金算盘软件操作手册-总分类账

假如觉得本文尚可，麻烦点下评哦~

第一章总分类账

在平常日勺财务处理中，工作量最大的就是凭证填制，假如使用本系统有关的功能模块，就可

只需数秒钟来填制这些凭证了，由于大量的记账凭证是由采购、销售、库存等多种单据，以及固

定资产、工资核算、应收账款、应付账款、现金银行模块等有关单据自动生成的，并且复核凭证、

记账、结账和查询打印账证表均可由系统自动完毕。

第一节业务流程

在总控窗体口勺财务管理模块中点击“总分类账"即可进入。本模块口勺重要功能是制作凭证、

复核凭证、记账、结账，以及查询、打印有关账表。

一般，平常财务处理的作业流程是：先制作凭证，再复核、记账，然后结账。

凭证H勺来源有三种：一是业务单据生成的凭证；二是通用转账、期末调汇、损益结转、坏账

计提、减值准备产生的凭证；三是手工填制H勺凭证。一旦产生凭证，顾客就可以通过快捷“账表”

杳询有关［I勺账表数据。

本系统容许顾客通过编码栏上的命令按钮对系统进行基础设置，也可在系统运行过程中动态

设置。

第二节填制凭证

填制凭证H勺措施和手工基本一致，系统会根据“有借必有贷，借贷必相等"H勺原则自动检查

凭证的平衡关系。

一、增长凭证

1、凭证填制

双击财务管理模块总分类账节点项下“平常业务”中口勺“凭证填制”，选择模板、凭证字号

及日期，然后输入摘要、科目及金额，再单击“确定”按钮或“下一张”按钮即可完毕对该张凭

证的录入操作C

凭证模板：系统预置了记账凭证、记账凭证二、记账凭证三、复币式凭证、立信JTR101_

记账凭证、立信JTR104_转账凭证、立信TR10L记账凭证、立信TR104一转账凭证、立信TW101

外币记账凭证、金算盘一记账凭证等十类凭证模板供顾客选择，其中金算盘一记账凭证模板合用于

金算盘专用套打纸。假如需要调整输入栏目或打印格式，修改各栏目的标题，等等，顾客可自行

设计满足该类需要H勺模板（有关模板的设计请参阅“单据设计”一章）。

凭证来源：分为手工录入和业务单据两大类，系统将自动识别各凭证H勺来源。其中，详细时

业务单据有：固资费用、采购发票、销售发票、收款单、付款单、应收借项、应付贷项、通用转

账等。假如凭证是手工填制的，其凭证来源为“手工录入”；假如凭证是由系统根据详细业务单

据自动生成H勺，其凭证来源为详细的单据名称。

凭证字号：重要指凭证类型和凭证编号。

单击“凭证字号”栏的下拉按钮可，即可新增、修改、删除或选择凭证类型；凭证号自动

产生，可修改。

日期：系统自动将目前注册日期默认为凭证填制日勺日期，顾客可以修改。

摘要：录入记账凭证口勺摘要有两种措施。不常用的摘要，可直接输入；常用摘要，可通过新

地功能将其保留到摘要词典中，后来需输入该摘要时即可选择录入。

在摘要栏中单击鼠标，并单击下拉按钮引，选择“新增”，出现“新增摘要”对话框。图

图1-1

输入摘要编号及摘要内容，然后单击“确定”按钮即可完毕简朴摘要的新增操作。

在平常操作中一般需要录入部分内容变动而其他部分不变的摘要，如：“张三报差旅费”、

“李四报差旅费”等，为了减少反复录入，可以将摘要变为“XXX报差旅费”，而“XXX”为

变动部分，如“职工”，这样，后来录入此类摘要时就只需输入变动部分的内容了，不必每次反

复录入那些不变H勺摘要内容，从而节省了工作时间。

该功能在本软件中日勺详细实行过程如下：首先，新增摘要时在“变动内容”中选择“职工”，

单击“添加”按钮，再在其后输入“报差旅费”，使“摘要内容”时值为“［职工］报差旅费”，

保留该条摘要；然后，输入凭证分录时，选中该条摘要，随即录入会计科目，若该科口有职工辅

助核算，在顾客录入职工的值（假定录入时值为“张三”）后，摘要会自动变为“张三报差旅费”，

若录入的科目无职工辅助核算，则摘要会变成“报差旅费”。

科目：在系统初始化时已经设置了科目，因此，输入科目时可直接选择。为以便顾客迅速选

择科目，系统提供了多种输入科目的措施，同步，容许顾客动态增长新科目。

迅速输入科目日勺措施：

①动态搜索法

输入科目的编号或名称，系统将按输入MJ字符逐字搜索，直到查找到为止。若光标位置在“科

目”栏，单击F12键后还可以通过输入科目名称的拼音打头字符（如管理费用的拼音打头为glfy）

来自动定位对应科目。

②滚动搜索法

用下拉列表框中H勺滚动条逐条滚动搜索，直到查找到为止。

③列表搜索法

将光标定位到“科目”栏，按下“Ctrl+L”键，在弹出的科目列表中运用排序、滚动、筛选

等措施查找科目。待找到所需科目后，选定该科目，单行鼠标右键，选择“引用编码”功能，即

可将该科目引用到目前操作的凭证中。

若顾客录入H勺科目设置有辅助核算，须同步录入其辅助核算项目的值，否则不能存盘该张凭

证。假如在账套属性中设置了“银行分录必录付款方式”选项，银行科目所在分录H勺“付款方式”

