印章管理办法总则

印章管理办法总则一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，维护公司合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及所属各分支机构、全资子公司、控股子公司等（以下统称“公司”）各类印章的管理。（三）印章种类及定义1.公司公章：公司法定名称章，代表公司对外行使权利、承担义务，具有最高法律效力。2.法定代表人章：公司法定代表人个人名章，用于特定的业务场景，如银行结算等。3.合同专用章：专门用于签订各类合同的印章，表明合同签订的严肃性和有效性。4.财务专用章：用于公司财务核算、资金收付等财务相关业务的印章。5.部门章：各部门根据工作需要刻制的印章，用于部门内部文件、资料等的盖章确认。6.业务专用章：针对特定业务类型刻制的印章，如项目章、报关章等，用于相应业务的办理。（四）管理原则1.依法依规原则：印章的刻制、使用、保管等必须严格遵守国家法律法规和行业标准。2.分级负责原则：实行公司总部、分支机构、子公司分级管理，明确各级管理职责。3.专人专管原则：指定专人负责印章的保管和使用，确保印章安全。4.严格审批原则：印章使用必须经过严格的审批流程，未经批准不得擅自使用。二、印章的刻制与启用（一）刻制申请1.因工作需要刻制印章的部门或单位，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息。2.申请表需经部门负责人、分管领导审核签字后，报公司总经理审批。（二）刻制流程1.经总经理审批同意后，由公司行政部门统一办理印章刻制手续。2.行政部门应选择具有资质的印章刻制单位，并与其签订印章刻制合同，明确双方权利义务。3.印章刻制单位应按照国家相关规定和公司要求进行印章刻制，确保印章质量和安全性。（三）印章启用1.印章刻制完成后，行政部门应及时组织相关人员对印章进行验收。2.验收合格的印章，由行政部门填写《印章启用申请表》，注明启用日期、启用范围等信息。3.《印章启用申请表》经部门负责人、分管领导审核签字后，报公司总经理审批。4.经总经理审批同意后，行政部门发布印章启用通知，明确印章正式启用时间和使用范围。三、印章的保管（一）保管人员职责1.负责印章的日常保管，确保印章存放安全，防止印章被盗、丢失或损坏。2.严格按照规定的使用范围和审批程序使用印章，对印章使用情况进行登记。3.定期对印章进行检查，如发现印章有损坏、变形等情况，应及时报告并采取相应措施。（二）保管方式1.公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章等重要印章应实行专人专柜保管。2.部门章和业务专用章可根据实际情况，由部门指定专人保管，但应确保印章安全。（三）保管场所安全要求1.印章保管场所应具备防火、防盗、防潮、防虫等安全条件。2.配备必要的安全设施，如保险柜、监控设备等。四、印章的使用（一）使用范围1.公司公章：用于公司对外签订合同、协议、文件，向政府部门、金融机构等提交的重要资料等。2.法定代表人章：用于银行结算、授权委托等特定业务。3.合同专用章：用于签订各类合同。4.财务专用章：用于公司财务核算、资金收付等业务。5.部门章：用于部门内部文件、资料的盖章确认，不得对外使用。6.业务专用章：用于相应业务的办理，如项目章用于项目文件、资料的盖章，报关章用于报关业务等。（二）使用审批流程1.一般事项：使用印章的部门或个人应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数等信息。申请表经部门负责人审核签字后，报分管领导审批。2.重要事项：涉及公司重大决策、重要合同签订、大额资金支付等重要事项的用印，需经部门负责人、分管领导审核签字后，报公司总经理审批。（三）用印登记1.印章保管人员应建立《印章使用登记簿》，对每一次印章使用情况进行详细登记。2.登记内容包括用印日期、用印部门或个人、用印事项、用印文件名称及份数、审批人等信息。（四）用印要求1.用印文件必须内容真实、合法、有效，符合公司相关规定和审批流程。2.印章应加盖在文件规定的位置，确保印章清晰、端正。3.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。五、印章的停用与销毁（一）停用情形1.公司名称变更、重组、分立等原因，原印章不再使用。2.印章损坏、遗失或被盗，无法继续使用。3.因工作需要，印章使用范围发生重大调整，原印章不再适用。（二）停用申请1.印章保管部门或个人应填写《印章停用申请表》，详细说明印章停用原因、停用日期等信息。2.申请表经部门负责人、分管领导审核签字后，报公司总经理审批。（三）停用处理1.经总经理审批同意后，印章保管部门或个人应及时将停用印章交回公司行政部门。2.行政部门对停用印章进行封存，并在《印章管理台账》中注明停用情况。（四）销毁流程1.对于需要销毁的印章，由行政部门填写《印章销毁申请表》，注明印章名称、销毁原因等信息。2.《印章销毁申请表》经部门负责人、分管领导审核签字后，报公司总经理审批。3.经总经理审批同意后，行政部门会同相关部门组成印章销毁小组，对印章进行销毁。4.印章销毁过程应进行全程录像，并由参与销毁人员签字确认。5.销毁完成后，行政部门应在《印章管理台账》中记录印章销毁情况。六、监督与检查（一）监督部门公司审计部门负责对印章管理情况进行定期监督检查。（二）检查内容1.印章管理制度的执行情况，包括印章刻制、启用、保管、使用、停用、销毁等环节。2.印章使用审批流程的执行情况，是否存在未经审批擅自使用印章的情况。3.印章保管人员的履职情况，是否严格按照规定保管和使用印章。4.印章使用登记情况，登记内容是否完整、准确。（三）检查方式1.定期检查：审计部门每年至少组织一次全面的印章管理专项检查。2.不定期抽查：审计部门可根据工作需要，对印章管理情况进行不定期抽查。（四）问题处理1.对于检查中发现的问题，审计部门应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.责任部门应针对问题制定整改措施，并在规定时间内将整改情况书面报告审计部门。3.对违反印章管理规定的行为，公司将视情节轻