厦门库存管理办法

厦门库存管理办法一、总则（一）目的为加强公司库存管理，确保库存物资的安全、完整，提高库存物资的使用效率，降低库存成本，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司在厦门地区所有涉及库存物资管理的部门和业务活动。（三）基本原则1.准确性原则：库存记录应准确反映实际库存数量、状态和价值，确保账实相符。2.安全性原则：采取有效措施保障库存物资的安全，防止物资损坏、丢失、变质等情况发生。3.效率性原则：优化库存管理流程，提高库存周转速度，减少库存积压，提高资金使用效率。4.合规性原则：严格遵守国家相关法律法规以及行业标准，规范库存管理行为。二、库存管理职责分工（一）仓储部门1.负责库存物资的验收入库、存储保管、发放出库等日常操作。2.建立健全库存物资台账，及时记录物资的出入库情况和库存数量变化。3.定期对库存物资进行盘点，确保账实相符，并编制盘点报告。4.负责库存物资的保管保养工作，采取必要的防护措施，防止物资损坏。（二）采购部门1.根据生产、销售等需求，合理制定采购计划，控制采购数量和时间，避免盲目采购导致库存积压。2.与供应商保持良好沟通，确保采购物资的质量、交货期等符合要求，减少因采购问题影响库存管理。3.参与库存盘点工作，对库存物资的合理性提出建议。（三）生产部门1.准确提供生产所需物资的需求计划，协助采购部门制定采购计划，避免因需求不准确导致库存异常。2.合理安排生产进度，提高生产效率，减少在制品库存积压。3.对生产过程中产生的废料、余料等进行妥善处理，并及时反馈给仓储部门。（四）销售部门1.及时了解市场需求和销售动态，为采购和生产部门提供准确的销售预测信息。2.负责产品的销售发货工作，确保发货及时、准确，避免因发货问题影响客户满意度和库存管理。3.对库存积压产品提出处理建议，协助仓储部门进行库存调整。（五）财务部门1.负责库存物资的核算工作，建立库存物资明细账，准确记录库存物资的增减变动和价值情况。2.定期与仓储部门核对账目，确保账账相符，并对库存物资的财务状况进行分析。3.参与库存盘点工作，对盘点结果进行审核，监督库存管理的合规性。三、库存物资分类与编码（一）分类原则根据库存物资的用途、性质、特点等进行分类，确保分类清晰、合理，便于管理和查询。（二）分类方法1.原材料：包括生产产品所需的各种基本原料，如钢材、木材、塑料颗粒等。2.辅助材料：协助生产过程但不构成产品主要实体的材料，如润滑油、清洁剂等。3.在制品：处于生产过程中的未完工产品，包括正在加工、装配的零部件和半成品。4.产成品：已经完成全部生产过程，检验合格，可以对外销售的产品。5.低值易耗品：价值较低、使用年限较短的劳动资料，如工具、量具、办公用品等。6.备品备件：为保证设备正常运行而储备的零部件，如电机、阀门等。（三）编码规则1.采用统一的编码体系，编码应具有唯一性、系统性和扩展性。2.编码由数字和字母组成，前几位表示物资类别，中间几位表示具体品种，后几位表示规格型号等详细信息。3.定期对编码进行维护和更新，确保编码的准确性和适用性。四、库存物资验收入库（一）验收依据1.采购合同、订单等相关文件，明确物资的规格、数量、质量等要求。2.国家和行业标准，以及公司内部制定的质量验收标准。（二）验收流程1.物资到货前，仓储部门应提前做好验收准备工作，包括安排验收场地、准备验收工具等。2.物资到货时，仓储部门会同采购部门、质量检验部门等相关人员按照验收依据进行验收。3.验收内容包括物资的数量、规格、型号、外观质量、包装等，对需要进行质量检验的物资，应按照规定进行检验。4.验收合格的物资，由仓储部门办理入库手续，填写入库单，并将物资存放到指定的仓库位置。5.验收不合格的物资，应及时通知采购部门与供应商协商处理，如退货、换货、补货等，并做好记录。五、库存物资存储保管（一）仓库规划1.根据库存物资的类别、特点和流量，合理规划仓库布局，划分不同的存储区域，如原材料区、产成品区、低值易耗品区等。2.对存储区域进行标识，明确物资的存放位置，便于查找和管理。