栏不能为空；设置了“银行分录必录票据号”选项，银行科目所在分录的“票据号”栏不能为空。

否则不能存盘该张凭证。同样，应收应付性质科目在账套属性中设置了“对账号必须录入”选项，

填制手工凭证则必须录入。

金额：在输入借贷方金额时，系统将根据“借贷必相等”的原则进行平衡检查，假如凭证的

借贷方金额不等，系统将不容许存盘，并显示出借贷方差额。为防止这种状况，顾客可在录入最

终一笔分录时，在金额栏直接敲回车键，这样，系统将自动补平该张凭证的借贷方差额。在录入

金额时，顾客还可以直接输入数字和运算符号，系统将调用简易智能计算器进行简朴的计算，并

将运算成果返回到金额栏。

2、指定现金流量

假如在科目设置时指定了现金或现金等价物科目，在输入或浏览记账凭证单据时将光标定位

到现金或现金等价物科目所在H勺分录，并单击凭证右侧“现金流量”按钮（或者在记账凭证列表

中将光标定位到现金或现金等价物科口所在的分录，然后单击“编辑”钮或鼠标右键，在弹出菜

单中选择“现金流量”菜单项），会出现“现金流量明细”对话框。图1-2

图1-2

顾客可以根据目前凭证的业务内容，确定凭证中日勺分录金额属于现金流量表中的哪个栏目。

假如需要进行多次分派（拆分），可以单击“新增”按钮，增长新口勺分派项目并分派对应的金额。

提议顾客在平常口勺凭证处理过程中预先对现金流量进行分派，这样操作之后，可以迅速、简

朴地编制现金流量表。但假如在平常操作中没有预先分派现金流量，也可以通过电子报表模块中

的现金流量表编制向导来进行分派。

3、往来核销

新建H勺赈套，应当在录入具有应收、应付性质H勺科目时进行往来核销。

选定分录，然后单击“往来核销”按钮即可核销。更详细的操作解释，请参阅“应收应付”

