印鉴外借管理办法

印鉴外借管理办法一、总则（一）目的为加强公司印鉴管理，规范印鉴外借行为，防范印鉴使用风险，保障公司合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各类具有法律效力的印鉴，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法人章等。（三）基本原则1.严格审批原则。印鉴外借必须经过严格的审批流程，确保外借用途合法合规。2.安全可控原则。采取有效措施确保印鉴外借期间的安全，防止出现被盗用、冒用等情况。3.责任明确原则。明确印鉴外借过程中各相关人员的责任，做到责任到人。二、印鉴管理职责（一）印章管理部门负责印鉴的日常保管、使用登记等工作，严格按照本办法规定执行印鉴外借审批流程。（二）申请部门1.提出印鉴外借申请，明确外借用途、期限等信息。2.负责印鉴外借期间的使用监督，确保印鉴使用符合申请用途。3.在印鉴外借期满后及时归还印鉴，并配合印章管理部门进行核对。（三）审批部门1.根据公司规定和实际情况，对印鉴外借申请进行审批。2.对印鉴外借后的使用情况进行监督检查，发现问题及时处理。三、印鉴外借申请与审批（一）申请1.申请部门如需外借印鉴，应填写《印鉴外借申请表》，详细注明外借印鉴名称、外借用途、外借期限、接收单位等信息。2.申请表应由申请部门负责人签字并加盖部门公章。（二）审批流程1.申请部门将《印鉴外借申请表》提交至印章管理部门。2.印章管理部门对申请信息进行初步审核，审核通过后提交至审批部门。3.审批部门根据审批权限进行审批。一般情况下，涉及金额较大、重要合同等的印鉴外借需经公司高层领导审批；其他一般性用途的印鉴外借可由相关授权人员审批。4.审批通过后，印章管理部门通知申请部门办理印鉴外借手续。四、印鉴外借手续办理（一）交接登记1.申请部门与印章管理部门在办理印鉴外借手续时，应进行严格的交接登记。2.双方共同核对印鉴的名称、数量、完好情况等，并在《印鉴外借登记表》上签字确认。3.《印鉴外借登记表》应详细记录印鉴外借的时间、归还时间、外借用途、接收人等信息。（二）印鉴保管1.印鉴外借期间，原则上应由申请部门指定专人负责保管印鉴，确保印鉴安全。2.如因特殊情况需由接收单位保管印鉴，申请部门应与接收单位签订《印鉴保管责任书》，明确双方责任。3.接收单位应按照规定的用途使用印鉴，不得擅自更改印鉴用途或转借他人。五、印鉴外借使用监督（一）定期检查1.印章管理部门应定期对印鉴外借情况进行检查，检查内容包括印鉴使用记录、归还情况等。2.检查频率至少每月一次，对于外借期限较长的印鉴应增加检查次数。（二）不定期抽查1.审批部门可根据实际情况对印鉴外借使用情况进行不定期抽查。2.抽查方式包括实地检查、电话核实等，确保印鉴使用符合规定。（三）违规处理1.如发现印鉴外借过程中存在违规行为，如擅自更改用途、转借他人、未按时归还等，印章管理部门应立即停止印鉴外借，并及时向审批部门报告。2.审批部门根据违规情节轻重，对相关责任部门和责任人进行严肃处理，处理方式包括警告、罚款、解除劳动合同等。3.如因印鉴外借违规行为给公司造成损失的，相关责任部门和责任人应承担相应的赔偿责任。六、印鉴归还与核销（一）归还1.印鉴外借期满后，申请部门应及时将印鉴归还至印章管理部门。2.印章管理部门与申请部门按照《印鉴外借登记表》进行核对，确认印鉴完好无损、使用情况符合规定后，办理归还手续。（二）核销1.印章管理部门在印鉴归还后，对《印鉴外借申请表》、《印鉴外借登记表》等相关资料进行整理归档，并进行核销。2.核销后的资料应妥善保管，保存期限按照公司档案管理规定执行。七、特殊情况处理（一）紧急外借1.如遇紧急情况需要外借印鉴，申请部门可先电话向审批部门报告，经同意后先行外借印鉴，但应在事后及时补办书面申请和审批手续。2.紧急外借的印鉴使用完毕后，申请部门应立即归还，并按照本办法规定办理相关手续。（二）异地外借1.如需将印鉴外借至异地使用，申请部门应在申请时详细说明情况，并制定相应的安全保障措施。2.异地外借印鉴的审批流程应适当从严，确保印鉴安全。八、附则（一）解释权本办法由公司[具体部门]负责解释。（二）修订与废止1