《护照管理办法》

《护照管理办法》一、总则（一）目的本办法旨在规范公司/组织内护照的管理，确保护照的妥善使用、保管与安全，保障员工在因公出国（境）活动中的合法权益，维护公司/组织的正常工作秩序。（二）适用范围本办法适用于公司/组织内所有持有因公护照的员工，以及涉及因公护照使用与管理的相关部门和人员。（三）基本原则1.依法依规原则护照管理严格遵守国家有关法律法规及出入境管理规定，确保各项操作合法合规。2.安全保密原则加强护照的安全防护措施，防止护照遗失、被盗、冒用等情况发生，严格保护护照信息的保密性。3.规范有序原则建立健全护照管理制度和流程，明确各环节职责，确保护照管理工作规范、有序进行。4.便捷高效原则在确保安全和合规的前提下，优化护照申请、审批、使用、归还等流程，提高工作效率，保障员工因公出国（境）任务的顺利完成。二、护照申请与审批（一）申请条件员工因工作需要出国（境），需符合以下条件方可申请因公护照：1.经公司/组织批准的出国（境）任务，包括商务洽谈、培训学习、技术交流、项目合作等。2.具备完成出国（境）任务所需的专业知识、技能和经验。3.无法律法规规定的不准出境情形，如未了结的民事案件、刑事案件被告人、犯罪嫌疑人等。（二）申请流程1.员工填写《因公护照申请表》，详细说明出国（境）的目的、行程安排、在外停留时间、前往国家（地区）等信息，并提供相关证明材料，如出国（境）任务批件、邀请函等。2.将填写完整的申请表及证明材料提交所在部门负责人审核。部门负责人应根据工作需要和员工实际情况，对申请的必要性、真实性和可行性进行审查，并签署意见。3.部门审核通过后，申请表及相关材料流转至公司/组织外事管理部门。外事管理部门对申请材料进行复核，重点审核出国（境）任务的合规性、护照信息的准确性等。如发现问题，及时与申请员工及相关部门沟通，要求补充或修正材料。4.外事管理部门复核通过后，将申请材料提交公司/组织主管领导审批。主管领导根据公司/组织整体工作安排和外事政策，对护照申请进行最终审批。审批通过后，申请表上加盖公司/组织公章。（三）审批权限1.公司/组织内不同层级的出国（境）任务，对应不同的审批权限：一般性出国（境）任务，由部门负责人审核，外事管理部门复核，主管领导审批。重要出国（境）任务，涉及重大项目合作、高层商务活动等，需经公司/组织领导班子集体研究决定。2.对于涉及敏感国家（地区）或特殊领域的出国（境）任务，除上述常规审批流程外，还需按照国家有关规定履行额外的审批手续。三、护照颁发与领取（一）颁发经审批通过的护照申请，由外事管理部门统一向当地出入境管理机构申办护照。在护照颁发过程中，外事管理部门应指定专人负责跟踪办理进度，确保护照按时、顺利颁发。（二）领取1.护照颁发后，外事管理部门应及时通知申请员工领取。领取时，员工需携带本人有效身份证件，在《护照领取登记表》上签字确认。2.如员工因特殊原因无法亲自领取护照，可委托他人代领。代领人需提供员工本人签署的授权委托书、代领人有效身份证件以及员工本人有效身份证件。外事管理部门在核实相关信息无误后，方可发放护照。四、护照使用（一）使用范围因公护照仅限用于员工经公司/组织批准的出国（境）公务活动，不得用于非公务目的。（二）使用要求1.员工在出国（境）前，应仔细阅读护照使用注意事项，了解前往国家（地区）的法律法规、风俗习惯等，确保遵守当地规定。2.按照出国（境）任务批件和邀请函确定的行程安排使用护照，不得擅自更改行程或前往其他国家（地区）。如需变更，应提前按照规定程序办理审批手续。3.在国外（境外）期间，妥善保管护照，避免护照遗失、被盗或损坏。