有关章节。

4、业务资料

假如凭证是通过其他单据（如：收付款单、发票等）自动生成口勺，那么在查询该凭证时单击

凭证右侧“业务资料”按钮，可以查看到有关日勺详细业务单据的内容。

二、迅速录入凭证分录和迅速生成记账凭证

在平常财务处理中，一般会有诸多同类的工作，如在一张凭证中有多条分录对应科目相似，

只是金额不一样，对此状况，系统提供了“复制分录”和“打开迅速录入”功能；乂如：有多种

凭证分录一致或几乎一致只是科目分录金额不一样，系统提供“凭证复制”“调用样板凭证”功

能迅速处理。

迅速录入分录：复制或粘贴分录时，在凭证区内选定要复制的分录，单击鼠标右键，选择“复

制分录”或“粘贴分录”；在凭证录入界面点击鼠标右键出现“打开迅速录入”，单击此项，在

录入一条分录后，敲击回车键上条分录自动复制过入下条，只需添入金额即可。

迅速生成记账凭证：凭证复制时，选定所要复制的凭证，在凭证头区域单击鼠标右键，选择

“复制凭证”后，同样右键单击“新增凭证”再右键“粘贴凭证”即可；在凭证头录入界面右键

弹出“调用样板凭证”，单击该菜单，选定所取样板即可。

三、修改凭证

单击“业务”菜单下的“凭证列表”，进入凭证列表窗口，选择需要修改H勺凭证后单击“编

辑”按钮（或单击鼠标右键），在弹出菜单中选择“修改”菜单项，进入修改凭证窗口，将光标

移至需修改处，直接修改即可。

注意：

①只能修改手工录入时凭证，不容许修改由业务单据生成的凭证。若要修改由业务单据生

成时凭证，须删除该凭证后调整有关口勺业务单据，再重新生成凭证。

②已复核日勺凭证须取消复核后才能修改。

四、删除凭证

单击平常业务列表中的“凭证列表”，进入凭证列表窗口，选择需要删除口勺凭证后单击“编

辑”按钮（或单击鼠标右键），在弼出菜单中选择“删除”菜单项即可删除该张凭证V需注意只

能修改或删除自己填制的凭证,不能修改或删除他人填制H勺凭证；已复核的凭证不容许修改或删

除。确需修改或删除已复核凭证时，须由复核人取消复核后，制单人才可修改或删除。

五、冲销记账凭证

一般状况下，在填制凭证时可以随意修改凭证。但在凭证复核、记账或结账之后，必须依次

取消结账、取消记账和取消复核后方可对其进行修改。

系统提供冲销记账凭证的功能，自动生成指定被冲销记账凭证的红字凭证，但只能冲销手工

录入、并且已经记账口勺凭证。在凭证录入窗口中单击“冲销”按钮，指定需要冲销的已记账时凭

证（包括确定会计年度、会计期间、凭证类型和凭证编号），单击“确定”后，系统在目前会计

期间自动生成一张与所指定记账凭证对应H勺红字冲销凭证。

六、作废记账凭证

在填制凭证口勺过程中，建免会出错，对于需作废的凭证，系统提供“作废”功能。但已作废

的凭证不能取消作废，若要保留原凭证，只能重新输入；不能作废他人填制H勺凭证；不能作废已

经复核或记账H勺凭证。

单击平常业务列表中的“凭证列表”，进入凭证列表窗口，选择需要作废的凭证，进入该凭

证的修改状态，在“作废”处单击，出现标志（J）表达作废成功。

也可以在进入凭证列表窗口后，在窗口右下角日勺“所有显示”处做上显示标志（J）,列

表中将显示“作废”栏，选择需要作废的凭证，并单击对应的“作废”栏，使之标识为（,

同样可作废该选定的凭证。

七、语音报数

假如您口勺计算机配置有多媒体部件，填制凭证时您可以在凭证体内单击鼠标右键，在弹出菜

单中选择“打开语音报数”，打开语音报数功能，系统就会根据您录入的借贷方金额为您自动报

数。

八、预算报警

假如您在进行基础设置时设置了“科目预算”，并且在预算方案中选择了“自动报警”，填

制凭证时您就可以通过在凭证体内单击鼠标右键、并在弹出菜单中选择“打开预算报警”菜单项

打开预算报警功能。这样，当某科目在业务中的实际发生数超过了所设置口勺预算数时，系统便会

自动给出报警提醒，提醒顾客对该项预算予以及时H勺控制处理

九、赤字报警

对于具有现金、银行性质的科目，系统内部提供了赤字报警功能。不管在收款单、付款单还

是在凭证中录入具有现金、银行性质的科目，只要自动报警开关已打开，系统就会计算该笔业务

发生后该科目H勺余额，若该余额不不小于零，系统会弹出报警窗口进行提醒。

十、样板凭证

一张凭证制作完毕后，假如觉得该凭证会常常用到，包括摘要、科目都不会变动，只是每次

的发生额产生变化，就可以使用样板凭证功能，将该凭证保留为样板凭证，以便下次制作类似凭

证时，不用输入反复部分，只须输入分录金额即可。

在凭证头H勺任意位置单击鼠标右键，选择弹出菜单中的“生成样板凭证”，输入样板凭证时

编号和名称，然后保留。

调用样板凭证时，先进入凭证输入窗口，在凭证头的任意位置单击鼠标右键，选择弹出菜单

中的“调用样板凭证”，并选择详细的样板凭证名称，系统会自动将样板凭证的所有分录（包括

摘要、科目）自动复制到新的凭证窗口中，顾客只须填入各笔分录的金额即可完毕该张凭证日勺录

入操作。

十一、查询、整顿凭证编号

在填制凭证时，系统还特地提供了编号查询功能，可查询各类凭证的最大编号、实际张数、

缺号以及作废H勺张数。

在凭证头区域单击鼠标右键，选择“编号查询及整顿”，可查询到有关凭证编号的详细信息。

其中总单数指某一会计期间内凭证的总数，包括作废数，但不包括缺号数。

使用“编号整顿”功能可以对目前所有凭证重新编号，保证其编号的持续性，消除因多次删

除凭证或网络并发操作状况下也许产生的缺号现象。

十二、查询预算功能

在记账凭证中，系统提供了,•宜询预算”功能，通过该功能可随时食询科目的预算金额、实

际金额以及完毕状况。

单击记账凭证单据体右键菜单中的“预算查询”选项，然后设置需要查询H勺预算方案，币种

以及年度，系统就会自动的显示对应的预算信息。

第三节复核凭证

一、复核

凭证必须先复核，再记账。

双击财务管理模块总分类账项下“平常业务”中口勺“凭证复核”，出现记账凭证列表，选择

需要复核H勺凭证后单击“编辑”按钮（或单击鼠标右键），选择“复核”菜单项即可复核该张凭

证。

系统容许一次复核多张凭证，但必须在账套属性中取消“严禁成批复核记账凭证”选项欧I选

择，否则不能一次复核或一次取消复核多张凭证。若要一次性复核多张凭证，请按如下措施操作:

