电梯集中采购管理办法

电梯集中采购管理办法一、总则1.目的为规范公司电梯集中采购行为，加强采购管理，提高采购效率，确保电梯质量和安全，降低采购成本，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于公司及所属各部门、各项目的电梯集中采购活动。3.基本原则依法合规原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保采购活动合法合规。公开公正原则：采购过程公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商和产品，确保电梯的安全性和可靠性。成本效益原则：在保证质量的前提下，合理控制采购成本，提高采购效益。4.职责分工采购部门负责制定电梯集中采购计划，组织采购活动，签订采购合同。负责供应商的开发、评估、选择和管理。负责采购过程的协调、沟通和监督。使用部门负责提出电梯采购需求，参与采购技术规格的制定。负责对采购的电梯进行验收和使用管理。技术部门负责提供电梯采购的技术支持，参与技术规格的制定和评审。负责对采购的电梯进行技术验收。财务部门负责审核采购预算，监督采购资金的使用。负责对采购合同的付款条款进行审核。审计部门负责对电梯集中采购活动进行审计监督，确保采购活动合法合规。二、采购计划1.需求预测使用部门应根据项目建设进度、使用需求等因素，提前对电梯需求进行预测，并提交采购需求预测报告。采购部门应结合使用部门的需求预测报告，以及公司的发展规划和预算安排，制定年度电梯集中采购计划。2.采购计划编制采购计划应包括电梯的规格型号、数量、技术要求、交货时间、交货地点等内容。采购计划应明确采购方式，如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等。采购部门应组织相关部门对采购计划进行评审，确保采购计划的合理性和可行性。3.采购计划审批采购计划经采购部门负责人审核后，报公司分管领导审批。采购计划审批通过后，采购部门应严格按照采购计划组织实施采购活动。三、供应商管理1.供应商开发采购部门应建立供应商信息库，通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。采购部门应对收集到的供应商信息进行整理和筛选，选择符合公司要求的供应商进行开发。采购部门应与潜在供应商进行沟通和洽谈，了解其生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等情况，并要求其提供相关证明材料。2.供应商评估采购部门应定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。采购部门应制定供应商评估标准和评估方法，采用定性和定量相结合的方式对供应商进行评估。采购部门应根据供应商评估结果，对供应商进行分类管理，分为合格供应商、优秀供应商和不合格供应商。3.供应商选择采购部门应根据采购项目的需求和特点，从合格供应商中选择合适的供应商进行采购。采购部门应优先选择优秀供应商，对于重要采购项目，应采用招标等方式选择供应商。采购部门应与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。4.供应商管理采购部门应定期对供应商进行回访，了解其合同履行情况和售后服务情况，并及时解决出现的问题。采购部门应根据供应商的表现，对其进行动态管理，如调整供应商等级、暂停合作、终止合作等。采购部门应建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予奖励，对表现不佳的供应商进行处罚。四、采购方式1.公开招标公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。采用公开招标方式采购的，采购人应当在省级以上人民政府财政部门指定的媒体上发布招标公告。公开招标的招标文件应包括招标公告、投标邀请书、投标须知、技术规格、评标标准、合同条款等内容。公开招标的评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。2.邀请招标邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。采用邀请招标方式采购的，采购人应当从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。邀请招标的招标文件应包括投标邀请书、投标须知、技术规格、评标标准、合同条款等内容。邀请招标的评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。3.竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的供应商分别进行谈判，从中确定成交供应商的采购方式。采用竞争性谈判方式采购的，采购人应当成立谈判小组，由采购人的代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案等。谈判小组应与供应商进行谈判，在谈判过程中，谈判小组可以要求供应商对谈判文件作出澄清、说明或者补正。谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。4.单一来源采购单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采用单一来源方式采购的，采购人应当与供应商就采购项目的价格、技术、服务等条款进行协商，协商一致后签订采购合同。5.询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。采用询价方式采购的，采购人应当成立询价小组，由采购人的代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。询价小组应制定询价文件，明确询价程序、询价内容、合同草案等。询价小组应向符合相应资格条件的供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价。询价小组应根据供应商的报价情况，按照满足采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。五、采购流程1.采购申请使用部门根据项目需求，填写电梯采购申请表，详细说明电梯的规格型号、数量、技术要求、交货时间、交货地点等内容，并提交采购部门。采购申请表应经使用部门负责人审核签字后提交。2.采购审批采购部门收到采购申请表后，对采购申请进行审核，审核内容包括采购需求的合理性、采购预算的合规性等。采购申请经采购部门负责人审核后，报公司分管领导审批。采购申请审批通过后，采购部门方可组织实施采购活动。3.采购实施采购部门根据采购计划和采购方式，组织实施采购活动。对于公开招标、邀请招标等采购方式，采购部门应发布招标公告或投标邀请书，组织供应商报名、投标、开标、评标等活动。对于竞争性谈判、单一来源采购、询价等采购方式，采购部门应与供应商进行谈判、协商、询价等活动。采购部门应在采购活动过程中，及时与使用部门、技术部门、财务部门等沟通协调，确保采购活动顺利进行。4.合同签订采购部门根据采购评审结果，与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括电梯的规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容。采购合同签订后，采购部门应将合同副本送使用部门、技术部门、财务部门等备案。5.交货验收供应商应按照采购合同约定的时间、地点和方式交货。使用部门应组织技术部门、采购部门等对采购的电梯进行验收，验收内容包括电梯的规格型号、数量、质量、性能等方面。验收合格后，使用部门应签署验收报告，并将验收报告送采购部门备案。对于验收不合格的电梯，采购部门应要求供应商限期整改或退换货，直至验收合格为止。6.付款结算财务部门应根据采购合同约定的付款方式和时间，审核采购部门提交的付款申请，并办理付款手续。付款申请应包括采购合同编号、供应商名称、付款金额、付款方式、付款时间等内容，并附验收报告、发票等相关证明材料。财务部门应在付款后，及时进行账务处理，并将付款情况反馈给采购部门。六、采购监督与审计1.采购监督公司内部审计部门应定期对电梯集中采购活动进行监督检查，确保采购活动合法合规。采购部门应建立健全采购内部监督机制，加强对采购过程的自我监督和管理。采购部门应定期向公司领导汇报采购工作情况，接受公司领导的监督和指导。2.采购审计公司内部审计部门应定期对电梯集中采购项目进行审计，审计内容包括