工会财务软件使用操作手册

工会财务软件使用操作手册一、引言（一）手册目的本手册旨在规范工会财务软件的操作流程，指导财务人员正确使用系统功能，确保财务数据的准确性、完整性和安全性，提高财务管理效率，符合《工会会计制度》《工会预算管理办法》等法规要求。（二）适用范围本手册适用于工会财务软件的所有用户，包括系统管理员、会计、审核员、出纳、预算管理员等岗位人员。二、系统概述（一）软件定位工会财务软件是专为工会组织设计的一体化财务管理系统，覆盖会计核算、预算管理、经费收缴、资产负债管理、报表分析等核心业务，旨在实现财务流程标准化、数据可视化、管理智能化。（二）核心功能模块模块名称主要功能会计核算凭证录入/审核/记账/结账、账簿查询（总账/明细账/日记账）、损益结转预算管理预算编制/审批/执行分析/调整、预算与实际对比分析经费收缴会费/拨缴经费收入登记、缴费查询统计、催缴提醒资产负债管理固定资产/无形资产录入、折旧计提、负债登记、资产负债表生成报表管理资产负债表、收入支出表、经费收缴情况表等常用报表的生成/导出/打印（三）运行环境操作系统：Windows10及以上、macOS11及以上；浏览器：Chrome90+、Firefox85+、Edge90+；硬件要求：CPUInteli5及以上、内存8G及以上、硬盘500G及以上。三、基础操作指南（一）账号登录1.登录流程：2.密码找回：若忘记密码，点击登录页面【忘记密码】，输入账号和预留手机号，获取验证码后重置密码。（二）界面导航菜单栏（顶部）：包含【系统管理】【会计核算】【预算管理】等核心模块入口；工具栏（菜单栏下方）：常用操作按钮（如【新增】【修改】【保存】【导出】）；工作台（中间）：显示高频功能入口（如【凭证录入】【预算编制】）；侧边栏（左侧）：当前模块的子功能菜单（如【会计核算】下的【凭证录入】【凭证审核】）。（三）基础设置1.单位信息设置进入【系统管理】→【单位信息】，填写单位名称、统一社会信用代码、地址、联系人等信息，点击【保存】（用于报表表头显示）。2.用户权限设置进入【系统管理】→【用户管理】，点击【新增用户】，输入用户名、密码，选择角色（如系统管理员、会计、审核员），分配权限（如会计拥有【凭证录入】【记账】权限，审核员拥有【凭证审核】权限），点击【保存】。3.会计科目设置进入【会计核算】→【科目管理】，系统已预设符合《工会会计制度》的科目（如“会费收入”“拨缴经费收入”“管理费用”“应付职工薪酬”）。若需新增科目，点击【新增】，输入科目编码、名称、类型（资产/负债/收入/支出），点击【保存】。四、核心功能模块操作详解（一）会计核算模块1.凭证录入操作步骤：（1）进入【会计核算】→【凭证录入】，选择凭证类型（如“记账凭证”“收款凭证”），填写凭证日期（默认当前日期）；（2）录入摘要（如“支付2023年12月办公费”），选择借方科目（如“管理费用-办公费”），填写借方金额（如1000元）；（3）点击【新增行】，选择贷方科目（如“银行存款-基本户”），填写贷方金额（如1000元）；（4）上传附件（如发票扫描件，支持PDF/JPG格式，大小不超过5M）；（5）核对借贷平衡（借方合计=贷方合计），点击【保存】，凭证状态变为“未审核”。注意事项：摘要需简洁明了（如“支付×月×费用”），避免模糊表述；科目选择需符合《工会会计制度》（如会费收入计入“会费收入”科目，不得计入“其他收入”）。2.凭证审核操作步骤：（1）审核员登录系统，进入【会计核算】→【凭证审核】，选择审核期间（如2023年12月）；（2）查看未审核凭证列表，点击凭证查看详情（摘要、科目、金额、附件）；（3）若无误，点击【审核通过】，凭证状态变为“已审核”；若有误，点击【审核驳回】，填写驳回原因（如“摘要不明确”），返回录入人员修改。注意事项：审核员不得审核自己录入的凭证（系统自动限制）；已审核凭证无法修改，需取消审核后再调整。3.记账与结账记账操作：进入【会计核算】→【记账】，选择记账期间，勾选已审核凭证，点击【记账】，系统将凭证数据登记至总账/明细账，凭证状态变为“已记账”。结账操作：（1）进入【会计核算】→【结账】，系统自动检查该期间是否有未审核/未记账凭证；（2）若无误，点击【结账】，系统将损益类科目余额结转至“结余”科目，生成结账凭证，期间状态变为“已结账”。反结账：仅系统管理员有权限，进入【会计核算】→【反结账】，选择结账期间，点击【确认】，期间状态恢复为“未结账”。（二）预算管理模块1.预算编制操作步骤：（1）进入【预算管理】→【预算编制】，选择预算年度（如2024年）和类型（如“收入预算”“支出预算”）；（2）录入预算项目（如“会费收入”“职工活动支出”），填写预算金额（根据上年度实际发生额、本年度工作计划编制）；（3）点击【保存】，提交预算草案给上级审核。注意事项：预算编制需遵循“量入为出、收支平衡”原则，收入预算需覆盖支出预算；预算项目需与会计科目对应（如“职工活动支出”对应会计科目“职工活动费”）。