确认账套属性中“严禁成批复核记账凭证”选项没芍作上选中标志。

在凭证列表中单击“编辑”按钮（或单击鼠标右键），选择“多张复核”菜单项，

单击“所有选择”按钮，系统会在“选定”栏中做上标志（J）,然后单击“复核”按钮，

一次将所有凭证进行复核。

若要根据条件选择来对特定的凭证进行复核，请单击“条件选择”按钮，选择符合条件H勺凭

证，然后单击“复核”按钮即可。

对于选择性复核，除上述操作外，还可在多张复核窗口中直接选择凭证进行复核，其操作环

节为：将光标移至需要复核的凭证处，在其对应口勺“选定”栏中单击鼠标，做上标志（J）,然

后单击“复核”按钮。

当复核过程中发生操作失误时，您也可以选择“取消复核”功能取消该项复核操作，详细操

作措施与复核操作类似。

注意：

①不能复核或取消复核本人填制的凭证：

②不能复核有“错误”标志或有“作废”标志日勺凭证。

二、标识错误凭证

在复核时，对错误H勺凭证可注明错误信息。待填制凭证的操作员修改凭证后，可清除错误标

识，使之成为对H勺的凭证。

在凭证中单击“错误”按钮，系统进入“记账凭证错误信息”对话框。图1-3

记募凭证福识信旦

制单人：系线主管

图1-3

输入有关时错误信息即可。

制单人一旦根据错误信息修改凭证后，复核人员可以再次进行检杳，假如没有错误，可以重

新进入“记账凭证错误信息”对话框，并单击“清除错误信息”按钮，这样，该凭证将不再被打

上“错误”标识而作为正常可用凭证。

注意：

①有“错误”标志或有“作废”标志的凭证，都不能复核、记账；有“作废”标志日勺凭证

不能参与账册、报表。勺数据记录；

②有“错误”标志或有“作废”标志的凭证,不能进行冲销。不过有“冲销”标志H勺凭证

可以有“错误”标志或“作废”标志。

第四节记账

凭证复核后，顾客可将记账凭证登记到有关账册。操作措施与复核凭证欧I措施类似，请参阅

“凭证复核”。假如记账后发现凭证有误，您可以在凭证列表中单击“编辑”按钮，选择“多张

取消”来取消记账，待将凭证修改后再重新记账。

第五节坏账准备

所谓“坏账”，是指无法收回的应收款项。企业应当在期末分析各项应收款项H勺可收回性，

并估计也许产生H勺坏账损失，计提坏账准备。

计提坏账一般要确定两个原因：

一是计提坏账日勺措施：应收款项余额比例法、账龄分析法、销售比例法。

二是计提坏账日勺比例：顾客可以按企业日勺历史数据、经验以及债务单位的实际财务状况和现

金流量的状况来设置计提坏账比例。系统根据顾客选择的计提措施和基础设置，自动计算出本次

应提的坏账准备，并自动生成凭证。

一、应收款项余额比例法

应收款项余额比例法是按应收款项期末余额口勺一定比例计算提取坏账准备口勺一种措施。

1、计提措施

当企业计提坏账准备是根据应收款项H勺余额，按比例计提时，请在此处选择应收账款余额比

例法。图1-4

计提日期指生成坏账准备凭证的日期。截止日期决定于计提基数的范围并可以修改，重新决

定计提范围。系统显示的计提日期和截止日期默认为系统登录日期并可以修改。

2、基础设置

设置需计提坏账准备时应收款项科目，系统默认列出所有“应收”性质H勺科目，顾客可以根

据实际状况增长、删除，还可以新增“非应收”性质日勺科目。

图1-4

设置坏账准备科目和对方科目，当所有应收科目对应的坏账准备科目和对方科目相似时，顾

客可以在“基础设置”页面中的上端指定坏账准备科目和对方科目，系统将自动填列表中应收款

项科目相对应的坏账准备和对方科目，顾客将迅速轻松的完毕科目设置。顾客也可以根据实际状

况在列表中修改单个应收科目对应的坏账准备科目和对方科目。当坏账准备科目相似H勺记录，对

方科目也必须相似。

设置计提比例，顾客根据企业的历史数据和经验确定坏账准备的提取比例。不一样日勺应收款

项科口可设理不一样口勺计提比例。

3、计算成果

点击计算成果页面，系统按应收款项科RH勺借方余额、计提比例、坏账准备科R贷方余额，

自动计算出本次应提坏账准备。计算成果框是按应收款项借方余额和计提比例计算坏账准备金

额。

应收借方余额：截止日期应收科目借方余额。

坏账准备：等于应收款项借方余额乘以计提比例。

计提成果框是计算本次应提坏账准备金额。计提成果框把计算成果框中的坏账准备金额按坏

账准备科目进行汇总，再根据坏账准备科目H勺余额，自动计算出本次应提坏账准备。这样，当多

种应收款项科•目对应一种坏账准备科目时，能精确地计算出本次应提坏账准备。

坏账准备科目余额：截止日期应收科目对应H勺坏账准备科目的余额。

本次应提坏账准备：等于坏账准备减去坏账准备科目余额。

此外，坏账准备金额和本次应提坏账准备金额可以修改。

4、生成凭证

在凭证设置页面选择所需凭证类型，凭证模板，凭证摘要。预览凭证页面，可浏览所生成的

凭证，确认无误后，点“完毕”生成凭证。图1-5

图1-5

二、账龄分析法

账龄分析法是对应收款项按账龄划分，然后对各账龄区间应收款项确定不一样的估计坏账的

比例，据以确定各账龄区间应收款项中无法收回口勺坏账金额，最终将各区间应收款中估计坏账金

额加总，求得所有应收款项中的坏账金额。

1、计提措施

当企业计提坏账准备是根据不一样账龄区间应收款项的余额，按对应区间比例计提时，请在

此处选择账龄分析法。

系统显示H勺计提日期和截止日期默认为系统登录日期并可修改，计提日期为生成坏账准备凭

证的日期，截止II期决定计提基数的范围并可修改，重新决定计提范围。

2、基础设置

设置需计提坏账准备的应收款项科目，系统默认列出所有“应收”性质的科目，顾客可以根

据实际状况增长、删除，账龄分析法中应收科目只能是“应收”性质的科目。

设置坏账准备科目和对应的费用科目，在“基础设置”页面上端指定坏账准备科目和对方科

目后，系统自动将指定的科目填入所有应收科目对应的）坏账准备栏和对应科目栏内，顾客也可根

据实际状况修改单个应收科目对应的坏账准备科目和对方科目的设置。

3、账龄区间

系统根据输入日勺天数自动生成账龄分析区间。顾客根据企业的实际状况设置每个账龄区间的

估计坏账率。

账龄分析日期：顾客可以选择按应收款项的开票日或到期日计算应收款项口勺账龄。

分析数据范围：顾客可以根据企业实际状况选择分析数据范围。系统提供了三种分析数据范

围：分析所有往来明细、分析未核销往来明细、多付款项单列分析。

分析所有往来明细：各账龄区间的应收金额包括所有往来明细。

分析未核销往来明细：各账龄区间H勺应收金额只包括未核销的往来明细。

多付款项单列分析：各账龄区间的应收金额只包括借方未核销往来明细，而贷方未核销数据

在多付款项栏单独列示，多付款项不计提坏账准备。

4、计算成果

计算成果框，系统按各账龄区间应收款项科目H勺借方余额、坏账率自动计算出各账龄区间H勺