如发生上述情况，应立即向当地中国驻外使（领）馆或相关机构报告，并配合做好挂失、补办等工作。同时，及时向公司/组织外事管理部门通报情况。4.遵守护照签证的有效期和停留期规定，按时回国（境）。如需延长停留期限，应提前向当地移民部门申请，并通过公司/组织外事管理部门向国内相关部门报备。（三）护照签证1.外事管理部门负责根据出国（境）任务需要，为员工办理前往国家（地区）的签证申请手续。员工应积极配合提供所需材料，并确保材料的真实性和完整性。2.在签证申请过程中，如遇问题或需要补充材料，外事管理部门应及时与员工沟通协调，协助解决。3.签证办理完成后，外事管理部门应及时将签证信息告知员工，并提醒员工注意签证的有效期和相关注意事项。五、护照保管（一）保管责任1.员工是护照保管的第一责任人，应妥善保管本人护照，不得随意转借他人或交由无关人员保管。2.公司/组织外事管理部门负责建立护照保管登记制度，对护照的领取、使用、归还等情况进行详细记录，确保护照管理可追溯。（二）保管方式1.员工应将护照存放在安全可靠的地方，如保险箱、保险柜等。避免护照与其他物品混放，防止护照受到损坏或污染。2.在国内期间，如不需要使用护照，应将护照交回公司/组织外事管理部门统一保管。外事管理部门应设立专门的护照保管专柜，确保护照存放安全。（三）定期检查1.外事管理部门应定期对保管的护照进行检查，核对护照数量、有效期等信息，确保护照保管情况正常。2.如发现护照存在遗失、被盗、损坏等异常情况，应立即启动应急预案，采取相应措施进行处理，并及时向上级主管部门报告。六、护照归还（一）归还时间员工完成因公出国（境）任务回国（境）后，应在规定时间内将护照交回公司/组织外事管理部门。具体归还时间为回国（境）后[X]个工作日内。（二）归还流程1.员工填写《护照归还登记表》，将护照及相关签证页复印件一并交回外事管理部门。2.外事管理部门对交回的护照进行检查，核对护照信息与出国（境）前登记信息是否一致，检查护照是否有损坏等情况。如发现问题，及时与员工沟通核实，并做好记录。3.经检查无误后，外事管理部门在《护照归还登记表》上签字确认，将护照妥善保管，并按照规定定期向当地出入境管理机构办理护照注销或备案手续。七、护照遗失、被盗或损坏处理（一）报告程序1.员工发现护照遗失、被盗或损坏后，应立即向当地中国驻外使（领）馆或相关机构报告，并取得相关证明材料。2.同时，在[X]小时内将情况报告公司/组织外事管理部门。外事管理部门接到报告后，应及时向公司/组织主管领导汇报，并启动应急预案。（二）补办手续1.根据驻外使（领）馆或相关机构的要求，员工配合提供补办护照所需的材料，如个人身份信息、遗失声明、报案证明等。2.外事管理部门协助员工整理、审核补办材料，并按照规定程序向当地出入境管理机构申请补办护照。3.在补办护照期间，如员工因工作需要急需出国（境），外事管理部门可根据实际情况，为员工申请办理旅行证等临时出入境证件，并协助员工完成相关手续。（三）责任追究对于因个人原因导致护照遗失、被盗或损坏的员工，公司/组织将视情节轻重给予相应的纪律处分。如因护照遗失、被盗等情况给公司/组织造成经济损失或不良影响的，员工应承担相应的赔偿责任。八、监督与检查（一）内部监督1.公司/组织纪检监察部门负责对护照管理工作进行内部监督检查，定期或不定期对护照申请、审批、使用、保管等环节进行抽查，确保护照管理工作规范、廉洁。2.外事管理部门应建立健全内部管理制度，加强对护照管理工作的自我监督，定期对护照管理情况进行自查自纠，及时发现和解决存在的问题。（二）外部检查积极配合国家出入境管理机构、驻外使（领）馆等相关部门对公司/组