2.预算执行分析操作步骤：（1）进入【预算管理】→【预算执行分析】，选择预算年度（如2024年）和类型（如“支出预算”）；（2）系统自动生成预算执行分析表，显示预算金额、实际发生额、执行率（实际/预算×100%）；（3）点击【导出】，将分析表导出为Excel格式，用于汇报或整改。注意事项：每月/季度进行预算分析，及时发现超预算（如支出超预算10%以上）或未达标（如收入未达预算80%）问题；超预算支出需提交《预算调整申请》，经上级审批后调整。（三）经费收缴模块1.收缴登记操作步骤：（1）进入【经费收缴】→【收缴登记】，选择收缴类型（如“会费收缴”“拨缴经费收入”）；（2）填写缴费单位名称、统一社会信用代码、缴费金额（如会费按工资总额0.5%计算）、缴费日期、缴费方式（银行转账/现金）；（3）上传缴费凭证（如银行回单），点击【保存】。注意事项：会费收缴需核对职工工资表，确保金额准确；拨缴经费收入需按《工会法》规定的2%比例收取，确保足额收缴。2.查询统计操作步骤：（1）进入【经费收缴】→【查询统计】，选择查询条件（如2023年12月、会费收缴）；（2）系统显示符合条件的收缴记录（缴费单位、金额、日期、方式）；（3）点击【统计】，生成经费收缴统计报表（月度/年度），显示收缴总额、各单位缴费情况。注意事项：每月核对收缴金额与银行到账金额，确保一致；对未按时缴费的单位，点击【催缴提醒】，发送短信通知（需提前设置短信模板）。（四）资产负债管理模块1.资产录入操作步骤：（1）进入【资产负债管理】→【资产录入】，选择资产类型（如“固定资产”“无形资产”）；（2）填写资产名称（如“办公电脑”）、规格型号、数量、原值（如5000元）、购置日期、使用部门（如办公室）、保管人；（3）上传购置凭证（如发票扫描件），点击【保存】。注意事项：固定资产需按《工会会计制度》规定计提折旧（如年限平均法，折旧年限：电子设备3年、房屋建筑物20年）；无形资产（如软件）需按规定摊销（摊销年限不超过10年）。2.折旧计提操作步骤：（1）进入【资产负债管理】→【折旧计提】，选择计提期间（如2023年12月）；（2）系统自动计算各固定资产的月折旧额（原值×（1-残值率）/折旧年限/12）；（3）核对折旧额无误后，点击【计提】，系统生成折旧凭证（借方“管理费用-折旧费”，贷方“累计折旧”），更新资产累计折旧金额。注意事项：折旧计提需按月进行，不得漏提或多提；已提足折旧的固定资产不再计提，提前报废的固定资产不再补提。（五）报表管理模块1.报表生成操作步骤：（1）进入【报表管理】→【报表生成】，选择报表类型（如“资产负债表”）和期间（如2023年12月）；（2）点击【生成报表】，系统从会计核算模块提取数据，生成报表；（3）核对报表平衡关系（如资产负债表“资产总计=负债总计+结余”），确保准确。注意事项：报表生成前需确保该期间凭证已审核、记账、结账；若报表不平衡，需检查会计科目录入是否正确（如资产科目是否计入负债类）。2.报表导出与打印操作步骤：（1）生成报表后，点击【导出】，选择格式（Excel/PDF），保存到本地；（2）点击【打印】，设置参数（A4纸、纵向），打印报表（需加盖工会公章）。注意事项：报表需按《会计档案管理办法》保存（如资产负债表保存10年）；导出的Excel报表可进行二次编辑（如添加批注），但需保留原始数据。五、常见问题及解决方法（一）登录问题问题：登录时提示“账号或密码错误”。解决方法：1.检查账号是否输入正确（注意大小写）；2.检查密码是否输入正确（注意特殊字符、大写锁定）；3.若忘记密码，通过【忘记密码】重置。（二）凭证操作问题问题：凭证无法保存。解决方法：1.检查必填项（摘要、科目、金额）是否填写完整；2.检查借贷金额是否平衡（借方合计=贷方合计）；3.检查附件是否上传成功（若有要求）。问题：已审核的凭证无法修改。解决方法：1.联系审核员取消审核（【凭证审核】→【取消审核】）；2.录入人员修改凭证后重新提交审核。（三）预算操作问题问题：预算无法审批通过。解决方法：1.检查预算项目是否符合《工会预算管理办法》要求；2.检查预算金额是否合理（如收入预算是否低于上年度实际）；3.查看审批驳回原因，修改后重新提交。（四）报表问题问题：报表数据与账簿不一致。解决方法：1.检查该期间凭证是否已审核、记账、结账；2.检查会计科目录入是否正确（如收入计入“会费收入”而非“其他收入”）；3.检查报表公式是否正确（如资产负债表“货币资金”=“现金”+“银行存款”）。六、注意事项（一）数据安全1.定期备份：每周备份一次系统数据（【系统管理】→【数据备份】），备份文件存放在外接硬盘或云存储（如阿里云）；2.权限控制：严格按照职责分配权限（如出纳不能审核凭证，会计不能修改预算）；3.密码管理：每3个月更换一次密码，密码包含大小写字母、数字、特殊字符（如`Abc123!@#`）。（二）操作规范1.凭证录入：核对原始凭证（如发票、银行回单），确