坏账准备，并把各账龄区间的坏账金额汇总。各账龄区间坏账准备：各账龄区间应收金额乘以坏

败率。计提成果框是计算本次应提坏账准备金额。

坏账准备科目余额：截止日期应收科目对应日勺坏账准备科目的期末余额。

本次应提坏账准备：坏账准备减去坏账准备科目余额。

此外，坏账准备金额和本次应提坏账准备金额可以修改。假如坏账准备科目或对方科目有单

位核算属性时，则系统自动计算出的本次计提坏账准备金额是不容许修改H勺。

5、生成凭证

在凭证设置页面选择所需凭证类型，凭证模板，凭证摘要。在预览凭证页面，可浏览所生成

啊凭证，确认无误后，点击“完毕”，生成凭证。

三、销售比例法

销售比例法是按当期销售金额的一定比例估计坏账损失一种措施。

1、计提措施

当企.业计提坏账准备是根据销售收入余额，按一定比例计提时，请在此处选择销售百分法。

当选择措施为销售比例法时，需要输入计提日期，起止日期，计提日期默认为系统登录日期，计

提日期为生成坏账准备凭证的日期，起止日期默认为口前期间的起止日期，可重新输入日期决定

计提范围。

2、基础设置

此处需要输入坏账准备计入科目、对方科目、销售收入科目和需要计提H勺比例。

3、计算成果

完毕基础设置后，点击下一步可以得到计算成果，得到本次应提坏账准备，软件提供了修改

功能，可以对坏账准备和本次应提坏账准备H勺数据进行修改。销售收入：起止日期范围内，销售

收入科目日勺贷方合计发生额。

坏账准备：销售收入乘以计提比例。

坏账准备余额：截止日期范围内坏账准备科目日勺余额。

本次应提坏账准备：坏账准备减坏账准备余额。

4、生成凭证

在凭证设置页面选择所需凭证类型，凭证模板，凭证摘要。在预览凭证页面，可浏览所生成

的凭证，确认无误后，点击“完毕”，生成凭证。

第六节减值准备

《企业会计制度》规定对流动资产、长期投资、固定资产、无形资产和在建工程计提减值准

备。计提坏账准备、存货跌价准备、固定资产减值准备在对应章节均作了简介，对于短期投资跌

价准备、长期投资减值准备、委托贷款减值准备、在建工程减值准备和无形资产减值准备我们可

以在本系统中“减值准备”去实现。

一、基础设置

设置有关口勺减值科目和损益科目，如设置资产类科目“短期投斐”的减值准备科目为“短期

投资跌价准备”；损益科目为“投资收益一计提的短期投资跌价准备”。对资产科目的明细分别计

提时，应在减值准备科目下设置明细，如对“短期投资”明细科目“股票”、“债券”等分别计提

减值准备时，应在“短期投资跌价准备”科目下设置对应明细科目。

二、操作流程

在总分类账模块期末业务中，点击“减值准备”功能项，即可进入减值准备向导。图1-6

计提准备日期

设置计提减值准备时计提日期，系统将默认取系统登录日期。顾客可修改计提日期。系统根

据计提日期，确定后来各页面的取数范围。

设置资产科目

在这个页面选择计提减值准备资产科口，可以选择末级科口和非末级科口。但不能同步选择

具有上下级关系H勺非末级科目和末级科目如：1101与1101-01就不能同步选择。

录入市价

对应资产科目录入减值注备科目和损益科目，如资产科目“无形资产”H勺减值准备科目为“无

形资产减值准备”，损益科目为“营业外支出一计提的无形资产减值准备”。在可收回金额处录

入该资产科目目前日勺市价后，系统将自动算出本次计提减值准备。

图1-6

①剖析数据项目

账面成本：系统会根据第一步录入的计提日期为截止日期取目前资产科目期末余额。

己提减值准备：系统会根据目前计提日期取减值准备科目的余额。

计提前净额：等于本页面中“账面成本”项目数据减去“已提减值准备”项目的数据。

可收回金额：即目前资产可变现的金额。当转回日勺金额不小于已计提减值准备账面余额时，

只能转回已计提减值准备。不次计提后净额等于“账面成本”减去“已提减值准备”再减去“本

次计提减值准备”。

本次计提减值准备：当己提减值准备等于零时，本次计提减值准备应等于账面成本减去可收

回金额。当已提减值准备不等于零时，分两种状况：（1）不不小于账面成本减去可收回金额，

这时本次计提减值准备应等于账面成本减去可收回金额再减去已提减值准备。（2）不小于账面

成本减去可收回金额时•，本次计提减值准备应等于本次计提减值准备应等于账面成本减去可收回

金额再减去已提减值准备。这时成果为负即转回已提减值准备。

②选择科目

对需要计提减俏准备的科目打上诜择标志，可以使用“所有诜择”、“所有取消”功能键或

直接用鼠标在选择处打上标志。

③栏目设置

顾客可根据状况通过“栏目设置”重新设置该页面的显示栏目。

凭证设置

录入凭证类型、凭证模板以及摘要，根据需要选择凭证生成方式。

按相似资产一级科目生成一张凭证：指假如有多行资产的一级科目相似，则将这几行日勺计提

数生成一张凭证。

按相似资产明细科目生成一张凭证：只要资产口勺明细科目相似，则生成一张凭证。

汇总生成一张凭证：按本次提取的准备所有生成一张凭证。

凭证预览

在凭证预览页面可查看凭证的科目和数据，点击完毕后自动生成凭证。

实例

某企.业于2023年6月5日自行研制并申请成功一项专利，入账价值为4500元。由于受假冒

伪劣市场的冲击，在2023年末，其市价大幅度下跌，可收回金额为2500元。则在在末，该企业

的会计处理为：

借：营业外支出一计提无形资产减值准备2023

贷：无形资产减值准备2023

若通过各方努力及有关法律时出台，2023年末该项专利的市价又大幅度回升，可收回净值

为6500元。则会计处理为：

借：无形资产减值准备2023

贷：营业外支出一计提无形资产减值准备2023

第七节科目计息

假如在对某会计科目进行基础设置时选择了“计算利息”，则可以在该设定期间期末时使用

科目计息向导自动计算该科目设定期间H勺应计利息，并生成对应的记账凭证。

单击期末业务中的“科目计息”，进入“科目计息”对话窗口。图1-7

在“计息日期”标签页中指定“上次计息日期”、“本次计息日期”以及“合用月利率”。

本次计息口期必须不小丁•上次计息口期，上次计息口期必须不不不小丁账套启用口期。

点击“下一步”或“利息结转”页标签，在该页中设置“借方科目”和“贷方科目”，选择

需要计算利息的本金科目，在对应口勺“选择”栏做上标浜（，），假如所设置的借方科目和贷方

科目与所选择的本金科目有相似H勺外币辅助核算,系统就会自动将所设置的借方科R和贷方科目

填入“借方科目”和“贷方科目”栏。

点击“下一步”或“凭证选项”页标签，设置所需的凭证类型和凭证模板。

点击“下一步”或“计算成果”页标签，系统将自动计算所选科目在所设定期间的应计利息,

并将计算成果在该页予以显示。

图1-7

点击“下一步”或“预览凭证”页标签，可以预览到该科目计息业务即将生成H勺凭证H勺有关

数据信息.

