合同公章管理办法

合同公章管理办法一、总则（一）目的为加强公司合同公章的管理，规范合同公章的使用流程，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门在签订合同、协议、文件等涉及公司权利义务的法律文书时，对合同公章的使用管理。（三）基本原则1.依法依规原则：合同公章的使用必须严格遵守国家法律法规和公司的相关规定。2.审慎负责原则：使用合同公章应进行严格审核，确保所签文件内容真实、合法、有效，避免给公司带来法律风险。3.专人专管原则：合同公章由专人负责保管，明确保管人的职责和权限，确保公章安全。二、合同公章的刻制、启用与废止（一）刻制1.公司合同公章的刻制由行政管理部门统一负责，根据公司实际需要，按照法定程序办理刻章手续。2.刻制合同公章必须选择具有合法资质的印章制作单位，并提供公司营业执照副本复印件、法定代表人身份证明等相关资料。3.新刻制的合同公章应在公安部门备案，并留存印模。（二）启用1.新合同公章刻制完成后，由行政管理部门填写《合同公章启用申请表》，经公司法定代表人或其授权代表批准后启用。2.《合同公章启用申请表》应注明公章名称、编号、启用日期、使用范围等信息，并附公章印模。3.行政管理部门应将合同公章启用情况及时通知相关部门和人员。（三）废止1.合同公章因磨损、遗失、被盗或其他原因需要废止的，由保管人填写《合同公章废止申请表》，详细说明废止原因，并提交行政管理部门审核。2.经行政管理部门审核后，报公司法定代表人或其授权代表批准，办理合同公章废止手续。3.废止的合同公章应及时上缴行政管理部门，由行政管理部门统一封存或销毁，并做好记录。三、合同公章的保管（一）保管人员1.合同公章由行政管理部门指定专人负责保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉公司合同公章管理规定。2.保管人员应保持相对稳定，如因工作需要调整保管人员，应办理交接手续。（二）保管要求1.合同公章应存放在安全可靠的地方，配备必要的安全设施，如保险柜、密码锁等，确保公章安全。2.保管人员不得擅自将合同公章带出公司，如因工作需要携带外出，必须经公司法定代表人或其授权代表批准，并办理登记手续。3.保管人员应定期对合同公章进行检查，确保公章完好无损，如发现公章有损坏或异常情况，应及时报告并采取相应措施。四、合同公章的使用（一）使用范围1.合同公章仅限于在公司签订合同、协议、文件等涉及公司权利义务的法律文书时使用。2.未经公司书面授权，任何部门和个人不得擅自使用合同公章对外签订合同或其他法律文件。（二）使用流程1.合同承办部门在签订合同前，应填写《合同用印申请表》，详细说明合同名称、编号、签订时间、对方单位名称、合同内容摘要、用印金额等信息，并提交相关合同文本及附件。2.《合同用印申请表》经合同承办部门负责人审核签字后，报公司法律事务部门或负责合同审核的部门进行法律审核。3.法律事务部门或负责合同审核的部门对合同进行审核后，出具审核意见，并在《合同用印申请表》上签字盖章。4.《合同用印申请表》经法律审核通过后，报公司法定代表人或其授权代表审批。5.公司法定代表人或其授权代表审批同意后，由保管人员在合同文本规定的用印位置加盖合同公章，并做好用印登记。（三）用印登记1.保管人员应建立合同公章使用登记簿，对每次用印情况进行详细登记，登记内容包括用印日期、合同名称、编号、对方单位名称、用印份数、批准人等信息。2.用印登记应及时、准确、完整，不得漏登、错登。用印登记簿应妥善保管，以备查阅。（四）特殊情况处理1.如遇紧急情况需要先使用合同公章签订合同，但无法及时办理审批手续的，合同承办部门应电话请示公司法定代表人或其授权代表同意后，先行用印，并在事后及时补办审批手续。2.补办审批手续时，合同承办部门应提交《合同用印申请表》及相关合同文本、附件，并详细说明紧急情况的原因和经过。五、合同公章的监督与检查（一）监督部门公司审计部门负责对合同公章的使用管理情况进行定期监督检查。（二）检查内容1.合同公章的保管情况，包括保管人员是否符合要求、保管设施是否安全可靠等。2.合同公章的使用流程是否规范，是否按照规定进行审核、审批和登记。3.合同公章的使用范围是否符合规定，有无擅自扩大使用范围的情况。4.合同文本的签订是否符合法律法规和公司规定，有无存在法律风险的条款。（三）检查方式1.定期检查：审计部门每年至少对合同公章的使用管理情况进行一次全面检查。2.不定期抽查：审计部门根据工作需要，不定期对合同公章的使用管理情况进行抽查。（四）问题处理1.审计部门在监督检查过程中发现问题的，应及时向公司报告，并提出整改意见。2.相关部门和人员应按照审计部门提出的整改意见，及时进行整改，确保合同公章的使用管理符合规定。六、法律责任（一）对违反本办法规定，擅自使用合同公章签订合同或其他法律文件的部门和个人，公司将视情节轻重，给予批评教育、警告、罚款等处罚；给公司造成经济损失或法律风险的，依法追究相关人员的法律责任。（二）保管人员因保管不善，导致合同公章遗失、被盗或损坏的，应承担相应的赔偿责任；如因故意或重大过失给公司造成损失的，依法追究其法律责任。（三）对在合