信息归口管理办法

信息归口管理办法一、总则（一）目的为加强公司信息归口管理，规范信息收集、整理、存储、使用、共享及传递等流程，确保公司信息的准确性、完整性、安全性和及时性，提高信息资源的利用效率，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及各分支机构、子公司，涵盖公司运营过程中产生的各类业务信息、管理信息、技术信息、财务信息等所有信息资源。（三）基本原则1.统一管理原则公司设立专门的信息归口管理部门，对全公司信息进行统一规划、统一标准、统一协调和统一监督，确保信息管理的一致性和规范性。2.分级负责原则按照信息的重要性、敏感性及影响范围，实行分级管理，明确各级部门和人员在信息管理中的职责和权限，确保信息管理工作层层落实。3.安全保密原则严格遵守国家有关法律法规和公司保密制度，采取必要的安全保密措施，防止信息泄露、篡改和丢失，保障公司信息安全。4.高效利用原则优化信息管理流程，提高信息处理效率，充分挖掘信息价值，为公司决策、业务开展和管理提升提供有力支持。二、信息归口管理部门及职责（一）信息归口管理部门公司设立[信息归口管理部门名称]作为信息归口管理的职能部门，负责统筹协调公司信息管理工作。（二）主要职责1.制定信息管理规章制度根据国家法律法规、行业标准及公司实际情况，制定和完善公司信息归口管理的各项规章制度、流程和标准，并监督执行。2.信息规划与资源整合负责制定公司信息资源规划，对各类信息进行分类、梳理和整合，建立公司统一的信息资源目录体系，确保信息资源的系统性和完整性。3.信息收集与审核组织指导各部门开展信息收集工作，对收集到的信息进行审核，确保信息的准确性和可靠性。4.信息存储与管理建立和维护公司信息存储系统，制定信息存储策略，对各类信息进行安全存储和有效管理，定期进行数据备份和恢复演练，确保数据安全。5.信息使用与共享管理负责审核信息使用和共享申请，根据审批结果进行信息授权，规范信息使用和共享行为，确保信息在授权范围内合理使用。6.信息安全管理制定信息安全管理制度和技术措施，组织开展信息安全培训和教育，定期进行信息安全检查和风险评估，及时发现和处理信息安全隐患，防范信息安全事件发生。7.信息系统建设与维护负责公司信息系统的规划、建设、升级和维护工作，确保信息系统的稳定运行和功能满足公司业务需求。8.信息管理工作监督与考核对各部门信息管理工作进行监督检查，定期对信息管理工作进行考核评价，对信息管理工作表现突出的部门和个人进行表彰奖励，对违反信息管理规定的行为进行责任追究。三、信息分类与编码（一）信息分类根据公司业务特点和信息管理需求，将公司信息分为以下几类：1.业务信息包括市场营销信息、生产运营信息、供应链信息、客户服务信息等，反映公司业务活动的开展情况和结果。2.管理信息涵盖行政管理信息、人力资源管理信息、财务管理信息、风险管理信息等，为公司管理决策提供支持。3.技术信息主要有研发技术信息、信息技术信息、工艺技术信息等，体现公司技术创新和应用水平。4.其他信息如法律法规信息、行业动态信息、市场调研信息等，与公司业务相关的外部信息。（二）信息编码为便于信息的标识、存储、检索和管理，对各类信息进行编码。编码规则应遵循唯一性、系统性、稳定性和扩展性原则，确保编码的科学性和实用性。信息编码体系应包括信息分类编码、信息项编码、信息载体编码等，具体编码规则由信息归口管理部门另行制定。四、信息收集（一）收集渠道1.内部渠道各部门在日常工作中产生的各类信息，应按照规定及时收集并提交给信息归口管理部门或相关责任部门。2.外部渠道通过市场调研、行业会议、政府部门发布、网络媒体等途径收集与公司业务相关的外部信息。（二）收集要求1.明确信息需求各部门应根据工作需要，明确信息收集的范围、内容、频率和格式要求，确保收集到的信息具有针对性和实用性。2.及时准确收集信息收集人员应按照规定的时间和要求，及时、准确地收集各类信息，避免信息遗漏和延误。3.审核与验证对收集到的信息进行初步审核和验证，确保信息的真实性、准确性和完整性。