点击“完毕”按钮，进入“记账凭证”单据窗口，目前凭证即是本次科目计息业务所生成的

凭证。

第八节损益结转

会计期末，损益类科目的余额应所有结转到“本年利润”科目中，结转后，损益类科目H勺余

额为零。系统可以自动进行损益结转并生成有关日勺凭证，

单击期末业务中日勺“损益结转”，出现损益结转向导。图1-8

在“结转科目”标签页中指定本年利润科目后，选择转出科目（即需要结转的科目），系统

自动将指定H勺本年利润科目填入转入科目栏内。本年利润科目只需要第一次使用时指定，后来进

行损益结转时系统自动记忆上次指定的本年利润科口。

单击“下一步”或“凭证选项”页标签，选择损益结转凭证的凭证模板和凭证类型;

单击“下一步”或“生成方式”页标签，选择与否生成一张凭证还是多张凭证：

完毕了以上操作后，就可以预览按您的规定生成口勺凭证了；

图1-8

注意:

①和手工结转凭证同样，系统自动生成转账凭证的根据是已登记在账簿中的有关数据，因

此，在结转损益前必须先将所有。勺凭证记账，否则，结转出来的凭证将是一张空白或错误的凭

证。

②行政事业单位口勺收支结转日勺操作与此类似，只需要指定有关科目即可自动产生收支结转

凭证。

第九节通用转账

“通用转账”也称自动转账，重要用于数据来源有一定规律、在一定期期反复使用H勺转账凭

证的制作。系统根据顾客定义H勺数据来源、转账方向、计提或分摊的比例等内容自动生成会计凭

证。

本系统可以充足运用既有凭证、账册U勺多种数据重新自动生成顾客所需H勺多种凭证，由于它

灵活的取数公式和强大的取数范围，最大程度地保证了新凭证的数据来源。

一、定义通用转账凭证

单击期末业务列表中的“通用转账”；在“通用转账”窗口单击“编辑”按钮：或单击鼠标

右键），选择“新增”菜单项；在“转账名称”处输入通用转账名称，这时任意两张通用转账凭

证的转账名称不能反复。选择执行周期，根据币种选择凭证模板，根据转账业务内容选择凭证类

型，在“附单据”处输入附件张数。

转账名称：根据转账业务的内容，给本次转账业务命名，规定简要扼要，能反应转账业务时

内容。如：年末计提坏账准备。

执行周期：根据转账业务口勺转账周期，系统将其分为每月一次、每年一次和转账不受期间限

制（执行周期为空）三类。

当转账业务为每月必须且只执行一次时，您可以将执行周期设置为“每月一次”；

当转账业务为每年必须且只执行一次时，您可以将执行周期设置为“每年一次”；

假如转账业务一种期间也许进行几次转账，或转账业务也许几种期间才进行一次转账，对于

此类没有时间规律口勺转账，您也可以不设置执行周期。

在“摘要”处输入该张通用转账凭证的摘要内容，选择科目，确定生.成凭证时该笔分录H勺数

据方向和科目性质，选择本次取数公式的币种（若科目无外币核算，系统默认为本位币且不能选

择币种）c

科目：根据转账业务H勺经济内容来确定通用转账凭证日勺转出、转入科目。转出科目即原数据

科目，转入科目即目的数据科目。系统容许转出科目是一种非末级口勺科目。但当转入科目和转出

科目都是非末级科目时.，系统规定该转入科目口勺构造与转出科目完全相似，这样才能实现它们的

子目及明细科目间的自动转账，否则，应当将该笔转账业务拆分为多种分录来实现数据的结转。

若转出和转入科目均为非末级科目，系统规定两个科目的构造必须完全相似，即这两个科目H勺辅

助核算相似，并且其下级科E的个数、层数、编码及辅助核算也都相似。例如：科目501有501-01

和501-02两个明细科目，无辅助核算,科目321-01有321-01-01和321-01-02两个明细科目，也

无辅助核算，则科目501与科目321-01的构造相似。

方向：指通用转账凭证分录的数据方向，一般根据科目的转账内容设置。若设置该方向为借

方，则生成转账凭证时该笔分录的数据就在借方。

性质：系统将其分为转出和转入两类。它决定数据的来源及去向，决定系统取数日勺先后次序

和公式定义位置。系统先将性质为“转出”的分录的数据取出，然后将取出的数据转到性质为“转

入”的分录。

注意：系统规定一张通用转账凭证必须有转出和转入分录。一张通用转账凭证可以有多笔

转出分录，但只能有一笔转入分录。假如性质为“转入”日勺分录中日勺科目是非末级科目时，系

统只容许有一笔性质为“转出”日勺分录。

根据科目辅助核算属性，将光标移至需定义公式日勺栏目（原币公式、本币公式、数量公式）

录入取数公式。一种取数公式重要包括取数模块、取数条件、数据类型、币别和数据项目五个要

素。现以定义本币公式讲解定义取数公式H勺详细操作环节：

单击“本币公式”栏后的豆，出现“取数公式”对话框。图1-9

选择公式取数模块（总账、明细赈、应收账款、应付账款、现金银行、工资、固定资产、预

算、电子表、采购、存货、销售等），若从总账中取数，用鼠标单击“总账”处即可；

取数公式对话框中所列出的总账、明细账不是一般意义上口勺含义，实际上，在“总账”中根

据所指定日勺科目，可以取出该科目下任意级次科目账册中的有关数据（包括期初、期末余额），

而在“明细账”中，系统仅针对凭证取数，即只能取出凭证中波及到H勺借方或贷方的发生额数据.

假如选择“电子表”标签，就可以从金算盘日勺电子表文献中某个（或多种）单元格中取到数

据。实际上，电子报表自身可以从财务管理系统取到数据，通过定义电子报表自身H勺运算关系,

可以得到所需要口勺成果，而通过定义通用转账凭证又可以自动将电子报表的运算成果取出用以生

成记账凭证。因此，从一定意义上说，电子报表和通用转账的结合，补充和加强了本系统的财务

核算功能。

取澈公式

数据源。隹前球套UESTSVR)

借方发生颔f金额"，'折本位币日期&期且当前科目且当前木种且包含未记账建证=

是

总账|明细账］应收|应付］现金银行］工资|因资］预篁|电子表|

可选项&目

&

由科目

却ec]单位

附l部门

图<±)职员

出

统计

卧eo]

