医院凭证管理办法

医院凭证管理办法一、总则（一）目的为加强医院凭证管理，规范凭证的填制、审核、传递、保管等工作流程，确保医院财务信息的真实、准确、完整，提高财务管理水平，依据国家相关法律法规及医院实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于医院各科室、部门涉及的各类会计凭证、医疗业务凭证、物资出入库凭证等相关凭证的管理。（三）管理原则1.合法性原则：凭证的取得、填制和使用必须符合国家法律法规及医院内部规章制度的要求。2.真实性原则：凭证所记录的经济业务必须真实发生，内容与实际情况相符。3.准确性原则：凭证的填写应准确无误，数字清晰、计算正确、摘要简明扼要。4.完整性原则：凭证应具备的各项要素齐全，手续完备。5.及时性原则：凭证的填制、审核、传递和保管应及时，不得积压或延误。二、凭证的种类及填制要求（一）会计凭证1.原始凭证外来原始凭证：如购买药品、设备、物资等取得的发票、收据等，必须是税务部门或财政部门监制的正规票据，具备开票单位名称、发票号码、开票日期、购买项目、数量、单价、金额、收款人签名等要素。自制原始凭证：如入库单、出库单、借款单、差旅费报销单等。入库单应注明物资名称、规格、型号、数量、单价、金额、供货单位、入库日期等；出库单应注明领用部门、物资名称、规格、型号、数量、领用日期等；借款单应注明借款人姓名、借款金额、借款用途、借款日期等；差旅费报销单应注明出差人姓名、出差日期、出差地点、出差事由、各项费用明细及金额等。原始凭证的填制要求：内容真实、完整，不得涂改、挖补。大小写金额必须相符，金额前要注明货币符号，如人民币“￥”，大写金额要顶格写，不得留有空白。一式几联的原始凭证，必须注明各联的用途，并且只能以一联作为报销凭证。原始凭证如有错误，应由出具单位重开或更正，更正处应加盖出具单位印章。原始凭证金额有错误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更正。2.记账凭证记账凭证应根据审核无误的原始凭证填制，摘要应准确反映经济业务内容，会计科目使用应正确，借贷方金额应平衡。记账凭证的编号应连续，不得跳号、重号。记账凭证应注明所附原始凭证的张数，以便核对。记账凭证填制完毕后，如有空行，应当自金额栏最后一笔金额数字下的空行处至合计数上的空行处划线注销。（二）医疗业务凭证1.门诊挂号凭证：应注明患者姓名、性别、年龄、科室、挂号日期、挂号费金额等信息。2.门诊收费凭证：应注明收费项目、金额、收费日期、患者姓名、科室等信息。3.住院收费凭证：应详细记录患者住院期间的各项费用明细，包括床位费、护理费、检查费、治疗费、药费等，以及每日费用小计、累计费用等信息。4.医嘱单：应准确记录医生对患者的治疗医嘱，包括药品名称、规格、剂量、用法、用量、开嘱时间等，护士执行医嘱后应签名确认。5.手术记录单：应详细记录手术名称、手术时间、手术医生、麻醉方式、手术过程、术中用药等信息。6.医疗业务凭证的填制要求：各项信息应填写完整、准确、清晰，不得遗漏或错误。凭证上的签名应真实、有效，不得代签。医疗业务凭证应及时填制，不得事后补填或篡改。（三）物资出入库凭证1.物资入库凭证：物资到货后，仓库管理人员应根据送货单、发票等原始凭证填制物资入库单，注明物资名称、规格、型号、数量、单价、金额、供货单位、入库日期等信息。2.物资出库凭证：物资领用部门应填写物资出库单，注明领用部门、物资名称、规格、型号、数量、领用日期等信息，并经相关负责人审批签字。3.物资出入库凭证的填制要求：物资出入库凭证应与实际出入库物资相符，不得虚报、漏报。凭证上的数量、金额应计算准确，不得涂改。物资出入库凭证应及时传递给财务部门，以便进行账务处理。三、凭证的审核（一）审核人员及职责1.会计凭证审核：由会计主管或指定的审核会计负责，审核记账凭证是否根据审核无误的原始凭证填制，会计科目使用是否正确，借贷方金额是否平衡，摘要是否准确，所附原始凭证张数是否齐全等。2.医疗业务凭证审核：由医务科、护理部等相关部门指定专人负责，审核门诊挂号凭证、门诊收费凭证、住院收费凭证、医嘱单、手术记录单等医疗业务凭证的填写是否完整、准确，签名是否齐全，收费项目及金额是否合规等。3.物资出入库凭证审核：由仓库管理人员及财务部门相关人员负责，审核物资入库单和出库单的填写是否规范，数量、金额是否准确，审批手续是否齐全等。（二）审核内容1.真实性审核：审核凭证所记录的经济业务是否真实发生，是否存在虚假交易或事项。2.合法性审核：审核凭证的取得、填制和使用是否符合国家法律法规及医院内部规章制度的要求，是否存在违规行为。3.