建筑公司采购合同管理规定

建筑公司采购合同管理规定

一、总则本公司秉持“诚信为本、质量至上、合作共赢”的企业文化，以追求经济效益与社会效益协同发展为经营理念，为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，保障公司合法权益，依据国家相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本规定。本规定旨在通过规范化的合同管理流程，实现公司资源的合理配置，降低经营风险，提升公司的市场竞争力。同时，在合同管理过程中，注重人文关怀，尊重员工权益，促进员工积极参与合同管理工作，共同推动公司发展。二、适用范围本规定适用于建筑公司全体员工以及与公司签订合同的所有客户。公司各部门、各项目组在开展业务活动过程中涉及的各类合同，包括但不限于工程承包合同、物资采购合同、劳务分包合同、技术服务合同等，均应遵循本规定进行管理。三、组织架构与职责分工1.合同管理委员会由公司高层管理人员组成，作为合同管理的决策机构。负责制定合同管理战略、政策和重大决策；协调解决合同管理中的重大问题；对公司重大合同进行审议和批准。2.法务部门作为合同管理的核心部门，负责合同的法律审核，确保合同条款符合法律法规要求；制定和完善合同标准文本；对合同纠纷进行处理和诉讼；为公司各部门提供法律咨询服务。3.业务部门负责合同的发起、洽谈、起草工作；对合同相对方进行主体资格审查和信用评估；跟踪合同的履行情况，及时反馈合同执行中的问题；负责合同结算和账款回收工作。4.财务部门负责审核合同的财务条款，包括付款方式、结算周期、税务处理等；对合同执行过程中的财务状况进行监控；参与合同纠纷的处理，提供财务数据支持。5.项目部门在项目实施过程中，严格按照合同约定组织施工和管理；及时向相关部门反馈合同执行情况；协助处理与项目相关的合同纠纷。四、管理内容与流程1.合同签订阶段-合同发起：业务部门根据业务需求发起合同，填写合同发起审批表，明确合同基本信息、业务背景、合同目的等。-对方主体审查：业务部门对合同相对方的主体资格、经营范围、信用状况等进行调查和评估，收集相关证明材料。法务部门对审查结果进行复核。-合同洽谈：业务部门与合同相对方就合同条款进行洽谈，形成初步意向。涉及重大事项的，法务部门、财务部门等应参与洽谈。-合同起草：业务部门根据洽谈结果起草合同文本，优先使用公司制定的标准合同文本。如无标准文本，应确保合同条款完整、准确、清晰。-合同审核：合同起草完成后，依次提交法务部门、财务部门等进行审核。法务部门重点审核合同的合法性、合规性；财务部门审核财务条款的合理性。各部门应在规定时间内反馈审核意见。-合同审批：审核通过的合同，提交合同管理委员会或公司领导进行审批。重大合同需经公司董事会审议通过。-合同签订：经审批同意后，由公司法定代表人或其授权代表与合同相对方签订合同。合同签订应采用书面形式，确保签字盖章齐全。2.合同履行阶段-合同交底：合同签订后，业务部门应向项目部门、财务部门等相关部门进行合同交底，明确合同主要条款、双方权利义务、履行期限等。-履行跟踪：项目部门负责按照合同约定组织施工或提供服务，业务部门跟踪合同履行情况，定期向相关部门汇报。财务部门对合同款项的收付进行监控。-变更与解除：如因客观原因需要变更或解除合同，由业务部门提出申请，说明理由和变更内容，经法务部门审核后，报合同管理委员会或公司领导审批。变更或解除合同应签订书面协议。3.合同结算阶段-结算申请：项目完成后，业务部门负责整理合同结算资料，向财务部门提交结算申请。结算资料应包括合同文本、验收报告、发票等。-结算审核：财务部门对结算资料进行审核，核对金额、发票等信息的准确性。审核无误后，按照公司财务流程进行付款。-账款回收：业务部门负责合同账款的回收工作，定期与财务部门核对账款情况。对逾期未收回的账款，应及时采取措施进行催款。五、权利与义务1.公司权利-有权要求合同相对方按照合同约定履行义务；-对合同相对方的违约行为，有权追究其违约责任，要求赔偿损失；-有权对合同执行情况进行监督检查，提出意见和建议。2.公司义务-按照合同约定履行自身义务，为合同相对方提供必要的协助和支持；-保守合同相对方的商业秘密和技术秘密；-对合同执行过程中发现的问题，及时与合同相对方沟通解决。3.员工权利-有权了解合同管理相关制度和流程，获取必要的培训和指导；-对合同管理工作提出意见和建议；-在履行合同过程中，因不可抗力等原因导致无法完成任务时，有权及时向上级汇报并寻求解决方案。4.员工义务-严格遵守合同管理规定，按照流程办理合同相关事宜；-保守公司商业秘密和合同信息；-积极履行合同职责，确保合同顺利执行。六、监督与考核机制1.监督机制-公司建立合同管理监督检查制度，定期对合同签订、履行、结算等情况进行检查。法务部门、审计部门负责监督检查工作的具体实施。-对检查中发现的问题，及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。整改情况纳入部门绩效考核。-鼓励员工对合同管理中的违规行为进行举报，对举报属实的给予奖励。2.考核机制-建立合同管理绩效考核指标体系，对各部门和员工在合同管理工作中的表现进行考核评价。考核指标包括合同签订的规范性、履行的及时性、账款回收情况等。-将合同管理绩效考核结果与员工薪酬、晋升、奖励等挂钩，对表现优秀的部门和个人给予表彰和奖励；对因工作失误导致公司损失的，追究相关人员的责任。七、附则1.本规定自发布之日起生效实施。如有未尽事宜，由公司合同管理委员会负责解