项目

eJ)币种

O包含未记陈凭证

加入公式口)|

图19

定义取数公式基本条件。例：指定取数日期。用鼠标单击“可选项目”中的“日期”，在“条

件设置”中通过下拉按钮;J选择取数数据日期，若为本期，用鼠标单击“本期”，在“已选条

件”处将显示出取数日期条件。

假如将取数日期定为本期，系统将会按照目前进入系统时的会计周期来确定提取数据H勺详细

日期，这样，在系统进入下一种会计周期时，就会自动按照新的日期来提取数据。

定义取数公式基本条件。例：确定数据来源科目。系统默认为“目前科目”，即通用转账凭

证中定义的口前分录口勺科口。也可通过下拉按钮重新选择，选择“所有”则表达取本套账中所有

科目的数据；选择“选择科目”，系统会弹出“选择科目”对话框。图1-10

顾客可通过一>I和.>>」按钮选择所需科目，系统将在“已选科目”处列示出口选择的科目。

注意：

①若将一种非末级科目特入一种末级科目，在设置我数公式时，科目必须为“目前科目”，

即在“通用转账凭证”分录中所指定的转出科目。实际上，分录中指定口勺科目决定了产生凭证

时所生成的分录数，例如：551科目下有551-01、551-02和551-03三个明细科目，假如在“通

用转账凭证”分录中指定转口科目为551,系统就会自动产生三笔分录，分别对应三个明细科目

（由于凭证中所波及到。勺科目必须是明细科目），而每个分录详细的数据，取决于在取数公式

中所确定的科目。假如在取数公式中将科目定为“目前科目”，系统会取出所指定口勺各个明细

科目口勺有关数据（准期末余额），并依次填入对应口勺三笔明细科目分录中，即“E前科目”是

一种可以变化日勺科目，系统会根据凭证产生时口勺详细状况进行调整，分别变成551-01、551-02

等各个明细科目。假如在取数公式中将科目定为551,系统仍然会产生三笔明细科目分录，但各

个分录。勺数据被确定为总账科目551。勺数据。

选择科目

可选科目S)己选科目(T)

案

金d

01就X取消

上

02瓦

程

1强

09

款

09-存

O1汇.

09-O2E

09-本

-OQ3JB至

091-资

1短.

应H

收

应

12收8

球

13账

山

14付

预

15一

19其

21材

2d

图1-10

②假如将一种非末级科目转入一种与其构造完全相似日勺转入科目，那么，在设计转出科目

时取数公式时，科目应设为“目前科目”。此时假如转出和转入科目还设有部门和单位等辅助

核算，则在取数条件中，还应将部门和单位设为“目前部门”和“目前单位”。这样，系统在

生成记账凭证时就会将转出科目。勺每个明细科目。勺数据转到转入科目U勺对应的明细科目中去。

在数据区域选择本次取数类型，通过下拉按钮选择“金额”或者“数量”。

在“币别”处选择取数币种为“折本位币”或者“原币”。

选择数据项H,通过上和二J按钮选择本次取数项H(期初余额等)。

将设置H勺条件、数据项目等添加到公式编辑框。单击“加入公式”按钮，系统即将顾客所定

义的取数条件、取数类型、币种及数据项目等内容以公式形式添加至公式编辑框。

若已定义公式还需与其他公式或体现式发生四则运算，用鼠标单击“运算符”中所需日勺四则

运算符，随即输入体现式或继续定义取数公式。

公式定义完毕，单击“公式校验”按钮校验公式，系统会给出校验汇报。若公式有错或为空,

不容许存盘退出，若需清除错误公式重新定义公式，可亘击“清除公式”按钮，系统会将原定义

公式所有清除；若公式校验无误，可单击“确定”按钮存盘退出“取数公式”对话框。

输入转入分录摘要，选择录入转入科目，确定转入科目方向。

单击“预览凭证”按钮，在有数据的状况下，可以即时查看由本张通用转账凭证生成H勺记账

凭证。

二、执行通用转账

定义通用转账凭证后，应根据转账周期进行“执行转账”操作，才能生成所需凭证。

在“通用转账列表”中选择需要进行“执行转账”操作的通用转账凭证：用鼠标直接单击该

通用转账凭证前H勺“选择”栏，作上标志“；或单击“转账”按钮，选择“所有选择”项，

将所有通用转账凭证作上标志“。

单击“通用转账列表”左下角日勺“转账”按钮，选择“执行转账”菜单项，在系统提醒信

息下确定与否确实需要执行转账。

假如您在提醒信息对话框中选择了“是"，系统自动根据通用转账凭证所定义的项目和公式

生成记账凭证，并在通用转账列表中的“近来转账时间”及“执行”栏填入目前执行转账H勺时间

及执行转账H勺操作员。

注意:

①假如需要执行转账的通用转账凭证H勺执行周期为每期一次或每年一次，系统将检查该通

用转赚凭证在本期与否已经执行过转账。假如已经执行转账并且生成。勺记账凭证已经复核或记

般，系统将给出对应提醒并退出转账操作；假如生成口勺记账凭证没有复核，再次生成口勺凭证将

覆盖原有凭证。

②存在多张通用转账凭任时，若对所有转账凭证同步执行转账，考虑到各转账业务之间也

件须遵照一定的先后次序，需要在执行转账之前对各转帐凭证口勺执行次序进行合适日勺调整。

在“通用转账列表”窗口中。勺通用转账凭证日勺排列次序即为转账口勺次序，假如需要对某一

通用转账凭证时转账次序进行调整，只须先将蓝色光条移到该通用转账凭证，然后单击窗口右

边的上移按钮IJ或下移按钮±),移动该通用转账凭证在列表中口勺次序即可。

③在实际工作中，有时需要取消已经执行日勺转账操作，使系统自动删除已经生成口勺记账凭

证。本系统为顾客提供了这种功能，其详细操作措施如下：

在通用转账列表中，将需要取消转账的通用转账凭证作上标志“J”；

单击通用转账列表窗口左下角的“转账”按钮，在弹出菜单中选择“取消转账”项，在系

统提醒框中选择“是"，即可取消转账，由该通用转账凭证生成的记账凭证同步被系统自动删

除，通用转账凭证列表中日勺“近来转账时间”栏也已经修复为上一次日勺转账■时间，“执行”栏

自动调整为上一次执行转账的操作员。

④假如由通用转账业务生成R勺记账凭证已经复核或已经记账，则无法取消转账。

第十节期末调汇

有外币业务的企业在平常发生外币业务时，一般以当日或期初的国家外汇牌价折合人民币记

账，在月末、季末或年末，将外币余额按期末国家外汇牌价折合为人民币，作为外币账户H勺期末

人民币余额，期末折合后H勺人民币余额与原账面人民币余额的差额，作为汇兑损益，填制对应的

汇兑损益凭证。本系统日勺“期末调汇”功能，将轻松、自如地完毕手工操作下繁琐的期末调汇工

作。

在期末业务列表中单击“期末调汇”，出现“期末调汇”向导。图1-11

图1-11

在“币利严栏中，列有除本位币以外的所有币种。系统自动将“币种汇率”编码中近来时间

的汇率填入“汇率”栏，（若币种汇率编码中未输入汇率，汇率则为零），该汇率可据实修改。

指定在进行期末调汇操作后所计算出的汇兑收益或损失应计入哪一种科目，一般纳入当期损

益中，列入“财务费用一一汇兑损益”科口。该处可选择录入，可手工录入，也可以即时新增科

目录入。

在“凭证选项”处设置本次调汇将生成凭证H勺凭证模板和凭证类型。

在“生成方式”处选择本次调汇将生成凭证的生成方式，系统提供了三种生成方式：汇兑损

失凭证、汇兑收益凭证、汇兑损益凭证，可根据企业H勺业务特点，选择不一样的方式，来生成凭

证。

在“预览凭证”处，可以预先查看本次的调汇凭证，咳凭证由系统按照前面指定均期末汇率、

汇兑损益科目、凭证模板和类型以及凭证的生成方式自动生成。默认口勺凭证摘要内容为“汇兑损

益”，可重新输入。

通过预览凭证，在确认数据对的无误的状况下，单击“完毕”正式生成记账凭证。

注意：

①有多种外币和多种科同调汇时，所有币种和科目生成一张期末调汇凭证；

②通过期末调汇生成日勺凭证不能修改；

③期末调汇后，假如本期又发生外币业务，可将原有期末调汇凭证记账后，再重新指定期

末汇率，再一次生成期末调汇凭证;

第十一节期末结账

本系统提供分模块结账功能，您只须进入各操作模块并按期末结账向导的提醒逐渐操作即可

轻松对各模块结账。在本系统中，各模块功能相对独立，对一种模块结账后，不会影响到其他模

块的正常操作。

各模块期末结账口勺详细操作环节基本类似。下面以财务模块期末结账为例进行阐明。

一、执行结账

单击期末业务列表中的“期末结账”，将光标移至需结账的期间，选定待结账的月份。

同步，选择与否对其他模块一并结账。假如选择了“对其他模块一并结账”，在进行下一步

时系统检查其他所有模块与否满足结账的规定，即：目前期间与否为其他所有模块没有结账口勺最

终一种期间；目前操作员与否具有其他所有模块的结账权限。假如不满足上述结账条件，系统将

给出有关提醒并自动取消该项设置；假如满足结账条件，则可进入卜一步H勺操作，在完毕对财务

模块结账日勺同步对其他所仃模块的对应期间均作上结账标志。

单击“下一步”（或单击“结账汇报”页标签），进入结账汇报窗口。

从结账汇报中，您可查看到本期为止您的资产总数、负债及权益总数，您在本期口勺经营成果

及盈亏数，以及本期所填制凭证的总张数。当所选择H勺待结账期间是已结账期间或不是未结账的

第一种期间时，系统不容许对该期间结账，并会给出对应的提醒。

假如存在本期损益类科目未结平、期末未计提折旧、期末未进行期末调汇（有外币核算时）

凭证编号不持续，系统会自动提醒。

假如选择了“对其他模块一并结账”，则在结账汇报中将一并显示所有模块口勺结账汇报，假

如您确信目前会计期间内的经济业务已处理完毕，请单击“下一步”（或单击“执行结账”页标

签），然后单击“完毕”按钮完毕结账工作，并根据系统提醒进行数据备份。

注意：

①除非是在年末，否则，虽然系统予以提醒，您也可自行选择与否继续执行结账。

②从系统启用日期算起，上月未结账，本月不容许结账；

③本期有未记账凭证，本期不容许结账；结账后，在本会计期间内不容许再填制凭证；

④期初余额未平衡，本期不容许结账：

⑤本期有错误凭证未修改，本期不容许结账；

⑥本期有固定资产变动卡片未生成对应凭证（在固定资产增长窗口中选择了“不生成凭证”

选项时除外），本期不容许结账。

二、取消结账

假如要取消结账，请单击期末业务列表中日勺“取消结账”，

单击需要取消结账的I月份。

选择与否“一并取消其他模块H勺结账”。假如选择了“一并取消其他模块的结账”，则进入

下一步时，系统将检查其他所有模块在所选择的期间与否均满足取消结账的规定，即：所有其他

模块的该期间与否均为已结账的最终一种期间；目前操作员与否具有对其他所有模块取消结账的

权限。假如不满足上述取消结账的条件，系统将给出有关提醒，并自动取消该项设置：假如满足

取消结账条件，则可进入下一步操作，在完毕对财务模块取消结账的同步取消其他所有模块在该

期间的结账状态。

单击“下一步”按钮，系统提醒与否继续取消结账操作，单击“完毕”即可取消指定月份的

结账状态。

第十二节查询及打印账表

本系统具有强大日勺查询功能，除可查询某些常见日勺账表外，还可以根据顾客的需要在查询时

生成新的账表，生成的新报表可另存为其他报表。顾客可通过多种途径查询所需要口勺账表。

一、在列表中查询

本系统口勺诸多列表中均有报表查询按钮，顾客可单击“报表”按钮查询与该列表有关叼报表。

例如：在凭证列表中，顾客可单击“报表”按钮查询“科目汇总表”及“凭证汇总表”。

在平常业务列表中选择“凭证列表”，单击“报表”按钮，并选择要查询的报表即可。

二、在账册报表子模块查询财务账表

单击财务管理模块总分类账节点项下“账册报表”，在账册报表资源管理器左边是由账表文

献夹构成H勺账表树，有“+”号的文献夹可以展开；右边是账表文献，双击账表名称即可打开对

应