对于重要信息，应进行多渠道核实和确认。（三）信息收集流程1.信息需求提出各部门根据工作需要，填写《信息收集申请表》，明确信息收集的目的、范围、内容、时间要求等，提交给信息归口管理部门或相关责任部门。2.审批信息归口管理部门或相关责任部门对《信息收集申请表》进行审批，批准后下达信息收集任务。3.信息收集与提交信息收集人员按照审批要求，通过规定的渠道和方式收集信息，并将收集到的信息整理后提交给信息归口管理部门或相关责任部门。4.审核与归档信息归口管理部门或相关责任部门对提交的信息进行审核，审核通过后进行归档存储；审核不通过的，返回信息收集人员重新收集或补充完善。五、信息整理（一）整理原则1.真实性原则确保整理后的信息真实可靠，与原始信息一致。2.准确性原则对信息进行准确分类、标注和描述，避免信息歧义。3.完整性原则保证整理后的信息涵盖原始信息的全部内容，无重要信息遗漏。4.规范性原则按照统一的格式、标准和要求进行信息整理，提高信息的规范性和可读性。（二）整理内容1.数据清洗对收集到的原始数据进行清洗，去除重复、错误、无效的数据，确保数据的质量。2.分类与标注按照信息分类标准，对信息进行分类，并为每条信息标注相应的分类编码和属性标签，便于信息的检索和管理。3.内容提炼与摘要对于篇幅较长或内容复杂的信息，进行内容提炼和摘要编写，突出关键信息，提高信息的查阅效率。4.格式统一对信息的格式进行统一规范，如字体、字号、排版等，使信息呈现形式一致。（三）整理流程1.接收信息信息归口管理部门或相关责任部门接收各部门提交的信息。2.初步审核对接收的信息进行初步审核，检查信息的完整性和准确性，不符合要求的返回信息提交部门重新提交。3.整理操作按照整理原则和内容要求，对信息进行数据清洗、分类标注、内容提炼和格式统一等整理操作。4.审核与确认整理后的信息经信息归口管理部门或相关责任部门再次审核确认，审核通过后进入信息存储环节。六、信息存储（一）存储方式根据信息的类型、重要性和使用频率等因素，选择合适的存储方式，包括但不限于：1.电子存储利用公司内部服务器、数据库、云存储等电子存储设备，对各类结构化、半结构化和非结构化信息进行存储。2.纸质存储对于一些重要的文件、合同、报告等纸质资料，按照档案管理规定进行分类归档，存放在专门的档案库房。（二）存储要求1.安全可靠确保信息存储设备的安全稳定运行，采取数据备份、冗余存储、访问控制、加密等技术措施，防止信息丢失、损坏和泄露。2.分类存储按照信息分类编码体系，对信息进行分类存储，建立清晰的信息存储目录结构，便于信息的查找和管理。3.存储期限管理根据信息的性质和法律法规要求，明确各类信息的存储期限，到期后按照规定进行清理或归档。4.存储环境管理保持信息存储场所的适宜环境，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保信息存储介质的安全。（三）存储流程1.信息录入与存储信息整理完成后，信息管理人员按照存储要求，将信息录入相应的存储系统或存储介质，并建立索引和链接，确保信息的可检索性。2.存储设备维护定期对信息存储设备进行检查、维护和保养，及时处理设备故障和性能问题，确保存储设备的正常运行。3.数据备份按照数据备份策略，定期对重要信息进行备份，并将备份数据存储在异地或其他安全的存储介质上，防止数据丢失。4.存储信息查询与使用根据工作需要，经授权的人员可以通过规定的方式查询和使用存储的信息。信息使用过程中应遵循信息使用管理规定，确保信息的安全和合法使用。七、信息使用与共享（一）信息使用1.使用申请公司员工因工作需要使用信息时，应填写《信息使用申请表》，注明使用信息的目的、内容、使用期限等，提交给信息归口管理部门或相关责任部门审批。2.审批流程信息归口管理部门或相关责任部门对《信息使用申请表》进行审核，根据信息的敏感性和使用范围，确定审批权限和审批流程。对于涉及重要信息或敏感信息的使用申请，需经相关领导审批。3.