医院总务物资采购管理制度

医院总务物资采购管理制度第一章总则第一条目的为规范医院总务物资采购行为，保障物资质量，控制采购成本，提高采购效率，防范采购风险，根据国家相关法律法规及医院内部管理规定，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于医院总务物资的采购管理，包括但不限于办公设备及耗材、后勤维修材料、清洁用品、劳保用品、绿化物资、食堂物资（非药品类）等。第三条依据1.《中华人民共和国政府采购法》2.《中华人民共和国招标投标法》3.医院《预算管理办法》《财务管理制度》第二章职责分工第四条总务科1.统筹总务物资采购工作，制定采购计划；2.审核使用部门需求，组织供应商选择及采购实施；3.负责合格供应商名录的建立与维护；4.协调验收、入库及库存管理。第五条使用部门1.根据实际需要提出合理采购需求，填写《总务物资需求申请表》；2.参与物资验收，确认物资符合使用要求；3.反馈物资使用情况，协助供应商评估。第六条财务科1.审核采购预算的合理性及可用性；2.办理付款手续，监督资金使用。第七条审计科1.监督采购流程的合规性；2.开展采购专项审计，提出整改意见。第八条分管领导1.审批中等金额采购项目；2.协调解决采购中的重大问题。第三章采购流程第九条需求申报1.使用部门根据工作需要，填写《总务物资需求申请表》，内容包括物资名称、规格、数量、用途、预计金额、需求时间，由部门负责人签字确认；2.需求表提交总务科，总务科对需求的合理性进行初审（如是否重复采购、是否符合科室职责）。第十条预算审核1.总务科将初审通过的需求表提交财务科，财务科核对是否在年度预算内；2.未纳入预算的需求，需由使用部门说明理由，经分管领导审批后调整预算。第十一条供应商选择1.建立合格供应商名录，供应商需具备以下条件：（1）具备独立法人资格及相关经营资质；（2）有良好的商业信誉和健全的财务制度；（3）能提供稳定的产品质量及售后服务；2.采购方式：（1）公开招标：适用于大额（5万元以上）、标准化物资；（2）竞争性谈判：适用于技术复杂或规格不明确的物资；（3）询价采购：适用于小额（5000元以下）、常规物资，需向3家以上供应商询价；3.紧急采购：遇突发情况（如设备故障、公共卫生事件）需快速采购的，由使用部门提出申请，分管领导审批后，总务科直接联系合格供应商采购，事后3个工作日内补全手续。第十二条采购实施1.总务科根据审核通过的需求及供应商选择结果，组织采购；2.采购人员需遵守廉洁纪律，不得收受供应商贿赂。第十三条合同签订1.采购金额超过1万元的，需签订书面合同；2.合同内容包括标的、数量、质量标准、价款、履行期限、违约责任、争议解决方式等；3.合同签订前需经财务科审核价款、审计科审核条款，分管领导签字确认。第四章验收与入库第十四条验收流程1.物资送达后，总务科需在2个工作日内组织验收，参与人员包括总务科库房管理人员、使用部门代表、财务科人员；2.验收内容：核对送货单与合同条款是否一致，检查物资数量、规格、质量是否符合要求；3.验收合格的，填写《总务物资验收记录单》，由参与人员签字确认；验收不合格的，需及时通知供应商退货或更换。第十五条入库登记1.验收合格的物资需及时入库，库房管理人员填写《库存台账》，注明物资名称、规格、数量、供应商、入库时间、存放地点；2.入库后需将验收记录单、送货单提交财务科，作为付款依据。第五章库存管理第十六条盘点制度1.总务科每月需组织一次库存盘点，核对台账与实物数量是否一致；2.盘点结果需形成《库存盘点报告》，报分管领导审批，差异部分需查明原因并整改。第十七条库存预警1.设定最低库存量（如常用耗材为1个月用量），当库存低于最低量时，库房管理人员需及时通知总务科采购；2.避免积压物资，对超过6个月未使用的物资，总务科需组织清理，报分管领导审批后处理。第十八条先进先出1.库房管理需遵循先进先出原则，避免物资过期或损耗；2.对有保质期的物资，需标注保质期，优先发放临近保质期的物资。第六章监督与考核第十九条监督方式1.审计科每季度开展一次采购专项审计，重点检查流程合规性、资金使用情况；2.接受职工投诉举报，对违规行为及时调查处理。第二十条考核标准1.需求申报准确性：无重复采购、无超范围申报；2.流程合规性：严格遵守采购流程，无越权采购；3.物资质量：验收合格通过率达到95%以上；4.库存管理：盘点差异率低于1%，无积压物资。第二十一条奖惩措施1.奖励：对执行制度较好的部门或个人，给予通报表扬、绩效加分；2.处罚：对违反制度的行为，视情节轻重给予通报批评、扣减绩效、调离岗位等处罚；构成犯罪的，移送司法机关处理。第七章附则第二十二条解释权本制度由总务科负责解释。第二十三条生效日期本制度自发布之日起施行。