印章管理办法责任

印章管理办法责任总则目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，明确印章管理责任，保障公司合法权益，特制定本办法。适用范围本办法适用于公司总部及所属各部门、各分支机构、全资及控股子公司的印章管理。印章种类1.公司公章：代表公司对外行使权力、承担责任的正式印章，用于各类重要文件、合同、协议等的签署。2.法定代表人章：代表公司法定代表人行使职权的印章，主要用于特定的财务、税务等业务场景。3.财务专用章：用于公司财务核算、资金收付等相关财务业务的印章。4.合同专用章：专门用于签订各类经济合同的印章。5.部门章：各部门为履行职责，在公司内部使用的印章，用于部门内部文件、通知等的发布。6.分支机构章：公司所属分支机构使用的印章，用于分支机构相关业务的处理。管理原则1.分级负责原则：公司印章实行分级管理，明确各级管理人员的职责权限，确保印章管理责任落实到人。2.规范使用原则：印章的使用必须严格按照规定的流程和审批权限进行，确保使用的合法性、准确性和严肃性。3.安全保密原则：加强印章的安全保管，防止印章被盗用、冒用或遗失，确保公司印章信息的安全保密。印章的刻制与启用印章刻制1.刻制申请：因工作需要刻制印章的部门或机构，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息，并经部门负责人审核、公司分管领导批准后，报行政管理部门统一办理刻制手续。2.刻制审批：行政管理部门对《印章刻制申请表》进行审核，报公司主要领导审批同意后，指定具有资质的印章制作单位进行刻制。3.印章备案：印章刻制完成后，行政管理部门应及时将印章式样、规格等信息报公安机关备案，并留存印章印模。印章启用1.启用通知：印章刻制完成并备案后，行政管理部门应及时发布《印章启用通知》，明确印章启用日期、使用范围、保管责任人等信息。2.交接手续：印章保管责任人应在收到《印章启用通知》后，及时与印章制作单位办理印章交接手续，并在《印章交接登记表》上签字确认。3.启用登记：行政管理部门应对印章启用情况进行登记，建立印章管理档案，记录印章的刻制、启用、变更、废止等信息。印章的保管保管责任人1.公司公章：由行政管理部门负责人指定专人保管。2.法定代表人章：由法定代表人或其授权人保管。3.财务专用章：由财务部门负责人指定专人保管。4.合同专用章：由合同管理部门负责人指定专人保管。5.部门章：由各部门负责人指定专人保管。6.分支机构章：由分支机构负责人指定专人保管。保管要求1.专人专管：印章保管责任人必须为公司正式员工，且应保持相对稳定，不得随意更换。2.专柜存放：印章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管柜中，确保印章存放安全。3.双人保管：对于重要印章，如公司公章、财务专用章等，应实行双人保管制度，即由两名保管责任人分别保管印章的不同部分或钥匙，使用时必须两人同时在场。4.离岗交接：印章保管责任人因工作调动、离职等原因离岗时，必须办理印章交接手续，由部门负责人或指定的交接人对印章进行清点、核对，并在《印章交接登记表》上签字确认。印章的使用使用范围1.公司公章：用于公司对外签订合同、协议、文件，出具证明，报送报表等重要事项。2.法定代表人章：用于公司法定代表人授权的特定财务、税务等业务场景。3.财务专用章：用于公司财务核算、资金收付、开具发票等相关财务业务。4.合同专用章：用于公司签订各类经济合同。5.部门章：用于部门内部文件、通知、报告等的发布，不得对外使用。6.分支机构章：用于分支机构相关业务的处理，不得超越分支机构的业务范围使用。使用流程1.用印申请：需要使用印章的部门或个人，应填写《用印申请表》，详细说明用印事项、文件名称、文号、用印份数等信息，并经部门负责人审核、公司分管领导批准后，提交给印章保管责任人。2.用印审核：印章保管责任人应对《用印申请表》进行审核，确认用印事项是否符合规定、审批手续是否齐全。对于不符合规定或审批手续不全的，印章保管责任人有权拒绝用印。3.用印登记：经审核同意用印的，印章保管责任人应在《印章使用登记表》上详细记录用印时间、用印事项、文件名称、文号、用印份数、用印人等信息。4.用印盖章：印章保管责任人应按照《用印申请表》的要求，在文件或材料上加盖相应的印章，并确保印章加盖清晰、端正。5.用印归还：用印完毕后，用印人应及时将文件或材料归还印章保管责任人，并在《印章使用登记表》上签字确认。印章保管责任人应对归还的文件或材料进行核对，确保用印后的文件或材料完整无缺。特殊情况用印1.紧急用印：因工作紧急需要使用印章，但无法按照正常流程办理审批手续的，用印人应电话请示公司分管领导同意后，先进行用印，并在事后及时补办审批手续。2.异地用印：因业务需要在异地使用印章的，用印人应提前向公司行政管理部门提出申请，经公司主要领导批准后，由行政管理部门通过邮寄、专人送达等方式将印章送至异地指定地点，并指定专人负责监督用印过程。印章的变更与废止印章变更1.变更申请：因公司名称、法定代表人、经营范围等变更需要变更印章的，由行政管理部门填写《印章变更申请表》，详细说明变更原因、变更内容等信息，并经公司主要领导批准后，报公安机关办理印章变更手续。2.变更手续：印章变更手续办理完成后，行政管理部门应及时发布《印章变更通知》，明确新印章的启用日期、使用范围、保管责任人等信息，并按照印章启用的相关规定进行操作。3.旧章废止：新印章启用后，原印章应及时废止，并交行政管理部门统一保管。行政管理部门应对废止的印章进行登记，并按照规定进行销毁处理。印章废止1.废止原因：印章因磨损、遗失、被盗用、冒用等原因需要废止的，由印章保管责任人填写《印章废止申请表》，详细说明废止原因，并经部门负责人审核、公司分管领导批准后，报行政管理部门备案。2.废止手续：行政管理部门对《印章废止申请表》进行审核后，应及时发布《印章废止通知》，明确印章废止日期，并按照规定对废止的印章进行销毁处理。3.销毁记录：印章销毁时，应指定专人负责监督，并在《印章销毁登记表》上记录印章名称、规格、数量、销毁时间、销毁方式等信息。销毁记录应妥善保存，以备查阅。印章管理的监督与检查监督部门公司行政管理部门负责对印章管理工作进行监督检查，确保印章管理工作规范、有序进行。检查内容1.印章保管情况：检查印章是否存放在安全可靠的地方，是否实行专人专管、专柜存放、双人保管等制度。2.印章使用情况：检查印章的使用是否符合规定的流程和审批权限，是否进行用印登记，用印文件或材料是否完整无缺。3.印章变更与废止情况：检查印章的变更与废止是否按照规定的程序办理，是否及时发布通知，是否对废止的印章进行销毁处理。检查方式1.定期检查：公司行政管理部门应定期对印章管理工作进行检查，每年至少进行一次全面检查，并形成检查报告。2.不定期抽查：公司行政管理部门可根据工作需要，不定期对印章管理工作进行抽查，及时发现和解决存在的问题。问题处理对于检查中发现的问题，行政管理部门应及时下达整改通知，要求相关部门或责