信息授权审批通过后，信息归口管理部门或相关责任部门为申请人提供信息使用授权，明确使用信息的范围、方式和期限等，并记录信息使用情况。4.使用规范信息使用人员应按照授权要求使用信息，不得擅自扩大使用范围、篡改信息内容或泄露信息。使用完毕后，应及时归还信息，并确保信息的安全存储。（二）信息共享1.共享申请部门之间需要共享信息时，由信息需求部门填写《信息共享申请表》，说明共享信息的名称、内容、共享目的、共享对象等，提交给信息归口管理部门审批。2.审批与协调信息归口管理部门对《信息共享申请表》进行审核，涉及跨部门或重要信息共享的，组织相关部门进行协调沟通，明确共享信息的范围、方式、安全责任等事项，并报公司领导审批。3.共享实施审批通过后，信息归口管理部门按照共享协议，协调信息提供部门和接收部门进行信息共享操作。信息提供部门应确保共享信息的准确性和完整性，信息接收部门应按照规定使用和管理共享信息。4.共享监督信息归口管理部门对信息共享情况进行跟踪监督，检查共享信息的使用是否符合规定，及时发现和处理共享过程中出现的问题。八、信息安全管理（一）安全管理制度1.建立健全信息安全管理制度制定信息安全策略、信息访问控制制度、信息加密制度、信息备份与恢复制度、信息安全审计制度等一系列信息安全管理制度，明确信息安全管理的目标、原则、措施和流程。2.制度培训与宣传定期组织公司员工参加信息安全管理制度培训，提高员工的信息安全意识和操作技能。通过内部宣传、公告等方式，向员工宣传信息安全管理制度和要求，营造良好的信息安全管理氛围。（二）安全技术措施1.网络安全防护在公司网络边界部署防火墙、入侵检测系统（IDS）、防病毒软件等网络安全设备，防范外部网络攻击和恶意软件入侵。对内部网络进行分段管理，严格控制网络访问权限，防止内部网络安全事件发生。2.数据安全保护采用数据加密技术，对重要信息在传输和存储过程中进行加密处理，确保数据的保密性和完整性。定期对数据进行备份，并将备份数据存储在安全的位置，以便在数据丢失或损坏时能够及时恢复。3.信息系统安全加固对公司信息系统进行安全漏洞扫描和修复，及时更新系统补丁，防止信息系统被黑客利用漏洞攻击。设置合理的用户权限，对信息系统的操作进行严格的身份认证和授权管理，防止非法用户访问和操作信息系统。（三）安全事件应急处理1.制定应急预案制定信息安全事件应急预案，明确应急处理的组织机构、职责分工、应急响应流程、应急处置措施等内容。定期对应急预案进行演练，提高应急处理能力。2.事件监测与预警建立信息安全监测机制，实时监测公司网络、信息系统和信息资源的运行状态，及时发现潜在的安全威胁和异常情况。通过设置安全阈值、建立预警指标体系等方式，对可能发生的信息安全事件进行预警。3.应急处置与恢复发生信息安全事件后，立即启动应急预案，按照应急响应流程进行处置。采取有效的措施，控制事件的影响范围，降低事件造成的损失。事件处理完毕后，及时进行系统恢复和数据重建，确保公司信息系统和业务的正常运行。4.事件调查与总结对信息安全事件进行调查分析，查明事件发生的原因、过程和影响，总结经验教训，提出改进措施和建议。将事件调查结果和改进措施纳入信息安全管理体系，不断完善信息安全管理工作。九、信息管理监督与考核（一）监督检查1.定期检查信息归口管理部门定期对各部门信息管理工作进行检查，检查内容包括信息收集、整理、存储、使用、共享、安全管理等方面的工作情况，以及信息管理规章制度的执行情况。2.专项检查根据公司业务发展需要或信息管理工作中出现的问题，适时开展专项信息管理检查，对特定领域或特定环节的信息管理工作进行深入检查和评估。3.检查结果反馈检查结束后，信息归口管理部门向被检查部门反馈检查结果，指出存在的问题和不足，并提出整改要求和建议。被检查部门应根据反馈意见，制定整改措施，限期整改。（二）考核评价1.考核指标设定建立信息管理工作考核评价指标体系，包括信息管理工作质量、工作效率、信息安全管理、信息资源利用效果等方面的指标，对各部门信息管理工作进行全面、客观的评价。2.考核周期信息管理工作考核评价每年进行一次，与公司年度绩效考核