准确性审核：审核凭证的填写是否准确无误，数字计算是否正确，摘要是否清晰明了。4.完整性审核：审核凭证应具备的各项要素是否齐全，手续是否完备，如原始凭证是否有开票单位印章、经办人签名，记账凭证是否有制单人、审核人、记账人签名，医疗业务凭证是否有医生、护士签名，物资出入库凭证是否有审批人签名等。（三）审核流程1.会计凭证审核：记账凭证填制完成后，先由制单人自审，然后交审核会计审核，审核无误后加盖审核章，并登记审核记录。2.医疗业务凭证审核：各科室在每日工作结束后，将当天的医疗业务凭证整理好，交相关部门指定专人审核，审核人员在审核过程中如发现问题，应及时与相关科室沟通核实，并要求更正或补充相关信息，审核通过后签字确认。3.物资出入库凭证审核：仓库管理人员在办理物资出入库手续时，应及时填制出入库凭证，并交财务部门相关人员审核，审核人员核对无误后签字确认，如有问题应及时通知仓库管理人员进行调整。四、凭证的传递（一）传递原则1.及时性原则：凭证应在规定的时间内传递，不得延误，确保财务信息及时反映。2.准确性原则：凭证传递过程中应保证信息准确无误，避免因传递错误导致财务数据失真。3.保密性原则：涉及医院机密信息的凭证，在传递过程中应注意保密，防止信息泄露。（二）传递流程1.会计凭证传递：记账凭证填制完成并审核后，由记账人员传递给财务部门的出纳人员，出纳人员根据记账凭证办理收付款业务，并在凭证上加盖“收讫”或“付讫”章，然后将凭证传递给会计档案管理人员进行整理归档。2.医疗业务凭证传递：门诊挂号凭证、门诊收费凭证、住院收费凭证等由收费处每日汇总后传递给财务部门；医嘱单、手术记录单等由科室定期整理后传递给医务科、护理部等相关部门审核，审核通过后再传递给财务部门。3.物资出入库凭证传递：物资入库单由仓库管理人员传递给财务部门相关人员进行账务处理；物资出库单由领用部门填写并经审批后，先传递给仓库管理人员办理物资出库手续，仓库管理人员登记物资台账后，将出库单传递给财务部门。（三）传递时间要求1.会计凭证：记账凭证应在每月结账前完成传递和审核，确保当月账务及时处理。2.医疗业务凭证：门诊收费凭证、住院收费凭证等应在每日工作结束后及时传递给财务部门；医嘱单、手术记录单等应在规定的时间内（如每周或每月）传递给相关部门审核，并及时传递给财务部门。3.物资出入库凭证：物资出入库凭证应在办理出入库手续后的[X]个工作日内传递给财务部门。五、凭证的保管（一）保管期限1.会计凭证：原始凭证和记账凭证的保管期限为[X]年，期满后按照国家有关规定进行销毁。2.医疗业务凭证：门诊挂号凭证、门诊收费凭证、住院收费凭证、医嘱单、手术记录单等保管期限为[X]年，期满后由医院统一组织销毁。3.物资出入库凭证：保管期限为[X]年，期满后按照医院档案管理规定进行处理。（二）保管要求1.凭证应分类整理，按顺序编号，装订成册，并在封面上注明凭证种类、起止日期、凭证张数、保管期限等信息。2.装订凭证应使用棉线或其他牢固的装订材料，不得使用金属钉装订，以防生锈损坏凭证。3.凭证应存放在安全、干燥、通风的地方，防止受潮、发霉、虫蛀等。4.医院应建立凭证保管登记簿，详细记录凭证的种类、数量、起止日期、保管地点等信息，便于查询和管理。5.未经批准，任何人不得擅自查阅、复制、销毁凭证。如因工作需要查阅凭证，应办理相关手续，并在指定地点查阅，不得带出档案室。（三）销毁程序1.凭证保管期满后，由医院档案管理部门提出销毁申请，填写凭证销毁清单，注明凭证名称、起止日期、凭证张数等信息。2.申请销毁清单经医院财务部门、审计部门等相关部门审核同意后，报医院领导批准。3.批准后，由档案管理部门会同财务部门、审计部门等相关人员共同进行销毁，并在销毁清单上签字确认。4.销毁过程应进行记录，可采用拍照、录像等方式留存证据，以备查考。六、监督与检查（一）监督部门医院内部审计部门负责对凭证管理工作进行定期监督检查，确保凭证管理符合相关法律法规和医院内部规定的要求。（二）检查内容1.凭证的填制、审核、传递、保管等工作流程是否规范，是否存在违规操作。2.凭证的真实性、合法性、准确性、完整性是否得到保证。3.凭证保管是否安全，是否存在丢失、损坏等情况。4.凭证销毁程序是否合规，是否按规定进行销毁。（三）检查方式1.定期检查：内部审计部门每[X]年对凭证管理工作进行一次全面检查，检查范围包括医院各科室、部门涉及的各类凭证。2.不定期抽查：内部审计部门不定期对凭证管理情况进行抽查，重点检查凭证填制的准确性、审核的规范性、传递的及时性等方面。3.专项检查：针对凭证管理中存在的突出问题或风险点，内部审计部门可开展专项检查，深入分析问题原因，提出改进措施。（四）问题处理1.内部审计部门在检查过程中如发现凭证管理存在问