（二）存储条件1.根据物资的特性，提供适宜的存储条件，如温度、湿度、通风、防潮、防火、防盗等。2.对有特殊存储要求的物资，应设置专门的存储设施和环境，确保物资质量不受影响。（三）物资摆放1.库存物资应按照分类、分区、定位的原则进行摆放，做到整齐有序，便于盘点和发放。2.同一类物资应集中存放，不同规格型号的物资应分开存放，并做好标识。3.对贵重物资、危险物资等应采取特殊的保管措施，如单独存放、双人保管等。（四）库存盘点1.定期对库存物资进行盘点，盘点周期可根据实际情况确定，一般为每月、每季度或每年进行一次全面盘点。2.盘点前，仓储部门应制定盘点计划，明确盘点范围、方法、人员分工等，并通知相关部门做好准备工作。3.盘点过程中，应认真核对物资的数量、规格、型号等，确保账实相符。对盘盈、盘亏的物资，应查明原因，填写盘点差异表，并及时进行处理。4.盘点结束后，仓储部门应编制盘点报告，报送财务部门和相关领导，作为库存管理决策的依据。六、库存物资发放出库（一）发放依据1.生产部门的领料单、销售部门的发货单等相关凭证，明确物资的领用或发放数量、用途等。2.经审批的其他物资发放申请。（二）发放流程1.领料或发货部门填写相应的领料单或发货单，注明物资的名称、规格、型号、数量等信息，并经相关负责人审批。2.仓储部门收到审批后的领料单或发货单后，按照单据要求进行物资发放。3.发放物资时，应核对物资的名称、规格、型号、数量等，确保发放准确无误。4.物资发放后，仓储部门应及时更新库存台账，并在领料单或发货单上签字确认。5.对贵重物资、限量物资等的发放，应严格按照规定的审批程序进行，确保发放安全、合理。七、库存物资成本核算（一）核算方法1.采用先进先出法、加权平均法等符合会计准则的成本核算方法，对库存物资的成本进行核算。2.明确库存物资成本核算的具体流程和计算方法，确保成本核算的准确性和一致性。（二）成本调整1.定期对库存物资的成本进行检查和调整，如因采购价格变动、库存物资减值等原因需要调整成本时，应按照规定的程序进行审批和账务处理。2.对盘盈、盘亏的库存物资，应及时调整成本，确保库存物资成本的真实性和合理性。八、库存物资报废与处置（一）报废条件1.物资已超过使用年限，且无法正常使用或修复。2.物资因质量问题、损坏等原因，无法满足生产或销售需求，且无使用价值。3.因技术进步、产品升级等原因，原库存物资已被淘汰，不再使用。（二）报废流程1.使用部门或仓储部门提出物资报废申请，填写报废申请表，注明物资的名称、规格、型号、数量、报废原因等，并附上相关证明材料。2.申请部门将报废申请表提交给技术部门、质量检验部门等相关部门进行鉴定，确认物资是否符合报废条件。3.经鉴定同意报废的物资，由申请部门将报废申请表提交给财务部门进行账务处理，并报公司领导审批。4.公司领导审批通过后，仓储部门负责组织对报废物资进行清理和处置，如变卖、销毁等，并做好记录。（三）处置收入管理1.报废物资处置取得的收入，应按照公司财务制度进行核算和管理，及时足额上缴公司财务。2.处置收入的使用应符合公司规定，主要用于库存管理的相关支出或其他合理用途。九、库存管理信息化（一）信息化系统建设1.建立完善的库存管理信息化系统，实现库存物资的采购、入库、存储、发放、盘点、核算等业务流程的信息化管理。2.信息化系统应具备数据录入、查询、统计、分析、预警等功能，为库存管理决策提供支持。（二）数据维护与安全1.定期对库存管理信息化系统的数据进行维护和更新，确保数据的准确性和完整性。2.加强库存管理信息化系统的安全管理，采取数据备份、访问控制、防火墙等安全措施，防止数据泄露、丢失或被篡改。十、库存管理监督与考核（一）监督机制1.建立库存管理监督机制，定期对库存管理工作进行检查和监督，确保库存管理各项制度和流程的执行情况。2.内部审计部门应定期对库存管理进行审计，检查库存物资的真实性、合法性和效益性，发现问题及时提出整改意见。（二）考核指标1.制定库存管理考核指标体系，包括库存准确率、库存周转率、库存成本控制等指标。2.对各部门的库存管