否符合合同约定。3.行政部门审核通过后，将费用报销单及相关材料转至财务部门。财务部门按照公司财务制度对报销凭证进行审核，重点审核发票的真实性、合法性、完整性以及报销金额是否准确等。4.财务部门审核无误后，报公司领导审批。公司领导审批通过后，财务部门予以报销付款。（二）报销标准1.场地租金应按照租赁合同约定的金额和支付方式进行报销，不得擅自提高或降低租金标准。2.物业费、水电费等其他费用，应根据实际发生金额进行报销，并提供相应的发票或缴费凭证。3.对于因业务需要临时租赁场地的，其费用报销标准应按照公司相关规定执行，如无明确规定的，应事先报公司领导审批。（三）报销凭证要求1.报销凭证必须真实、合法、有效，发票应加盖发票专用章，并注明开票日期、购买方名称、服务内容、金额等信息。2.对于不符合规定的报销凭证，财务部门有权拒绝报销。如因特殊原因无法取得正式发票的，应提供相关证明材料，并经公司领导批准后，方可报销。3.报销凭证应按照公司财务制度规定的格式和内容填写，确保字迹清晰、内容完整、金额准确。五、合同管理（一）合同签订1.行政部门在组织场地租赁招标、谈判等工作后，应与出租方签订场地租赁合同。合同应明确双方的权利和义务，包括场地位置、面积、租赁期限、租金标准、支付方式、违约责任等条款。2.场地租赁合同签订前，应提交财务部门进行审核。财务部门应重点审核合同条款是否符合公司利益，费用支付方式是否合理，违约责任是否明确等。3.经财务部门审核通过后的场地租赁合同，报公司领导审批。公司领导审批通过后，由行政部门负责签订合同，并加盖公司公章。（二）合同执行1.合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。行政部门应定期对合同执行情况进行检查和监督，确保公司权益得到保障。2.如因出租方原因导致合同无法履行或出现违约情况，行政部门应及时与出租方协商解决，并按照合同约定追究出租方的违约责任。3.对于合同执行过程中需要变更或解除合同的，应按照合同约定的程序进行办理，并及时通知财务部门调整相关账务处理。（三）合同归档1.场地租赁合同签订后，行政部门应及时将合同原件及相关附件进行归档保存，建立合同档案管理制度。2.合同档案应包括合同文本、审批文件、往来函件、补充协议等资料，确保档案资料的完整性和准确性。3.合同档案的保管期限应按照公司档案管理规定执行，期满后如需销毁，应按照规定程序进行审批和处理。六、监督与检查（一）内部审计1.公司内部审计部门应定期对场地费用管理情况进行审计，检查预算执行情况、费用报销合规性、合同管理等方面是否存在问题。2.内部审计部门应根据审计结果提出审计意见和建议，督促相关部门及时整改存在的问题，确保场地费用管理工作规范有序。（二）财务检查1.财务部门应定期对场地费用进行专项检查，核对费用支出是否与预算相符，报销凭证是否真实合法，账务处理是否准确无误等。2.对于检查中发现的问题，财务部门应及时下达整改通知，要求相关部门限期整改。整改完成后，应进行复查，确保问题得到彻底解决。（三）日常监督1.行政部门应加强对场地使用情况的日常监督，检查各部门是否按照规定使用场地，有无擅自改